فرایند آموزش در سازمان فعالیتی است که با هدف بهبود عملکرد افراد و گروه‌ها در آن سازمان انجام می‌شود که شامل تحلیل نیازهای آموزشی، تهیه برنامه آموزشی، اجرای برنامه، ارزیابی اثربخشی آموزش و یادگیری از ارزیابی‌ها است. مؤثرترین برنامه‌های آموزشی کارکنان، برنامه‌هایی هستند که طبق یک فرایند سیستماتیک و گام‌به‌گام ساخته می‌شوند.
به‌دلیل نبود تداوم، احتمال بیشتری وجود دارد که طرح‌های آموزشی مستقل یا یک‌باره، اهداف سازمانی و انتظارات شرکت‌کنندگان را برآورده نکنند. بدون حمایت مداوم، کارکنان ممکن است برای حفظ و به‌کارگیری مهارت‌های جدید با مشکل مواجه شوند که منجر به کاهش بهره‌وری و ناامیدی می‌شود.
در این مقاله دربارۀ این فرایند، روش های آموزش در سازمان و اهمیت این روش‌ها صحبت خواهیم کرد. اگر دربارۀ مسائل مرتبط با سازمان و مدیریت کنجکاو هستید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
فرایند آموزش در سازمان
فرایند آموزش در سازمان به‌شرح زیر است:
تحلیل نیازهای آموزشی
اولین و مسلماً مهم‌ترین مرحله در فرایند آموزش، انجام یک ارزیابی جامع از نیازهای آموزشی سازمان است. این مرحله این تجزیه‌و‌تحلیل عمیق، پایه و اساسی را فراهم می‌کند که هر مرحله دیگر از فرایند براساس آن اجرا می‌شود.
بدون شناسایی دقیق «چه چیزی» باید آموزش داده شود و «چه کسی» به آموزش نیاز دارد، سازمان‌ها زمان و منابع خود را در برنامه‌های ناهماهنگ هدر می‌دهند.
تهیه برنامه آموزشی
با داشتن تصویری واضح از نیازهای آموزشی خاص سازمان از مرحله ارزیابی، مرحله بعدی طراحی برنامه‌های سفارشی است که مستقیماً به بر‌طرف‌کردن نیازهای آموزشی شناسایی‌شده می‌پردازند. اولین قدم در طراحی این برنامه، ترسیم اهداف یادگیری است؛ دانش، مهارت‌ها، رفتارها و شایستگی‌های خاصی که شرکت‌کنندگان باید از طریق آموزش بر آن‌ها تسلط یابند.
اهداف، راهنمای طراحی برنامه هستند. اهداف آموزش سازمانی باید خاص و قابل‌اندازه‌گیری باشند؛ زیرا اندازه‌گیری اثربخشی دوره پس‌از اتمام دوره دشوار است. مرحله بعد، تصمیم‌گیری در مورد بهترین روش‌های انجام برای هر برنامه براساس متغیرهایی مانند اهداف یادگیری، مخاطب، هزینه‌ها و تدارکات است.
آیا برنامه‌ها شامل ماژول‌های آنلاین، کارگاه‌های حضوری، آموزش ضمن خدمت، مربیگری یا ترکیبی از این موارد خواهد بود؟ در این مرحله همچنین مدت‌زمان برنامه، ساختار دوره، روش‌های آموزش، میزان صلاحیت و تجربه مربیان، مطالب درسی، وسایل کمک آموزشی سمعی و بصری، مکان آموزش و روش‌های ارزیابی تجربه و پیشرفت یادگیری شرکت‌کنندگان مشخص می‌شود.
اجرای برنامه
پس‌از طراحی دقیق برنامه‌های آموزشی، مرحله بعدی، اجرای آن‌ها با برگزاری جلسات جذاب و تأثیرگذار است. موفقیت در عرضه، کلید دستیابی به اهداف یادگیری است. آموزش مؤثر نیازمند آمادگی قابل‌توجه، تسهیلگری با کیفیت بالا و پشتیبانی مداوم از یادگیرنده است.
بدین منظور، باید مطالب آموزشی و مشخصات شرکت‌کنندگان به مربیان داده شود و آن‌ها در مورد اهداف برنامه توجیه شوند. تجهیز مربیان به ابزار و بینش لازم، زمینه موفقیت آموزش را فراهم می‌کند. علاوه‌براین، جلسات آموزشی متمرکز بر تقویت مهارت‌های تسهیلگری برای ارتقاء تجربه یادگیری بسیار ارزشمند است؛ بنابراین لازم است روی مربیان خود سرمایه‌گذاری کنید.
