تحول منابع انسانی را می‌توان فرایندی جامع برای بازآفرینی و طراحی مجدد عملکرد این بخش در یک سازمان دانست که با هدف ایجاد واحدی کارآمدتر، مؤثرتر و استراتژیک‌تر هدایت می‌شود. این تحول تنها به به‌روزرسانی سیستم‌ها یا خودکارسازی فرایندها محدود نمی‌شود، بلکه یک تغییر اساسی در نقش منابع انسانی است که از یک واحد اداری به یک واحد استراتژیک از ایزوله به یکپارچه و از سنتی به نوآورانه دگرگون می‌شود.
این امر شامل بهره‌گیری از فناوری‌های دیجیتال مانند هوش مصنوعی، تجزیهوتحلیل داده‌ها و سیستم‌های مبتنی بر ابر برای بهبود عملیات منابع انسانی و فراهم‌کردن تجربه‌ای پویاتر و جذاب‌تر برای کارکنان است.
در این مقاله، ضمن تشریح نقش فناوری و مراحل تحول دیجیتال در منابع انسانی به معرفی ابزارها، مزایا و موانع آن خواهیم پرداخت. اگر به مباحث مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مندید، شما را به مطالعه ادامه این مقاله دعوت می‌کنیم.
نقش فناوری در تحول دیجیتال منابع انسانی
سرعت خیره‌کننده پیشرفت فناوری در سال‌های اخیر، هم فرصت‌های هیجان‌انگیز و هم چالش‌های جذابی را برای متخصصان منابع انسانی به ارمغان آورده است. ازاین‌رو، جای تعجب نیست که تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی به موضوعی بسیار داغ تبدیل شده است.
شاید کنجکاو باشید که نقش فناوری در تحول دیجیتال منابع انسانی چیست؟ تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی موضوعی است که نمی‌توان اهمیت آن را نادیده گرفت. یکپارچه‌سازی فناوری در مدیریت منابع انسانی، کلید ساده‌سازی فرایندها و افزایش بهره‌وری است.
سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارها و ابزارهای دیجیتال می‌توانند وظایفی مانند استخدام، حقوق و دستمزد و ارزیابی عملکرد را خودکار کنند. این امر باعث می‌شود زمان بیشتری برای مدیران منابع انسانی آزاد شود تا بر ابتکارات استراتژیک تمرکز کنند.
فناوری همچنین به مدیران منابع انسانی اجازه می‌دهد تا داده‌ها را جمع‌آوری و تجزیهوتحلیل کنند و بینش‌های ارزشمندی درباره روندها و رفتار نیروی کار به دست بیاورند. هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی کمک می‌کنند تا در بخش منابع انسانی تصمیمات دقیق و مبتنی‌بر داده درباره استعداد، تعامل و حفظ کارکنان گرفته شود.
تجزیه‌وتحلیل‌های پیش‌بینانه می‌توانند افراد با عملکرد بالا یا کسانی که در‌معرض خطر ترک کار هستند را شناسایی کنند. علاوه‌بر‌این، فناوری فرایند استخدام را متحول کرده است. پورتال‌های شغلی و پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی برای یافتن کاندیداها محبوب هستند، در‌حالی‌که سیستم‌های ردیابی متقاضی به بررسی رزومه‌ها کمک می‌کنند. مصاحبه‌های ویدیویی که از طریق کنفرانس ویدیویی انجام می‌شوند، نیز راحت و مقرون‌به‌صرفه هستند.
بیشتر بخوانید: تحول دیجیتال در سازمان ها | در 8 گام + معرفی ابزارهای کاربردی
مراحل تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی
تحول دیجیتال منابع انسانی یک فرایند بلندمدت است که نیاز به برنامه‌ریزی قابل‌توجه و مشارکت فعال همه بخش‌های سازمان دارد. مراحل تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی عبارت‌اند از:
ارزیابی و برنامه‌ریزی
همه چیز با ارزیابی فرایندهای فعلی منابع انسانی و شناسایی حوزه‌های قابل‌بهبود آغاز می‌شود. این شامل ارزیابی سیستم‌های موجود، گردش‌های کاری و زیرساخت‌های فناوری برای تعیین اثربخشی و همسویی آن‌ها با اهداف سازمانی است.
پس‌از شناسایی حوزه‌های قابل‌بهبود، سازمان می‌تواند نحوه استفاده از ابزارهای دیجیتال را برای ایجاد تغییر تعیین کند و یک نقشه راه تحول ایجاد کند. این نقشه راه باید اهداف، جدول زمانی و منابع موردنیاز برای اجرای راه‌حل‌های دیجیتال و ایجاد تغییر سازمانی را به روشنی مشخص کند.
پیاده‌سازی و ادغام
با تدوین استراتژی تحول دیجیتال، زمان رفتن به مرحله اجرا فرا می‌رسد؛ جایی که سازمان می‌تواند شروع به استقرار راه‌حل‌های دیجیتال کند. این مرحله ممکن است شامل راه‌اندازی پلتفرم‌های نرم‌افزاری جدید، ارتقاء سیستم‌های موجود و ادغام ابزارهای مختلف برای ایجاد یک اکوسیستم دیجیتال منسجم باشد.
