یک سیستم مدیریت عملکرد، روشی منسجم و قابل‌اندازه‌گیری برای پیگیری عملکرد کارکنان است. این سیستم با تکیه بر ترکیبی از فناوری‌ها و روش‌ها، تضمین می‌کند که افراد در سراسر سازمان با اهداف استراتژیک کسب‌وکار همسو است و در جهت دستیابی به آن‌ها مشارکت فعال دارند.
رویکرد صحیح مدیریت عملکرد می‌تواند اهداف عملکردی بلندپروازانه را به واقعیت تبدیل کند. برای این منظور، کارکنان باید احساس کنند که سیستم مدیریت عملکرد به نفع آن‌ها عمل می‌کند، نه علیه آن‌ها.
بهترین سیستم مدیریت عملکرد، سیستمی مشارکتی است که در آن مدیران و کارکنان برای تعیین انتظارات، شناسایی اهداف فردی، تعریف معیارهای سنجش عملکرد به اشتراک گذاشتن نتایج ارزیابی‌ها و دادن بازخورد با یکدیگر همکاری می‌کنند.
در این مقاله، ضمن پاسخ به این پرسش که «بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست و چرا اهمیت دارد؟» به معرفی انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد و معیارهای انتخاب بهترین سیستم در میان آن‌ها می‌پردازیم. اگر به این موضوعات مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مند هستید با ما همراه باشید.
بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست و چرا اهمیت دارد؟
براساس گزارش‌های بین‌المللی، بسیاری از کارکنان از فرایندهای مدیریت عملکرد سازمان خود ناراضی هستند. تقریباً نیمی (۴۴٪) از کارمندان به سیستم مدیریت عملکرد فعلی نمره مردودی می‌دهند، در‌حالی‌که تنها ۱۲٪ از مدیران اجرایی چنین نظری دارند. این آمار نشان می‌دهد که سیستم‌های مدیریت عملکرد اغلب نمی‌توانند انتظارات کارکنان را برآورده کنند.
احتمالاً این پرسش برای شما مطرح شده است که بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست و چرا اهمیت دارد؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت که بهترین سیستم مدیریت عملکرد باید فراتر از ثبت عملکرد گذشته افراد باشد. بهتر است آن را به‌عنوان تلاشی مداوم برای کمک به همه افراد سازمان در درک نقش‌هایشان، تقویت توسعه آن‌ها و ارتقای پاسخگویی درنظر بگیریم.
مدیریت عملکرد جزء جدایی‌ناپذیر هر سازمان موفقی است. این مدیریت نقش محوری در همسو‌کردن تلاش‌های کارکنان با اهداف شرکت، تقویت رشد فردی و تضمین نیروی کار باانگیزه و کارآمد ایفا می‌کند.
یکی از کارکردهای اصلی مدیریت عملکرد، اطمینان از هماهنگی فعالیت‌های کارکنان با اهداف استراتژیک سازمان است. مدیریت عملکرد با تبدیل اهداف کلی سازمانی به اهداف عملکردی فردی خاص، یک جهت واحد ایجاد می‌کند. این همسویی تضمین می‌کند که هر یک از اعضای تیم به‌طور مؤثر در موفقیت شرکت مشارکت دارند.
مدیریت عملکرد شامل تعیین انتظارات روشن و دادن بازخورد منظم است. این شفافیت به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خود و چگونگی تأثیر مشارکت‌هایشان بر سازمان را درک کنند. وقتی کارکنان می‌دانند چه انتظاری از آن‌ها می‌رود، انگیزه و بهره‌وری بیشتری دارند و این منجر به افزایش کلی عملکرد می‌شود.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت عملکرد در سازمانهای ایرانی | و 5 مرحله پیاده‌سازی
چند نوع سیستم مدیریت عملکرد داریم؟
در گذشته، سیستم‌های مدیریت عملکرد تنها سالی یک بار برای بررسی‌های سالانه به کار می‌رفتند. این در‌حالی است که سازمان‌ها در سال‌های اخیر پویاتر شده‌اند؛ در‌نتیجه، اهداف در طول سال تغییر می‌کنند؛ این امر بر نیاز به رویکردی بازتر و جامع‌تر برای بررسی تأکید دارد.
از‌این‌رو، بسیاری از کسب‌وکارها رویکردی جدید و نوآورانه برای مدیریت عملکرد در پیش گرفته‌اند که ارزش افزوده ایجاد می‌کند و بیشتر مبتنی‌بر داده است تا شهود. سیستم‌های مدیریت عملکرد امروزه به‌طور گسترده برای سنجش عملکرد سازمانی و فردی کارکنان استفاده می‌شوند و این موضوع به افزایش تنوع در میان آن‌ها منجر شده است.
احتمالاً این پرسش برای شما مطرح شده است که چند نوع سیستم مدیریت عملکرد داریم و بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید بگوییم ۲ نوع سیستم مدیریت عملکرد وجود دارد:
- سیستم‌های مدیریت عملکرد سازمانی؛
- سیستم‌های مدیریت عملکرد فردی.
