شکی نیست که توانمندسازی کارکنان، هم برای شرکت و هم برای خود کارکنان، نتایج مثبت بی‌شماری به‌همراه دارد. بارها ثابت شده است که توانمندسازی در محیط کار با بهبود عملکرد شغلی، افزایش رضایت کارکنان و تقویت حس تعهد به شرکت مرتبط است. در این مقاله به معرفی انواع توانمندسازی در سازمان، رویکردها، مراحل و اهداف آن می‌پردازیم. اگر به مسائل مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مند هستید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
انواع توانمندسازی در سازمان
توانمندسازی در محیط کار بهمعنای توانمندسازی کارکنان برای به دست گرفتن مسئولیت کار خود و مشارکت در تصمیم‌گیری‌های مهم است. انواع توانمندسازی در سازمان عبارت‌اند از:
توانمندسازی مالی
توانمندسازی مالی به کارکنان این امکان را می‌دهد که در سطح مشخصی درباره بودجه مربوط به کارشان تصمیم‌گیری کنند. این رویکرد به افراد اجازه می‌دهد تا بهترین شیوه استفاده از بودجه را برای رسیدن به اهداف تیم خود تعیین کنند. فراهم‌کردن توانمندسازی مالی، دقت و توجه بیشتری را در هزینه‌کرد پول به‌همراه دارد. با این توانمندسازی، احتمال هزینه‌کرد بیشازحد توسط کارکنان کاهش یافته، مسئولیت‌پذیری آن‌ها افزایش می‌یابد و اطمینان از اتخاذ تصمیمات مالی دقیق برای کارشان بیشتر می‌شود.
توانمندسازی در تصمیم‌گیری
شاید مهم‌ترین عامل در توانمندسازی کارکنان، اعطای اختیار تصمیم‌گیری‌های سطح بالا به آن‌ها باشد. واگذاری برخی تصمیمات کلان به کارکنان، حس اعتماد و قدردانی بیشتری را از سوی آنان نسبت به سازمان ایجاد می‌کند. این اجازه‌دادن به کارکنان برای اتخاذ تصمیمات خاص، باعث می‌شود احساس کنند مورد اعتماد هستند و تصمیم‌گیری‌های بهتر را ترغیب می‌کند. از این طریق، کارکنان همچنین ممکن است حس وفاداری خود را به سازمان و اهداف آن افزایش بدهند.
توانمندسازی مدیریت زمان
اجازه‌دادن به کارکنان برای مدیریت زمان خود، نشانه دیگری از اعتماد و قدردانی است. وقتی نقشی مستلزم انجام طیف گسترده‌ای از وظایف است، منصفانه است که به آن کارمند اجازه داده شود وظایف خود را اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی کند. این امر منجر به احساس مالکیت بیشتر بر کار در کارمندان می‌شود. انعطاف‌پذیری بیشتر، تمرکز را به‌جای زمان صرف‌شده در محل کار به نتایج تغییر می‌دهد که مزایای اثبات شده‌ای برای سازمان‌ها و همچنین بهبود تعادل کار و زندگی کارمندان دارد.
توانمندسازی اطلاعاتی
یکی دیگر از دلایل رایج نارضایتی در محیط کار، ذهنیت «ما و آن‌ها» بین کارکنان و مدیریت است. این وضعیت اغلب به‌دلیل نبود به اشتراک‌گذاری اطلاعات با بخش وسیع‌تر سازمان و احساس بی‌خبری کارکنان ایجاد می‌شود.
هنگامی که ارتباطات در سازمان باز و صادقانه باشد، کارکنان احساس ارزشمندی می‌کنند و خود را عضوی از تیم می‌دانند. این امر به نوبه خود، علاقه کارکنان را به موفقیت سازمان افزایش می‌دهد.
