ساختار سازمانی هر کسبوکار، خلاصه‌ای از تمام قوانین و وظایف تعریف شده است که به دستیابی به اهداف آن کمک می‌کند. در واقع، ساختار سازمانی سیستمی است که هدایت فعالیت‌های خاص را برای رسیدن به اهداف یک سازمان مشخص می‌کند. ساختارهای سازمانی و تغییرات آنها عمدتاً به تصمیم‌گیری، جریان اطلاعات، اولویت‌ها و تخصیص منابع مربوط می‌شوند.
در این مقاله، ضمن پاسخ به پرسش «ساختار سازمانی چیست؟» به معرفی انواع رایج ساختارهای سازمانی و کاربردهایشان، مراحل گام‌به‌گام طراحی و پیاده‌سازی یک ساختار سازمانی اثربخش و عوامل مؤثر بر انتخاب و طراحی ساختار سازمانی ایدئال خواهیم پرداخت. اگر به مسائل مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مند هستید با ما در ادامه این مقاله همراه باشید.
ساختار سازمانی چیست؟
در پاسخ به پرسش «ساختار سازمانی چیست؟» باید بگوییم که ساختار سازمانی، نقشهای برای تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها در یک سازمان است. این سیستم به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف عملیاتی و استراتژیک خود را به‌شکلی مؤثر هماهنگ و مدیریت کنند.
کسب‌وکارها در هر اندازه و شکلی از ساختارهای سازمانی استفاده می‌کنند. یک ساختار سازمانی موفق، وظیفه هر کارمند و جایگاه او را در کل سیستم سازمان مشخص می‌کند؛ یعنی تعیین می‌کند چه کسی چه کاری را انجام بدهد تا شرکت به اهدافش برسد.
این ساختاربندی، نمایشی بصری از چگونگی شکل‌گیری شرکت و نحوه پیشرفت آن در دستیابی به اهدافش را فراهم می‌کند. ساختارهای سازمانی معمولاً در قالب نمودار یا دیاگرامی شبیه به هرم نشان داده می‌شوند که در آن اعضای قدرتمندتر در بالا و افرادی با قدرت کمتر در پایین قرار می‌گیرند.
نداشتن یک ساختار رسمی می‌تواند برای سازمان‌ها مشکل‌ساز باشد. در چنین شرایطی، کارمندان ممکن است در تشخیص اینکه به چه کسی باید گزارش بدهند، دچار سردرگمی شوند و این ابهام به نداشتن قطعیت درباره مسئولیت‌ها در سازمان منجر شود.
انواع ساختارهای سازمانی رایج و کاربردهای آنها
حال که می‌دانید ساختار سازمانی چیست، وقت آن است که با انواع ساختارهای سازمانی رایج و کاربردهای آنها آشنا شوید. در این بخش از مقاله به معرفی این ساختارها و کاربردهای آنها می‌پردازیم.
ساختار سازمانی سلسله مراتبی
ساختار سازمانی سلسله مراتبی که رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است، به‌شکل هرمی طراحی می‌شود. در این مدل، قدرت و تصمیم‌گیری از سطوح بالا (مانند مدیران اجرایی) به کارمندان با مسئولیت‌های پایین‌تر منتقل می‌شود و هر کارمند به یک سرپرست مشخص گزارش می‌دهد.
از نقاط قوت اصلی این ساختار، تعریف شفاف سطوح مسئولیت و اختیار و نیز وجود مسیرهای شغلی و فرصت‌های پیشرفت مشخص است. این ساختار برای سازمان‌های سنتی و باثبات که به خطوط اختیارات واضح و نیاز به یکپارچگی و کنترل قوی دارند، مناسب است. نمونه‌هایی از آن شامل سازمان‌های دولتی، شرکت‌های بزرگ و سازمان‌های نظامی هستند.
ساختار سازمانی وظیفه‌ای
تمرکز اصلی ساختار سازمانی وظیفه‌ای، ایجاد واحدهای تجاری براساس وظایف خاص و تخصصی است. در نمودار سازمانی این ساختار، رهبری شرکت در بالاترین سطح قرار می‌گیرد و پس‌از آن، حوزه‌های مختلف وظیفه‌ای مانند تدارکات، فروش و تولید در سطوح بعدی جای می‌گیرند. این نوع ساختار به‌ویژه در شرکت‌های کوچک و متوسط با سبد محصولات محدود و تعداد نسبتاً کمی از وظایف و بخش‌ها رایج است.
ساختار سازمانی بخشی
ساختار سازمانی بخشی، شرکت را به واحدهای تجاری مجزا (بخش‌ها) تقسیم می‌کند. هر بخش به‌صورت مستقل عمل می‌کند و مسئول یک محصول، خط تولید، منطقه جغرافیایی یا گروه مشتری خاص است.