در این مرحله باید آموزش و پشتیبانی مداوم را برای کارمندان فراهم کرد تا اختلال در وظایف کاری و عملیات منابع انسانی به حداقل برسد. سازمان‌ها همچنین باید امنیت داده‌ها را در اولویت قرار بدهند تا اطلاعات حساس کارمندان در طول فرایند پیاده‌سازی ایمن باقی بماند.
پذیرش و بهینه‌سازی
پذیرش و بهینه‌سازی راه‌حل‌های دیجیتالی که سازمان برای پیاده‌سازی انتخاب کرده است، یک تلاش مداوم است. کارمندان را با برنامه‌های آموزشی، ابتکارات ارتباطی و تلاش‌های مدیریت تغییر درگیر کنید تا استفاده از ابزارها و گردش‌های کاری دیجیتال جدید را تشویق کنید.
سازمان همچنین باید عملکرد راه‌حل‌های دیجیتال خود را رصد و ارزیابی کند، بازخورد کاربران را جمع‌آوری کند و استراتژی خود را براساس آن تنظیم کند. با اصلاح مکرر فرایندها و پرداختن به نیازهای کارمندان، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که ابزارهای دیجیتال با اهداف در‌حال تحول کسبوکار همسو باقی می‌مانند و در‌طول زمان ارزش پایدار فراهم می‌کنند.
بیشتر بخوانید: مدیریت استعداد در سازمان | استراتژی و 6 جزء مهم آن
ابزارهای تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی
مهم‌ترین ابزارهای تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
شبکه‌های اجتماعی داخلی
هدف شبکه‌های اجتماعی داخلی بهبود ارتباطات داخلی و همکاری بین کارمندان است. این ابزارها برای تسهیل تعاملات بین کارمندان، صرف‌نظر از بخشی که به آن تعلق دارند به ارتقای روحیه تیمی و رفاقت کمک می‌کنند که این امر فرهنگ سازمان را بیشتر تقویت می‌کند.
علاوه‌بر‌این، شبکه‌های اجتماعی داخلی فضایی هستند که سلسله مراتب انعطاف‌پذیر را امکان‌پذیر می‌کنند و مکالمات غیررسمی‌تر را تشویق می‌کنند؛ بنابراین می‌توانند روابط بین کارکنان جدید و ارشد را بهبود ببخشند. روابط حرفه‌ای خوب قطعاً بر رضایت کارکنان تأثیر مثبت می‌گذارد که باعث کاهش خروج کارکنان از سازمان می‌شود.
ابزارهای بازی‌سازی
شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مبتنی بر بازی، انگیزه کارکنان را بهبود ببخشند. این نوع ابزارها که به‌عنوان پلتفرم‌های بازی‌سازی شناخته می‌شوند، می‌توانند در هر بخش و در بسیاری از موقعیت‌ها، مانند تشویق نمایندگان فروش یا تشویق کارکنان به مشارکت در فعالیت‌های تیم‌سازی، مورد استفاده قرار بگیرند.
در این مرحله اولین قدم این است که مشخص کنید چه وظایف، فرایندها یا فعالیت‌هایی را می‌خواهید تشویق کنید. سپس تنها کاری که لازم است انجام بدهید، تعیین جوایزی مانند رتبه‌بندی، نشان، سکه برای ایجاد انگیزه در کارکنان برای نمایش بهترین عملکرد خود است.
پلتفرم‌های آموزش الکترونیکی
ما در عصر یادگیری مادام‌العمر زندگی می‌کنیم. امروزه برای تسهیل آموزش کارمندان در سازمان‌ها، بسیاری از پلتفرم‌های یادگیری یا LCMS (سیستم‌های مدیریت محتوای یادگیری) استفاده می‌کنند که کلاس‌های مجازی با انواع مختلف دوره‌ها را برای کارکنان برگزار می‌کنند.
این واقعیت که شرکت‌ها به کارمندان خود آموزش می‌دهند؛ درنتیجه توسعه حرفه‌ای آن‌ها را تسهیل می‌کنند، یکی از ارزشمندترین ویژگی‌های نسل هزاره است؛ نسلی که درحال‌حاضر بخش عمده‌ای از نیروی کار را تشکیل می‌دهد؛ بنابراین، ادغام پلتفرم‌های آموزش الکترونیکی نه‌تنها مهارت‌های کارمندان فعلی را بهبود می‌بخشد، بلکه راهی بسیار مؤثر برای جذب استعدادهای بالقوه است.
مزایای تحول دیجیتال در منابع انسانی
مهم‌ترین مزایای تحول دیجیتال در منابع انسانی را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
تقویت همکاری و بهبود ارتباطات
یکی از مزایای اصلی تحول دیجیتال، تقویت روابط و بهبود ارتباط بین کارکنان است. یک پلتفرم دیجیتال که این دو مؤلفه را ارتقا می‌دهد و زمان پاسخ‌دهی را تسریع می‌کند. وقتی ارتباطات داخلی دیجیتالی می‌شود، یک شرکت می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و حفظ استعدادها و خلاقیت را بهبود ببخشد.
