برنامه ریزی سازمانی مانند ترسیم مسیر حرکت سازمان روی نقشه است. شما باید بدانید که برای بقا، رشد و حفظ رقابت‌پذیر به کدام سمت حرکت می‌کنید. برنامه ریزی سازمانی را می‌توان به‌عنوان فرایند تعریف دلیل وجودی یک سازمان، تعیین اهداف و تعریف وظایف و مسئولیت‌ها برای دستیابی به آن اهداف تعریف کرد. در این مقاله ضمن معرفی انواع برنامه ریزی سازمانی به تشریح روش های برنامه ریزی سازمانی و مراحل برنامه ریزی سازمانی خواهیم پرداخت. اگر به مسائل مرتبط با سازمان و مدیریت آن علاقه‌مندید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
انواع برنامه ریزی سازمانی
روش های برنامه ریزی سازمانی برای هر نوع برنامه‌ریزی متفاوت است. انواع برنامه ریزی سازمانی و اصلی‌ترین جزء هرکدام را می‌توانید در جدول زیر مشاهده کنید:
| برنامه سازمانی | نقش و هدف |
|---|---|
| برنامه استراتژیک | این برنامه، اهداف کلی شرکت را برای دستیابی به مقصدی مشخص ترسیم می‌کند. توسط مدیران ارشد تهیه می‌شود تا فعالیت‌های بخش‌های مختلف را با پارامترهای دقیق، یکپارچه سازد. معمولاً چشم‌اندازی ۲ تا ۵ ساله دارد. |
| برنامه تاکتیکی | این برنامه، جزئیات استفاده از منابع برای دستیابی به اهداف را مشخص می‌کند. اغلب توسط مدیران میانی تهیه می‌شود؛ چراکه آن‌ها به منابع و توانمندی‌های موجود اشراف دارند. معمولاً چشم‌اندازی ۶ ماهه تا ۲ ساله دارد. |
| برنامه عملیاتی | این برنامه، جزئیات چگونگی دستیابی یک تیم خاص به نتایج را شرح می‌دهد و اغلب از برنامه‌های تاکتیکی نشئت می‌گیرد. معمولاً توسط مدیران رده پایین‌تر با چشم‌اندازی ۳۰ روزه تا ۶ ماهه تدوین می‌شود. |
| برنامه احتمالی | برنامه‌ای که جزئیات اقدامات مرحله بعدی را در صورت شکست یا نبود امکان اجرای برنامه اولیه شرح می‌دهد.برنامه‌های احتمالی را می‌توان برای تمام سطوح سازمان ایجاد کرد |
روش های برنامه ریزی سازمانی
روش های برنامه ریزی سازمانی به‌شرح زیر هستند:
برنامه‌ریزی استراتژیک
برنامه‌ریزی استراتژیک فرایندی است که از طریق آن رهبران یک سازمان، چشم‌انداز آینده را ایجاد و اهداف و مقاصد آن را تعیین می‌کنند. این فرایند، اهداف شرکت را برای یک دوره زمانی مشخص، چه یک سال و چه ده سال، مشخص می‌کند و به اطمینان از مطابقت این اهداف با هدف، چشم‌انداز و ارزش‌های اصلی سازمان کمک می‌کند.
برنامه‌ریزی تاکتیکی
برنامه‌ریزی تاکتیکی مشخص می‌کند که یک سازمان چگونه می‌تواند برنامه استراتژیک خود را اجرا کند. یک برنامه تاکتیکی از چندین هدف کوتاه‌مدت تشکیل شده است که شرکت به‌طور منظم در طول یک سال به آن‌ها دست می‌یابد و برای پشتیبانی از برنامه استراتژیک استفاده می‌شود. مدیران میانی اغلب مسئول ایجاد و نظارت بر استراتژی‌های تاکتیکی، مانند برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌های بازاریابی هستند.