هیچ چیز مانند اشکالات فنی یا محیط نامناسب، آموزش را از مسیر خارج نمی‌کند. به‌همین‌دلیل لازم است پیش‌از برگزاری دوره از تناسب امکانات آموزشی اطمینان حاصل کنید.
ارزیابی اثربخشی آموزش
پس‌از برگزاری آموزش، گام حیاتی بعدی، ارزیابی اثربخشی برنامه است. ارزیابی، بینش‌های ملموس در‌مورد آنچه مؤثر است و آنچه مؤثر نیست، نمایش می‌دهد و تلاش‌های بهبود مستمر را هدایت می‌کند.
توصیه می‌شود بازخورد شرکت‌کنندگان در دوره را از طریق نظرسنجی‌های پس‌از آموزش و مصاحبه‌ها جمع‌آوری و برداشت‌ها از تجربه کلی، ارتباط محتوا، کیفیت مدرس و زمینه‌های بهبود را ارزیابی کنید. بهینه‌سازی آموزش مهارت‌های سخت و نرم، مستلزم درک دیدگاه‌های ذهنی شرکت‌کنندگان است.
همچنین می‌توانید افزایش شایستگی را با ارزیابی‌هایی مانند آزمون‌ها، ارائه‌ها، شبیه‌سازی‌ها و نمایش مهارت‌ها اندازه‌گیری کنید. نمرات ارزیابی را با مقادیر پایه پیش‌از آموزش و اهداف یادگیری مقایسه کنید تا افزایش دانش را کمّی کنید.
یادگیری از ارزیابی‌ها
مرحله نهایی فرایند آموزش، یادگیری از برنامه‌های اجراشده برای بهینه‌سازی و ارتقای برنامه‌های آتی است. این تعهد به بهبود مستمر، وجه تمایز آموزش خوب و عالی است. آموزش ثابت نمی‌ماند، بلکه با گذشت زمان و تغییر نیازها باید انعطاف‌پذیر باشد و تکامل بیاید.
برای تحقق این امر، سازمان‌ها باید بازخورد شرکت‌کنندگان و داده‌های تأثیر کسب‌وکار را به‌دقت تحلیل کنند تا نقاط قوت آموزش (مانند تدوین صحیح محتوا، افزایش تعامل از طریق فعالیت‌ها و رتبه بالای مدرس) را شناسایی و برای تکرار در آینده از آن‌ها الهام بگیرند.
همچنین، هرگونه شکست یا کاستی آشکارشده از طریق ارزیابی‌های عینی باید شناسایی شود. صداقت درباره اشتباهات و شکاف‌های آموزشی، فرصت‌های بهبود را نمایان می‌کند.
روش های آموزش در سازمان
حال که با فرایند آموزش در سازمان آشنا شدید، وقت آن است که به معرفی روش های آموزش در سازمان بپردازیم. بهترین روش‌های آموزش کارکنان در سازمان عبارت‌اند از:
آموزش الکترونیکی
با روی آوردن سازمان‌ها به محیط‌های کاری ترکیبی، آموزش الکترونیکی به شناخته‌شده‌ترین روش آموزش کارکنان برای سازمان‌ها تبدیل شد. آموزش الکترونیکی (که با نام یادگیری آنلاین نیز شناخته می‌شود) به نمایش محتوای آموزشی از طریق پلتفرم‌های آنلاین اشاره دارد.
این روش اغلب شامل عناصر چندرسانه‌ای مانند ویدیوها، آزمون‌ها، ماژول‌های تعاملی و منابع قابل‌دانلود است. در این روش کارکنان می‌توانند در هر زمانی به مطالب آموزشی دسترسی داشته باشند که این امر یادگیری آن‌ها را ارتقا می‌دهد.
آموزش ضمن خدمت
آموزش ضمن خدمت با فراهم‌کردن امکان یادگیری در حین کار، مشارکت فعال کارکنان را ممکن می‌سازد. هدف نهایی آموزش ضمن خدمت، تسلط سریع‌تر بر کار یا تسریع زمان رسیدن به مهارت از طریق یادگیری با انجام تمرین‌ها و سناریوهای زندگی واقعی است.
آموزش توسط مربی
آموزش توسط مربی نوعی آموزش سنتی است که در آن یک مربی یا متخصص موضوعی، گروهی از کارمندان را از طریق محتوای آموزشی به‌صورت حضوری یا مجازی هدایت می‌کند. آموزش توسط مربی (ILT) می‌تواند در تجربیات یادگیری حضوری مانند کلاس‌های درس یا کارگاه‌ها یا از طریق تجربیات آنلاین مانند وبینارها انجام شود.