هر بخش دارای منابع و وظایف مربوط به خود، مانند بازاریابی، فروش یا منابع انسانی است. تفاوت اصلی این ساختار با ساختار وظیفه‌ای (که در آن بخش‌ها براساس وظایف سازماندهی می‌شوند)، تمرکز ساختار بخشی بر مسئولیت کلی هر واحد است. این ویژگی باعث افزایش انعطاف‌پذیری و تمرکز بر بازار می‌شود؛ اما ممکن است به تکرار منابع و افزایش هزینه‌ها منجر شود.
از مزایای این ساختار می‌توان به افزایش تمرکز بر مشتری و بازار و توانایی واکنش سریع به تغییرات در بازارهای خاص اشاره کرد؛ بنابراین، ساختار سازمانی بخشی به‌ویژه برای شرکت‌های بزرگ‌تر با محصولات متنوع یا فعالیت‌های بین‌المللی گسترده مناسب است.
ساختار ماتریسی
در ساختار سازمانی ماتریسی، اعضای تیم به چندین مدیر گزارش می‌دهند. در این ساختار، کارمندان (چه از راه دور و چه در دفتر فیزیکی) معمولاً هم به یک مدیر پروژه و هم به یک مدیر خط اختصاص داده می‌شوند. این نوع ساختار به‌ویژه برای موقعیت‌هایی که محصولات و خدمات جدید بدون نیاز به تشکیل مداوم تیم‌ها در حال توسعه هستند، مناسب است.
همچنین برای سازمان‌هایی که می‌خواهند بین مزایای ساختارهای وظیفه‌ای و بخشی تعادل ایجاد کنند، مانند شرکت‌های پروژه‌محور، شرکت‌های مشاوره‌ای یا شرکت‌هایی که درگیر پروژه‌های پیچیده با نیاز به همکاری بین‌بخشی هستند، کاربرد دارد.
ساختار مبتنی بر تیم
سازمان‌های مبتنی بر تیم به گروه‌های منسجمی از کارکنان تقسیم می‌شوند که اهداف و وظایف مشخصی را دنبال می‌کنند، مشابه ساختارهای بخشی یا وظیفه‌ای. هر تیم یک واحد مستقل است که شامل رهبران و کارکنان می‌شود.
این ساختار برای شرکت‌هایی که انعطاف‌پذیری، نوآوری و واکنش سریع به تغییرات بازار برایشان اولویت دارد، مناسب است؛ مانند استارت‌آپ‌های فناوری یا آژانس‌های خلاق که در آنها همکاری و کار تیمی ضروری است.
بیشتر بخوانید: سطوح مدیریت در سازمان و مهارت‌های ضروری برای هر سطح
ساختار مسطح
ساختار مسطح یا افقی در بسیاری از استارتاپ‌ها به کار می‌رود. این ساختار، همان‌طور که از نامش پیداست، سلسله مراتب و رده‌های فرماندهی را کاهش می‌دهد و استقلال زیادی به کارکنان می‌دهد.
شرکت‌هایی که از این نوع ساختار استفاده می‌کنند، سرعت اجرای بالایی دارند. این ساختار برای شرکت‌های کوچک‌تر و استارتاپ‌هایی که به تصمیم‌گیری سریع‌تر، فرهنگ مشارکتی و تسریع نوآوری و انعطاف‌پذیری نیاز دارند، مناسب است.
ساختار شبکه‌ای
ساختار شبکه‌ای، پیمانکاران و فروشندگان شخص ثالث را برای انجام برخی از وظایف اصلی سازماندهی می‌کند. این ساختار شامل یک دفتر مرکزی نسبتاً کوچک با دفاتر اقماری پراکنده جغرافیایی، به‌همراه وظایف کلیدی برون‌سپاری‌شده به شرکت‌ها و مشاوران دیگر است.
شرکت‌هایی که وظایف تجاری خود را برون‌سپاری کرده‌اند و به شرکای خارجی متکی هستند، مانند کسب‌وکارهایی با زنجیره‌های تأمین گسترده و نمایندگی‌های فروش یا شرکت‌هایی که بر شایستگی‌های اصلی خود تمرکز می‌کنند و از مشارکت برای سایر عملیات بهره می‌برند، می‌توانند از ساختار شبکه‌ای استفاده کنند.