برنامه‌ریزی عملیاتی
برنامه‌های عملیاتی، آنچه را که باید به‌طور مداوم و روزانه برای اجرای برنامه‌های تاکتیکی اتفاق بیفتد، مشخص می‌کنند. برنامه‌های عملیاتی ممکن است شامل برنامه‌های کاری، سیاست‌ها، قوانین یا مقرراتی باشند که استانداردهای کارکنان را تعیین می‌کنند. همچنین ممکن است شامل تکالیف شغلی خاصی باشند که به اهداف استراتژی تاکتیکی مرتبط هستند، مانند سیستمی برای ردیابی و رسیدگی به غیبت کارکنان.
برنامه‌ریزی احتمالی
این برنامه‌ها در صورت بروز بحران یا حادثه پیش‌بینی نشده اجرا می‌شوند. برنامه‌های مربوط به موارد احتمالی شامل انواع موقعیت‌های بالقوه و اقدامات لازم برای نگرانی‌ها از برنامه‌ریزی پرسنل گرفته تا آمادگی پیشرفته برای رویدادهای خارجی که ممکن است تأثیر نامطلوبی بر سازمان داشته باشند، می‌شود. سازمان‌ها ممکن است برای موقعیت‌هایی مانند واکنش به یک فاجعه طبیعی، خرابی نرم‌افزار یا بازنشستگی ناگهانی یک رهبر ارشد، برنامه‌های احتمالی داشته باشند.
مراحل برنامه ریزی سازمانی
حال که از روش های برنامه ریزی سازمانی آگاه شدید، وقت آن است که به تشریح مراحل برنامه ریزی سازمانی بپردازیم. این مراحل عبارت‌اند از:
تدوین یک برنامه استراتژیک
یک برنامه استراتژیک جامع‌ترین دیدگاه از یک سازمان است. این نقطه‌ای است که در آن بیشتر مدیران سطح بالا وضعیت فعلی سازمان را ارزیابی و اهدافی را برای یک دوره زمانی مشخص، مانند یک یا پنج سال، تعیین می‌کنند. برخی سازمان‌ها از سایر کارمندان می‌خواهند که در برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت کنند؛ زیرا مشارکت کارکنان سطوح مختلف سازمان می‌تواند دیدگاه متفاوتی در مورد اهداف آن فراهم کند. این اهداف همچنین ممکن است با ماموریت و ارزش‌های سازمان همسو باشند و برای موفقیت سازمان بسیار مؤثر باشند. با توجه به اهمیت اهداف برنامه استراتژیک، آن‌ها اغلب در مراحل بعدی فرایند برنامه ریزی سازمانی به اهداف کوچک‌تر و قابل‌مدیریت‌تر تقسیم می‌شوند.
ایجاد یک برنامه تاکتیکی
در برنامه ریزی سازمانی، مرحله برنامه‌ریزی تاکتیکی، برنامه استراتژیک را به اهداف قابل‌دسترس‌تر و قابل‌اندازه‌گیری تبدیل می‌کند. اگر برنامه‌ریزی استراتژیک تنها توسط مدیران ارشد انجام شود، برنامه‌ریزی تاکتیکی ممکن است شامل مدیران بیشتری شود. به‌عنوان‌مثال، اگر یک برنامه استراتژیک ۱۰ ساله با اهداف متعدد دارید، احتمالاً باید این اهداف را هر چند سال یا هر سه ماه به برنامه‌های کوچک‌تر تقسیم کنید.
همچنین، یک برنامه تاکتیکی باید شامل روش‌هایی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت به‌سمت این اهداف باشد. به‌عنوان‌مثال، اگر هدف پنج سال آینده تنوع بخشیدن به نیروی کار سازمان باشد در مرحله برنامه‌ریزی تاکتیکی ممکن است تصمیم بگیرید که هر سه ماه با درصد مشخصی از کاندیداهای متمایز مصاحبه و آن‌ها را استخدام کنید. داشتن یک معیار خاص به شما امکان می‌دهد تا تعیین کنید که آیا این اهداف برآورده شده‌اند یا خیر.