این روش امکان تعامل، بحث و پاسخ فوری به سؤالات را فراهم می‌کند. یادگیری توسط مربی برای آموزش رهبری، رعایت مقررات، آموزش مهارت‌های فنی و تمرین‌های تیم‌سازی ایدئال است.
یادگیری از طریق ایفای نقش
ایفای نقش یک تکنیک آموزشی بسیار تعاملی است که در آن کارمندان سناریوهایی را که ممکن است با آن‌ها روبه‌رو شوند، اجرا می‌کنند. این تکنیک بر توسعه مهارت‌های نرم مانند ارتباطات، حل تعارض و تصمیم‌گیری با قرار‌دادن کارمندان در موقعیت‌های دنیای واقعی برای تمرین پاسخ‌ها تمرکز دارد. ایفای نقش برای فروش، آموزش خدمات مشتری، آموزش مرکز تماس، آموزش رهبری، حل تعارض، مذاکره و مهارت‌های کار تیمی ایدئال است.
اهمیت آموزش کارکنان در سازمان
فرایند آموزش در سازمان مهارت‌ها و دانش را بهبود می‌بخشد. برنامه‌های آموزشی کارکنان به بهبود دانش و مهارت‌های کارکنان برای مطابقت با تغییرات مختلف در صنعت کمک می‌کند. این پیشرفت‌ها تأثیر مثبتی بر بهره‌وری کارکنان خواهد داشت که می‌تواند سود و کارایی یک سازمان را افزایش بدهد.
برخی از چیزهایی که کارکنان ممکن است از طریق آموزش یاد بگیرند شامل اخلاق کاری، روابط انسانی و ایمنی است. هنگامی که ارزیابی عملکرد کارکنان یک سازمان نیاز به بهبود در یک موضوع یا مهارت خاص را نشان می‌دهد، می‌توان برنامه‌های آموزشی را برای کارکنان سازماندهی کرد تا به برآورده‌شدن این نیاز کمک کنند؛ بنابراین آموزش می‌تواند به یک حوزه مشکل شناسایی‌شده بپردازد و برای یافتن راه‌حل تلاش کند.
یکی دیگر از دلایل اهمیت آموزش کارکنان در سازمان این است که آن‌ها را برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر و نقش‌های مهم‌تر در سازمان آماده می‌کند. برنامه‌های آموزشی به کارکنان کمک می‌کند مهارت‌هایی را که برای عملکرد مؤثر در موقعیت‌های جدید خود لازم است، بیاموزند.
سخن پایانی
در دنیای امروز که علم و دانش با سرعت چشمگیری در‌حال پیشرفت است؛ آموزش کارکنان برای بقا و رشد و توسعۀ سازمان‌ها یک ضرورت است. فرایند آموزش در سازمان با مرحلۀ نیازسنجی شروع می‌شود و با مراحل تهیه برنامه آموزشی، اجرای برنامه ادامه می‌یابد و به مرحله یادگیری از ارزیابی‌ها منتهی می‌شود.
روش‌های گوناگونی برای آموزش کارکنان در سازمان وجود دارد که مهم‌ترین آن‌ها شامل آموزش الکترونیک و آموزش ضمن خدمت است. آموزش کارکنان در سازمان می‌تواند به افزایش بهره‌وری و سودآوری سازمان‌ها در بلندمدت کمک کند.
مدل توسعه برنامه آموزشی چیست؟
مدل توسعه برنامه آموزشی ابزاری است که شرکت‌ها و سازمان‌ها برای بهبود مهارت‌ها، دانش و کیفیت کار کارکنان از آن استفاده می‌کنند. سازمان‌ها و شرکت‌ها اغلب مدل‌های توسعه برنامه آموزشی را براساس نیاز طراحی و ایجاد می‌کنند تا به گسترش کسب‌وکار خود کمک کنند.
چگونه می‌توان اثربخشی برنامه‌های آموزشی را در بلندمدت حفظ کرد؟
با ارزیابی برنامه‌های آموزشی و یادگیری از این ارزیابی‌ها و بازخوردهای کارکنان و همچنین ارتباط‌دادن آموزش با اهداف و نیازهای در حال تغییر سازمان و کارکنان می‌توان اثربخشی برنامه‌های آموزشی را در بلندمدت حفظ کرد.