در ادامه به معرفی این سیستم‌ها و تشریح معیارهای انتخاب بهترین سیستم مدیریت عملکرد خواهیم پرداخت.
معرفی انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد
برای اینکه بتوانیم تصمیم بگیریم که بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست، لازم است انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد را بشناسید. در معرفی انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
سیستم‌های مدیریت عملکرد سازمانی
مدیریت عملکرد سازمانی با هدف همسو‌کردن اهداف شرکت با منابع موجود انجام می‌شود. این سیستم به برنامه‌ریزی جانشینی، پیگیری پیشرفت‌ها و تدوین استراتژی‌های آینده کمک می‌کند. تمرکز سیستم مدیریت عملکرد سازمانی نه‌تنها بر کارکنان، بلکه بر تیم‌ها، برنامه‌ها و فرایندهای سازمان نیز هست. انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد سازمانی عبارت‌اند از:
مدیریت بر مبنای هدف (MBO)
این روش برای تعیین مجموعه‌ای روشن از اهداف است که توسط مدیر و با مشارکت هر کارمند انجام می‌شود. اهداف در دوره‌های منظم بررسی و بازنگری می‌شوند. نظریه زیربنایی MBO این است که کارکنان وقتی نقش‌ها و مسئولیت‌های خود را در جهت دستیابی به اهداف سازمانی به وضوح درک می‌کنند، انگیزه و بهره‌وری بیشتری دارند.
MBO یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین تکنیک‌های ارزیابی عملکرد است که به کل سازمان کمک می‌کند تا درک مشترکی از آنچه باید انجام شود و نحوه انجام آن داشته باشند. این امر به شکل‌گیری تیمی یکپارچه کمک می‌کند که همواره در یک مسیر قرار دارد و برای یک هدف تلاش می‌کند. این سیستم مدیریت عملکرد چهار بخش اصلی دارد: تعیین هدف، استاندارد عملکرد، مقایسه اهداف و بررسی دوره‌ای.
روش منحنی زنگوله‌ای
منحنی‌های زنگوله‌ای (منحنی‌های نرمال) اغلب در تحلیل داده‌های مالی و اقتصادی استفاده می‌شوند و ابزاری برای اندازه‌گیری و ارزیابی عملکرد کارکنان در حوزه منابع انسانی هستند. قله این منحنی نشان‌دهندۀ میانگین، میانه و مد مجموعه‌ای از داده‌ها است.
روش منحنی زنگوله‌ای به‌ویژه زمانی برای مدیریت عملکرد استفاده می‌شود که اولویت اصلی یک سازمان حفظ کارکنان برتر خود باشد. سیستم ارزیابی عملکرد منحنی زنگوله‌ای معمولاً زمانی به کار می‌رود که یک کسب‌وکار بخواهد عملکرد یک کارمند را مستقیماً به پاداش مرتبط کند. در این روش، کارکنان براساس رتبه‌بندی عملکردشان طبقه‌بندی می‌شوند.
به‌طورکلی، منحنی زنگوله‌ای، کارکنان را در سطوح مختلف عملکرد به‌شرح زیر قرار می‌دهد: ۲۰٪ برتر – عملکرد برتر، ۷۰٪ متوسط - عملکرد متوسط و ۱۰٪ پایین – عملکرد ضعیف. این سیستم مدیریت عملکرد، کارکنان را براساس معیارهای عملکرد به‌طور مناسب در این دسته‌ها طبقه‌بندی می‌کند و براساس آن به آن‌ها پاداش می‌دهد.
کارت امتیازی متوازن
کارت امتیازی متوازن عمدتاً بر ابتکارات کارت امتیازی متوازن عمدتاً بر ابتکارات استراتژیک یک سازمان که بر عملکرد کلی تأثیر می‌گذارند، تمرکز دارد و بنابراین آن را به یک سیستم مدیریت عملکرد استراتژیک تبدیل می‌کند. تمام معیارهای کارت امتیازی متوازن از دیدگاه «متعادل» بررسی می‌شوند.
این کارت، دیدگاهی متعادل از سازمان یا پروژه را به زبانی ساده به تصویر می‌کشد. ۷۳٪ از شرکت‌های سراسر جهان که درحال‌حاضر از این روش برای مدیریت عملکرد استفاده می‌کنند، آن را به‌طور قابل‌توجه یا بسیار مفید ارزیابی کرده‌اند.
سیستم مدیریت عملکرد کارت امتیازی متوازن با هدف بهبود عملکرد سازمانی در چهار حوزه کلیدی (مالی، مشتری، فرایندهای داخلی و یادگیری و رشد) طراحی شده است. سیستم‌های مدیریت عملکرد می‌توانند روش کارت امتیازی متوازن را با همسو‌کردن هر چهار حوزه/دیدگاه کلیدی فوق از طریق نگاشت آن‌ها در مقابل اهداف و تلاش رو به بالا برای دستیابی به حداکثر سود مالی ممکن، پیاده‌سازی کنند.