تدوین برنامه‌های عملیاتی
برنامه‌های عملیاتی، اهداف برنامه‌های استراتژیک و تاکتیکی را در فعالیت‌های روزمره به اجرا درمی‌آورند. این برنامه‌ها، وظایف روتین کارکنان را برای دستیابی به اهداف استراتژیک و تاکتیکی تعریف می‌کنند. تدوین مقررات جدید، اصلاح رویه‌ها یا همکاری با متخصصان برای رسیدن به اهداف در این مرحله اهمیت زیادی دارد. این مرحله از برنامه ریزی سازمانی ممکن است نیازمند مشارکت کارکنان از تمام سطوح سازمان باشد.
برای مثال، اگر اهداف سازمان بر تنوع متمرکز است، هدف برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند تنوع بخشیدن به نیروی کار در پنج سال آینده و هدف برنامه‌ریزی تاکتیکی نیز مصاحبه و استخدام نسبت خاصی از افراد متمایز باشد. برنامه‌های عملیاتی مرتبط با این اهداف ممکن است شامل چگونگی جذب متقاضیان جدید برای مصاحبه، استراتژی‌هایی برای کاهش تعصب ناخودآگاه در محیط کار و مسیرهای جدید برای متخصصان منابع انسانی باشد.
اجرای برنامه‌ها
اجرای برنامه‌ها مرحله‌ای حیاتی در فرایند برنامه ریزی سازمانی است؛ زیرا در این مرحله سازمان از تمام برنامه‌ریزی‌های پیشین در عملیات روزمره خود بهره می‌گیرد. به‌این‌ترتیب، سازمان می‌تواند به اهداف خود دست بیاید؛ زیرا هر فرایند و رویه جدیدی که به‌عنوان بخشی از یک برنامه عملیاتی طراحی‌شده در طول اجرای برنامه به مرحله عمل درمی‌آید؛ درنتیجه، اگر سازمان برنامه‌های عملیاتی در مورد چگونگی استخدام طیف وسیعی از کاندیداها، آموزش کارکنان برای کاهش تعصب و بهبود آموزش پرسنل منابع انسانی تدوین کرده باشد، این برنامه‌ها در مرحله اجرای برنامه به اجرا درخواهند آمد.
بررسی و اصلاح
مرحله بررسی و اصلاح آخرین و حیاتی‌ترین گام است که سازمان‌ها برای اطمینان از دستیابی به اهدافشان آن را انجام می‌دهند. زمان لازم برای ارزیابی و اصلاح بسته به اهداف سازمان متفاوت است؛ اما باید از همان ابتدای فرایند برنامه‌ریزی درنظر گرفته شود. در این مرحله، بخش‌ها و تیم‌های مختلف عملکرد خود را تحلیل می‌کنند و داده‌ها را به مدیریت انتقال می‌دهند. همزمان، مدیریت نیز عملکرد کلی سازمان و داده‌های مهم را بررسی می‌کند. اگر سازمان به اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) دست نیافته باشد و مراحل اولیه طرح استراتژیک به اهداف خود نرسیده باشند، تحلیل و بازنگری می‌تواند به سازمان کمک کند تا راهکارهای خود را برای رسیدن به آن اهداف تنظیم کند.
سخن پایانی
برنامه ریزی سازمانی فرایند تعریف و بازتعریف اهداف، مقاصد و استراتژی‌های یک سازمان برای دستیابی به آن اهداف آن است. انواع برنامه‌های سازمانی را می‌توان به 4 دسته برنامه استراتژیک، برنامه تاکتیکی، برنامه عملیاتی و برنامه احتمالی تقسیم کرد. روش های برنامه ریزی سازمانی و افراد مشارکت کننده در آن در هر نوع برنامه متفاوت است. مراحل برنامه ریزی سازمانی را می‌توان شامل تدوین یک برنامه استراتژیک، ایجاد یک برنامه تاکتیکی، تدوین برنامه‌های عملیاتی، اجرای برنامه‌ها و در نهایت بررسی و اصلاح آن‌ها دانست.