مراحل گام‌به‌گام طراحی و پیاده‌سازی یک ساختار سازمانی اثربخش
ممکن است این پرسش در ذهن شکل شکل گرفته باشد که مراحل طراحی و پیاده‌سازی ساختار سازمانی چیست چیست؟ مراحل گام‌به‌گام طراحی و پیاده‌سازی یک ساختار سازمانی اثربخش را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
تصمیم گیری در مورد نوع ساختار
در اولین مرحله از طراحی و پیاده‌سازی یک ساختار سازمانی اثربخش، لازم است نوع ساختار سازمانی متناسب با نیازها و اهداف سازمان خود را انتخاب کنید.
تعیین شرح وظایف
تدوین شرح وظایف در طراحی نمودار سازمانی ضروری است. شما باید تمام نقشهای موردنیاز در سازمانتان را شناسایی کنید تا مشخص شود چه کسانی مسئول هر یک از آنها خواهند بود. برای تعیین شرح وظایف، می‌توانید لیستی از وظایف یا صلاحیت‌های هر شغل تهیه کنید. این لیست باید شامل کارهایی باشد که کارمند انجام می‌دهد، چگونگی انجام آن و زمان انجام آنها.
طراحی نمودار سازمانی
شما می‌توانید از نمودار سازمانی برای نشان‌دادن ساختار سلسله مراتبی شرکت خود استفاده کنید. این نمودار بصری، نقش‌ها و مسئولیت‌های هر موقعیت در سلسله مراتب سازمان و روابط بین آنها را شرح می‌دهد. این نمایش تصویری می‌تواند به شما کمک کند تا شکاف‌های دانش یا مهارت‌ها را برجسته کنید یا حوزه‌هایی را که باید استخدام‌های جدید را در آنها قرار بدهید، مشخص کنید.
یکی از کارهایی که هنگام طراحی نمودار سازمانی باید انجام بدهید، تصمیم‌گیری در‌مورد اسن است که چه کسی در آن گنجانده خواهد شد و چه وظایفی باید به آنها اختصاص داده شود. شما باید تمام موقعیت‌های مدیریتی و هر عنوان شغلی که مستلزم نظارت بر دیگران در سازمان است را در آن بگنجانید.
دستورالعمل‌هایی برای ارتباطات بین سازمانی
هنگام طراحی ساختار سازمانی برای کسبوکار خود، باید مطمئن شوید که این ساختار از ارتباطات بین سازمانی پشتیبانی می‌کند. این رویکرد به این معنی است که باید برای کارمندان در تمام سطوح شرکت، دسترسی به یکدیگر و همکاری با یکدیگر در پروژه‌ها آسان باشد.
به‌این‌ترتیب، می‌توانید موانع بین بخشی را که ممکن است بر بهره‌وری فرایندهای تجاری تأثیر بگذارد، از‌بین ببرید. یکی از راه‌های پیروی از این رویکرد، ایجاد گروه‌هایی در هر بخش از کسبوکار شماست. این گروه‌ها باید شامل کارمندانی از بخش‌های مختلف سازمان شما باشند تا بتوانند به‌طور مؤثرتری در پروژه‌ها و ابتکارات بین بخش‌ها همکاری کنند.
تدوین یک طرح اجرایی
برای اینکه ساختار کسبوکار یک سازمان مؤثر باشد، باید آن را به‌درستی اجرا کنید. طرح اجرایی شامل سیستم ارزیابی عملکرد، برنامه‌های آموزشی و رویه‌های پرسنلی است.
بیشتر بخوانید: مدیریت استراتژیک در سازمان در 5 مرحله | مزایا و معرفی ابزار
عوامل مؤثر بر انتخاب و طراحی ساختار سازمانی ایدئال
ممکن است کنجکاو باشید بدانید که بهترین ساختار سازمانی چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید بگوییم که بهترین ساختار سازمانی برای هر سازمان متفاوت است و با در‌نظر گرفتن عوامل مشخصی تعیین می‌شود. عوامل مؤثر بر انتخاب و طراحی ساختار سازمانی ایدئال عبارتاند از:
- اندازه و مرحله توسعه سازمان؛
- استراتژی سازمان؛
- مکان جغرافیایی سازمان؛
- فرهنگ؛
- فناوری.
سخن پایانی
همان‌طور که گفتیم، ساختار سازمان خلاصه‌ای از تمام قوانین و وظایف تعریف‌شدۀ آن و سیستمی است که رسیدن به اهداف سازمانی را تسهیل می‌کند. ساختارهای سازمانی سلسله‌مراتبی، وظیفه‌ای، ماتریسی، تیمی، شبکه‌ای، مسطح و ساختار بین بخشی رایج‌ترین ساختارهای سازمانی محسوب می‌شوند و هر یک مزایا و محدودیت‌های خاص خود را دارند. اینکه بهترین ساختار سازمانی چیست برای هر سازمان بسته به اندازه سازمان، استراتژی آن، فناوری و محیطی که در آن قرار دارد، تعیین می‌شود.
