بیزینس‌های امروزی دیگر مانند کسب‌وکارهای 50 سال پیش نیستند! فرایندهای کسب‌وکار بسیار پیچیده‌تر شده‌اند و مراحل مختلفی دارند که باید به‌دقت تعیین و اجرا شوند. با وجود این شرایط و ازآنجاکه در عصر دیجیتال قرار داریم، بهترین کار برای مدیریت این پیچیدگی ساختاری استفاده از نرم‌افزارهاست. نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار دقیقاً به همین منظور طراحی شده است. اگر می‌خواهید با قابلیت‌های این نرم‌افزار و بهترین نمونه‌های آن آشنا شوید در ادامه همراه ما باشید.
نرم افزار BPMS چیست و چه کاربردی دارد؟
BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software یا همان نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرایندهای کسب‌وکار خود را طراحی، مدل‌سازی، اجرا و خودکار کنید، به‌طوری‌که در مدت‌زمانی کوتاه‌تر و به‌شکلی بهینه‌تر به اهداف سازمانی خود دست یابید.
مثالی از سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار
اجازه بدهید برای درک بهتر یک مثال بزنیم: فرض کنید رئیس بانک هستید و می‌خواهید فرایندهای بیزینس خود را مدیریت کنید. در صنعت بانکداری مسیر رسیدگی به مشتریان مختلف، متفاوت است. ابتدا مشتری وارد بانک می‌شود، فرم پر می‌کند و آنگاه درخواست او به یکی از بخش‌های بانک ارسال می‌شود. بدون وجود نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار برای هر درخواستی باید در لحظه تصمیم‌گیری شود.
حال اگر چنین سیستمی وجود داشته باشد، همه درخواست‌ها به‌طور اتوماتیک و با توجه به معیارهای مشخصی به بخش‌های مختلف بانک ارسال می‌شوند. به عبارت دیگر نیازی نیست کارمندان بانک خودشان با سلیقه خودشان فرم مشتری را به یکی از دپارتمان‌ها تحویل بدهند. سیستم به‌صورت خودکار و با توجه به نوع درخواست آن را در اختیار بخش مربوطه قرار می‌دهد و فرایند انجام درخواست را هم پیگیری می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی یک نرم افزار BPMS مطلوب
با توجه به دیجیتالی‌شدن و افزایش مخاطبان کسب‌وکارهای امروزی نیاز روزافزونی به BPMS وجود دارد. همین موضوع باعث می‌شود تعداد نرم‌افزارهای موجود در بازار روزبه‌روز افزایش بیابد. اینجاست که سؤال پیش می‌آید: کدام نرم‌افزار BPMS بهتر است؟
پاسخ به این سؤال تا حدی به بودجه و نیاز شما بستگی دارد. بااین‌حال چند ویژگی کلیدی برای BPMS خوب وجود دارد که در ادامه مختصری به آن اشاره می‌کنیم:
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند برای استفاده توسط افراد غیرمتخصص؛
- طراحی فرایند به‌صورت گرافیکی و بدون نیاز به کدنویسی پیچیده؛
- انعطاف‌پذیری بالا برای تغییر یا بهینه‌سازی فرایندها بدون توقف کسب‌وکار؛
- یکپارچه‌سازی آسان با سایر نرم‌افزارها و سیستم‌های بیزینس؛
- مدیریت و پایش لحظه‌ای فرایندها با داشبوردهای تحلیلی و گزارش‌گیری پیشرفته؛
- قابلیت خودکارسازی برای کاهش کارهای دستی و خطای انسانی؛
- قابلیت تعریف نقش‌ها و سطوح دسترسی برای امنیت و کنترل بهتر اطلاعات؛
- امکان دسترسی از موبایل و تبلت؛
- قابلیت مدیریت مستندات و بایگانی خودکار مدارک؛
- امکان ایجاد هشدار و اعلان خودکار در هر مرحله از گردش کار؛
- مقیاس‌پذیری برای استفاده در سازمان‌های کوچک تا بزرگ؛
- پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی منظم برای رفع مشکلات و افزودن قابلیت‌های جدید.
معرفی چند نرم افزار BPMS معروف
آنچه تاکنون معرفی کردیم مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار بود. در ادامه می‌خواهیم بحث خود را با معرفی چند نرم‌افزار عالی تکمیل کنیم؛ نرم‌افزارهایی که همه یا لااقل بخش قابل‌قبولی از معیارهای بالا را دارند.