رویکردهای توانمندسازی در سازمان ها
مهم‌ترین رویکردهای توانمندسازی در سازمان‌ها عبارت‌اند از:
برای رسیدن به یک هدف مشترک تلاش کنید؛ اما نه از یک مسیر واحد
با مشارکت‌دادن کارکنان در فرایند تصمیم‌گیری از همان ابتدای هر پروژه به آن‌ها حس قدرت می‌بخشید. ابتدا یک هدف مشخص کنید، سپس با طرح سؤالاتی نظر کارکنان را درباره چگونگی رسیدن به آن هدف جویا شوید. یک جلسه طوفان فکری اولیه با اعضای تیم، آن‌ها را به‌سمت مسیرهای مؤثر راهنمایی می‌کند. حتی اگر خودتان چشم‌اندازی برای اجرای کار داشته باشید، ممکن است اعضای تیمتان روش‌های خلاقانه‌تر و کارآمدتری فراهم کنند. از شیوه‌های جدید انجام کار استقبال کنید؛ زیرا این کار باعث رشد تیم شما می‌شود. نظرات و ایده‌های متفاوت را دلسرد نکنید تا کارکنان با رویکردی نوآورانه به حل مسئله و انجام وظایف خود بپردازند.
فرهنگی مبتنی بر نقاط قوت ایجاد کنید
هنگامی که کارکنان قادر به استفاده از نقاط قوت خود در محیط کار باشند، اعتمادبه‌نفس و احساس توانمندی بیشتری پیدا می‌کنند. تحقیقات نشان می‌دهد که کارکنانی که روزانه از نقاط قوت خود بهره می‌برند، ۸ درصد بهره‌وری بالاتر و ۱۵ درصد کمتر احتمال ترک شغل دارند؛ بنابراین، هنگام تقسیم وظایف در پروژه‌ها، این کار را براساس نقاط قوت کارکنان انجام بدهید. البته نباید فرض کنید که تمام نقاط قوت آن‌ها را می‌دانید.
با هر کارمند ملاقات کنید و از او بپرسید که نقاط قوت خود را چگونه ارزیابی می‌کند؛ ممکن است به توانمندی‌هایی پی ببرید که پیش‌از این درنظر نگرفته بودید. درک بهتر از تیم به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را مؤثرتر رهبری کنید. با توانمندسازی کارکنان برای انجام وظایف و پروژه‌های متناسب با نقاط قوتشان، فرصت‌های بیشتری برای درخشش به آن‌ها می‌دهید.
تقویت رفتار مثبت
زمانی که از مدیریت ذره‌بینی دست کشیده و به تیم خود اختیار می‌دهید، بروز برخی اشتباهات طبیعی است. این جای نگرانی ندارد. در صورت وقوع اشتباه به‌جای تنبیه کارکنان با دادن بازخورد سازنده به آن‌ها کمک کنید تا علت اشتباه را درک و از تکرار آن در آینده جلوگیری کنند. این رویکرد فرصت‌های ارزشمندی برای یادگیری ایجاد می‌کند. پاداش‌دادن به رفتارهای مثبت، بسیار مؤثرتر از تنبیه است. تقویت مثبت روشی کارآمد برای آموزش است که به تکرار رفتارهای مطلوب منجر می‌شود. هر زمان که متوجه پیشرفت یا عملکرد خوب شدید، حتماً به کارکنان خود اطلاع بدهید.
مراحل توانمندسازی
مراحل توانمندسازی کارکنان در سازمان به‌شرح زیر هستند:
مرحله ۱: فراهم‌کردن ابزارها
صرفاً گفتن بهتر عمل کنید به کارکنان برای بهبود کافی نیست؛ باید ابزارهای لازم را در اختیار کارکنان قرار بدهید تا این بهبود امکان‌پذیر شود. این کار مستلزم تدوین رویه‌های روشن و مکتوب برای هر جنبه از کار آن‌هاست. این سیستم‌ها باید ساده، قابل‌آموزش و آسان برای پیگیری باشند.
مرحله ۲: به کارکنان در مورد ابزارها آموزش بدهید
فراهم‌کردن ابزارها فقط اولین قدم است. برای به حداکثر رساندن نتایج، باید آموزش کاملی در مورد نحوه استفاده مؤثر از این ابزارها فراهم کنید. توانمندسازی در سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که ابزارها با مهارت به کار گرفته شوند و این امر مستلزم آموزش جامع در تمام نقش‌ها است.