سیستم‌های مدیریت عملکرد فردی
سیستم‌های مدیریت عملکرد فردی تضمین می‌کنند که عملکرد فردی کارکنان با هدف و استراتژی بزرگ‌تر سازمانی همسو باشد. انواع سیستم‌های مدیریت عملکرد فردی عبارتند‌از:
رتبه‌بندی مبتنی بر رفتار (BARS)
این مقیاس‌ها ویژگی‌های رفتاری مرتبط با عملکرد کارمند را ارزیابی می‌کنند. عبارات اضافی پس‌از هر عبارت یا سؤال، سطح نمایش آن رفتار خاص را توسط کارمند توصیف می‌کند. یکی از ویژگی‌های بارز BARS این است که ویژگی‌های ناملموس کارکنان را درنظر گرفته و آن‌ها را به یک سیستم رتبه‌بندی تبدیل می‌کند.
بازخورد ۳۶۰ درجه
هدف از بازخورد ۳۶۰ درجه، نمایش یک دیدگاه جامع از عملکرد با ترکیب بازخورد مدیران، همکاران و زیردستان یک کارمند است. به‌عنوان‌مثال، یک مدیر پروژه ممکن است از اعضای تیم و مشتریان بازخورد دریافت کند تا مهارت‌های رهبری و ارتباطی خود را ارزیابی کند.
ارزیابی عملکرد
ارزیابی‌های سالانه یا دوسالانه کارکنان که در آن مدیران عملکرد شغلی یک کارمند را براساس اهداف خاص یا شایستگی‌های شغلی ارزیابی می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، یک کارمند فروش ممکن است براساس معیارهایی مانند اهداف فروش ماهانه، رتبه‌بندی رضایت مشتری و کار تیمی ارزیابی شود. انجام این موارد با استفاده از نرم‌افزار ارزیابی کارکنان بسیار آسان‌تر می‌شوند.
بیشتر بخوانید: تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد | در 10 شاخص اصلی
معیارهای انتخاب بهترین سیستم مدیریت عملکرد
برای تشخیص اینکه بهترین سیستم مدیریت عملکرد چیست به معیارهای مشخصی نیاز داریم. معیارهای انتخاب بهترین سیستم مدیریت عملکرد را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
الزامات شرکت
هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت عملکرد، باید به نیازهای خاص شرکت خود فکر کنید. شرکت‌های مختلف الزامات متفاوتی دارند. این بدان معناست که باید در مورد مشکلات فعلی مرتبط با مدیریت عملکرد شرکت خود فکر کنید و آن‌ها را شناسایی کنید. اگر آسیب‌پذیری‌های سازمان خود در این حوزه را کشف کنید، می‌توانید سیستمی پیدا کنید که این مشکلات را نداشته باشد.
سهولت استفاده
سیستمی که هیچکس نمی‌تواند از آن استفاده کند، کاملاً بی‌اثر به نظر می‌رسد، درست است؟ بنابراین لازم است به‌دنبال سیستم مدیریت عملکردی باشید که استفاده از آن برای مدیران آسان باشد. درغیراین‌صورت به‌جای آسان‌تر‌کردن کارها، حجم آن‌ها را افزایش می‌دهد.
اهداف قابل‌دستیابی
سیستمی که اهداف قابل‌دستیابی برای کارمندان درنظر می‌گیرد، برای یک شرکت بسیار مفید است. در‌غیر‌این صورت، کارمندان ممکن است با اهدافی مواجه شوند که یا بسیار آسان یا بسیار دشوار هستند. یک سیستم باید تعادلی کامل بین این دو حالت برقرار کند.
بازخورد مفید
یکی از مهمترین وظایف یک مدیر، دادن بازخورد به کارمندانش است. به‌این‌ترتیب، آن‌ها می‌توانند کار خود را بهبود ببخشند و هرگونه ضعف در عملکرد را جبران کنند. برای اینکه کارمندان و بخش‌ها بتوانند عملکرد خود را بهبود ببخشند، یک سیستم باید بازخورد مکرر و سریع به آن‌ها بدهد. در‌غیر‌این صورت، آن‌ها قادر نخواهند بود پیشرفت کنند. این بازخورد باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شود تا کارمندان در جریان امور قرار بگیرند.
سخن پایانی
همان‌طور که گفته شد، سیستم مدیریت عملکرد فرایندی روشمند و مستمر است که بخش منابع انسانی یک شرکت از طریق آن، کارکنان را در پیشبرد اثربخشی شرکت با دستیابی به چشم‌انداز، مأموریت و اهداف تعیین‌شده سازمان مشارکت می‌دهد. این سیستم ابزاری حیاتی برای همسو‌کردن اهداف کارکنان با استراتژی‌های کلی شرکت، تقویت رشد فردی و تضمین بهره‌وری است. در نهایت هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت عملکرد، باید عوامل زیادی را درنظر گرفت که مهمترین آن‌ها الزامات خاص سازمان، سهولت استفاده، تنظیم اهداف قابل‌دستیابی و دادن بازخورد مفید هستند.