افزایش کارایی
محیط کسبوکار دیجیتال ابزاری قدرتمند برای هر شرکتی است. داشتن چنین محیطی به این معنی است که مدیران و رهبران شما قادر خواهند بود چالش‌ها را پیش‌بینی و از قبل راه‌حل‌هایی را تدوین کنند تا کسبوکار شما برای سال‌های متمادی کارآمدتر و پایدارتر شود.
حذف فرایندهای دستی و کاهش هزینه‌های سربار می‌تواند منجر‌به سیستم‌های خودکار کارآمد و کارمندانی شود که احتمال دستیابی به اهداف خود را از طریق آموزش دیجیتال افزایش می‌دهند.
کاهش خطاهای انسانی
گزارش‌ها و صورت‌های مالی کاغذی گاهی اوقات ممکن است حاوی خطا باشند که این امر در فرایندهای دستی طبیعی است. با دیجیتالی‌شدن یک شرکت و ادغام نرم‌افزار در هر بخش، این فرایندها به جلوگیری از بروز خطاها کمک می‌کنند. در صورت اجرای صحیح، سیستم‌های دیجیتال می‌توانند به روان‌تر‌شدن عملیات روزانه شرکت کمک کنند و خطر خطا را به میزان قابل‌توجهی کاهش بدهند.
بیشتر بخوانید: تحلیل داده در منابع انسانی | معرفی 7 نرم افزار تحلیل داده HR
موانع پیاده‌سازی تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی
اگرچه توسعه دیجیتال می‌تواند برای سازمان‌ها مزایای زیادی را به‌همراه داشته باشد، پیاده‌سازی آن با چالش‌ها و موانعی همراه است. مهم‌ترین موانع پیاده‌سازی تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی عبارت‌اند از:
مقاومت در برابر تغییر
مقاومت سازمانی در برابر تغییر، چالش بزرگ دیگری در مسیر تحول دیجیتال منابع انسانی ایجاد می‌کند. تحقیقات مؤسسه مک‌کینزی نشان می‌دهد که ۷۰٪ از کل تحولات در سازمان‌ها به‌دلیل مشارکت نکردن کارکنان با شکست مواجه می‌شوند. این موضوع بر اهمیت استراتژی‌های مؤثر مدیریت تغییر و ارتباط شفاف برای اطمینان از پذیرش کارکنان در تمام سطوح تأکید دارد.
توسعه فرهنگ سازمانی دیجیتال
هنگام تعریف یک استراتژی دیجیتال، ضروری است به یاد داشته باشید که پیاده‌سازی می‌تواند توسط فرهنگ سازمانی تضعیف شود. راه‌حل‌های مختلفی برای «دوستدار دیجیتال»تر‌کردن شرکت، ترویج پذیرش و تضمین پذیرش سریع رفتارهای جدید ارزش‌آفرین وجود دارد.
این شامل افزایش آگاهی در بین تیم‌ها (از طریق کنفرانس‌ها،آموزش و غیره)، شفاف‌سازی تغییرات ناشی از تحول دیجیتال و قرار‌دادن آن‌ها در چشم‌انداز است. توضیح شیوه‌های جدید برای کارمندان و مدیران برای تسهیل پذیرش و ایجاد همکاری، تفویض اختیار و چابکی بیشتر مهم است.
نگرانی از امنیت داده‌ها
شرکت‌ها هنگام اجرای فناوری‌های جدید منابع انسانی با چالش‌های مربوط به حریم خصوصی داده‌ها و امنیت سایبری مواجه می‌شوند. این موضوع به‌ویژه با توجه به اهمیت روزافزون تصمیم‌گیری مبتنی‌بر داده در منابع انسانی نگران‌کننده است.
علاوه‌بر‌این، گزارشی از گارتنر نشان می‌دهد که ۷۰٪ از بخش‌های منابع انسانی فاقد مهارت‌ها و قابلیت‌های لازم برای بهره‌برداری مؤثر از فناوری‌های نوظهور مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی هستند.
ازآنجاکه کسب‌وکارها همچنان با این موانع فنی روبه‌رو هستند، بدیهی است که برای غلبه بر این چالش‌ها و پیشبرد موفق تکامل دیجیتال در منابع انسانی، یک رویکرد استراتژیک و پیشگیرانه ضروری است.
سخن پایانی
تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی، انقلابی در عملیات تجاری ایجاد می‌کند. استفاده از فناوری‌های نوین، وظایف بخش منابع انسانی از جمله جذب استعداد، استخدام، حفظ کارکنان و سایر فرایندهای سازمانی را بهبود می‌بخشد. این تحول شامل سه مرحله اساسی ارزیابی و برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و ادغام و پذیرش و بهینه‌سازی است.
ابزارهای گوناگونی برای پیاده‌سازی تحول دیجیتال در بخش منابع انسانی سازمان وجود دارد که شرکت‌ها می‌توانند براساس نیاز خود از آن‌ها استفاده کنند و از مزایایی همچون کاهش خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری بهره‌مند شوند.