مرحله ۳: موفقیت‌ها را جشن بگیرید
فارغ از نقش، پیروزی‌های کوچک را جشن بگیرید. وقتی کارکنان با موفقیت از سیستم استفاده می‌کنند – چه یک فروشنده که معامله‌ای را جوش می‌دهد، چه یک نماینده خدمات مشتری که مشکلی را حل می‌کند یا یک نصاب که کار را بی‌عیب و نقص انجام می‌دهد – قدردان آن‌ها باشید. هنگام غلبه بر چالش‌ها از افراد مسئول قدردانی کنید و درباره استراتژی‌هایی که منجر به موفقیت شده‌اند، بحث کنید.
مرحله ۴: پاداش عملکرد
در‌حالی‌که ممکن است تیم فروش شما پورسانت دریافت کند، سایر کارکنان نیز باید از تلاش‌های خود پاداش‌های ملموسی ببینند. سیستمی را برای پاداش‌دهی درنظر بگیرید که عملکرد برجسته را در تمام نقش‌ها شناسایی کند و به دستاوردهایی مانند افزایش بهره‌وری، تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه و خدمات مشتری استثنایی پاداش بدهد.
مرحله ۵: توانمندسازی رهبران
به کارمندان خود اختیار بدهید تا مسئولیت نقش‌های خود را برعهده بگیرند. به آن‌ها آزادی تصمیم‌گیری و نوآوری در چارچوب سیستم‌های خود را بدهید. این استقلال نه‌تنها روحیه را افزایش می‌دهد، بلکه حس غرور و مالکیت را نیز تقویت می‌کند که منجر به عملکرد بالاتر کارکنان می‌شود.
مرحله ۶: توسعه رهبری
رهبری نباید محدود به افرادی با عناوین مدیریتی باشد. هر کارمند را تشویق کنید که در نقش خود رهبر باشد. این بهمعنای پرورش محیطی است که در آن ابتکار عمل، حل مشکلات و کمک به دیگران برای موفقیت ارزشمند است و پاداش داده می‌شود. وقتی همه خود را به‌عنوان یک رهبر می‌بینند، سازمان از فرهنگ پاسخگویی و بهبود مستمر بهره‌مند خواهد شد.
مرحله ۷: رهبران را پاسخگو نگه دارید
توانمندسازی و رهبری مستلزم پاسخگویی است. بسیار مهم است که تمام افراد تیم شما از انتظارات آگاه باشند و شما — یا مدیرشان — به‌طور منظم پیشرفت آن‌ها را بررسی کنید. آیا اعضای تیم ابتکار عمل دارند؟ آیا آن‌ها در نقش‌های خود، طبق سیستم‌های تعریف‌شده، رهبری می‌کنند؟ پاسخگویی منظم تضمین می‌کند که ابزارها، آموزش‌ها و استقلال فراهم‌شده، به‌طور مؤثر برای دستیابی به نتایج مطلوب به کار گرفته می‌شوند.
اهداف توانمندسازی
ممکن است این پرسش برای شما مطرح شده باشد که اهداف توانمندسازی در سازمان چیست؟ در پاسخ به این پرسش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حفظ کارکنان؛
- افزایش مشارکت کارکنان؛
- رضایت شغلی بالاتر؛
- توسعه رهبری پیشرفته؛
- نوآوری بیشتر؛
- افزایش درآمد سازمان؛
- فرهنگ سازمانی قوی‌تر.
سخن پایانی
توانمندسازی در سازمان به‌طور گسترده به‌عنوان کاتالیزوری برای افزایش نوآوری، بهره‌وری و رضایت کارکنان شناخته می‌شود. یکی از اصلی‌ترین چالش های توانمندسازی کارکنان یافتن تعادل مناسب بین اعطای استقلال و حفظ کنترل است. در‌حالی‌که استقلال برای توانمندسازی ضروری است، آزادی بیشازحد می‌تواند منجر به نداشتن جهت‌گیری و نبود انسجام در دستیابی به اهداف سازمانی شود. غلبه بر این چالش و توانمندسازی کارکنان مزایای چشمگیری مانند فرهنگ سازمانی قوی‌تر، حفظ کارکنان و افزایش سود‌آوری سازمان را به‌دنبال دارد.