پیش‌از شروع می‌توانید در جدول زیر مختصری با نرم‌افزارهای مختلف آشنا شوید:
| نام نرم‌افزار | ویژگی‌های کلیدی | مناسب برای |
|---|---|---|
| رسا | بهینهشده برای کاربران ایرانی با قابلیت هوش مصنوعی | سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی، به‌ویژه اداری و دولتی |
| FlowForma | بدون کدنویسی، الگوهای آماده، قابلیت ادغام | سازمان‌های متوسط تا بزرگ |
| Creatio | ترکیب BPMS و CRM، کم‌کدنویسی، دید ۳۶۰ درجه | کسب‌وکارهای مشتری‌محور |
| Decisions | موتور قوانین کسب‌وکار، بدون کدنویسی، انطباق با مقررات | صنایع قانون‌مند و حساس مثل مالی، بیمه و سلامت |
| Cflow | پلتفرم ابری سبک، فرم‌ساز، راه‌اندازی سریع | کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط |
نرم افزار مدیریت فرایند رسا
بحث‌مان را از نرم‌افزار کاملاً ایرانی رسا آغاز می‌کنیم. شاید در نگاه اول استفاده از نرم‌افزارهای بومی کمی غیرمنطقی به نظر برسد؛ چون احتمالاً تجربه برنامه‌های خارجی را ندارند و ممکن است در عمل با مشکلات زیادی مواجه شوند. این نگرانی قابل‌درک است؛ ولی چندان درست نیست!
استفاده از BPMS سال‌هاست که در بیزینس‌های موفق ایرانی رواج دارد، همین موضوع باعث می‌شود کارشناسان داخلی کاملاً به این سیستم و اصول طراحی و اجرای آن آشنا باشند. دوم اینکه پیاده‌سازی نرم‌افزارهای BPMS کار بسیار دشواری نیست که به تکنولوژی پیشرفته‌ای نیاز داشته باشد و فقط کشورهای سطح اول جهان از آن بهره‌مند باشند. با این اوصاف نرم‌افزارهای ایرانی هم می‌توانند پا به پای رقبای جهانی خود پیش بروند.
محصول رسا تقریباً همه ویژگی‌های کلیدی که در گذشته معرفی کردیم را دارد که با سه مزیت رقابتی زیر همراه می‌شوند:
- دسترسی به میز خدمات استاندارد طبق فرایندهای دولتی؛
- استفاده از قابلیت‌های هوش مصنوعی؛
- ساخته‌شده توسط کارشناسان بومی و باتجربه در فرایندهای رسمی و اداری.
این قابلیت‌ها نه‌تنها باعث می‌شود نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار رسا رقیبی جدی برای سایر پلتفرم‌های بین‌المللی باشد، بلکه آن را برای کاربران و بیزینس‌های ایرانی بسیار بهینه و بومی‌سازی‌شده می‌کند.
نرم‌افزار مدیریت فرایند FlowForma
این نرم‌افزار یک پلتفرم بدون کدنویسی است که امکان طراحی فرایندها را با قابلیت‌هایی مانند راهنمای هوش مصنوعی، ادغام کامل با با برنامه‌های مایکروسافت فراهم می‌کند. همچنین الگوهای آماده‌ای برای طراحی فرایند در صنایع مختلف دارد.
ویژگی‌های برجسته:
- طراحی ساده و سریع بدون نیاز به کدنویسی حرفه‌ای؛
- مناسب برای سازمان‌های مختلف با نیاز به قابلیت مقیاس‌پذیری؛
- یکپارچگی بی‌نظیر با مایکروسافت جهت همکاری تیمی بهتر.
نرم‌افزار مدیریت فرایند Creatio
Creatio ترکیبی از نرم‌افزار مدیریت فرایند و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که برای سازمان‌های متوسط تا بزرگ که روی مشتری‌مداری تمرکز دارند یک گزینه عالی به شمار می‌رود.
ویژگی‌های برجسته:
- پلتفرم کم‌کدنویسی با امکان سفارشی‌سازی بالا؛
- دید ۳۶۰ درجه از مشتری و تحلیل در لحظه برای تصمیم‌گیری بهتر؛
- مناسب برای افزایش تعاملات مشتری و اتوماسیون داخلی.
نرم‌افزار مدیریت فرایند Decisions
این محصول مخصوص صنایعی با نیازهای قانونی پیچیده مانند صنعت مالی و سلامت است. محیط بدون کدنویسی به‌همراه سیستم قوانین کسب‌وکار و طراحی گرافیکی، ایجاد تصمیمات خودکار با انطباق قانونی را ممکن می‌سازد.
ویژگی‌های برجسته:
- تمرکز قوی بر مدیریت قوانین و سازگاری با مقررات؛
- ابزار بصری برای آسان‌سازی طراحی فرایند؛
- مناسب برای کسب‌وکارهای نیازمند دقت و کنترل فرایندهای حساس.
نرم‌افزار مدیریت فرایند Cflow
Cflow یک BPMS ابری و سبک برای سازمان‌های کوچک تا متوسط است که به‌دنبال استفاده فوری و ساده از ابزارهای مدیریت فرایند هستند. این پلتفرم ابزارهایی مانند فرم‌ساز، طراحی گردش کار و قابلیت اتصال با Slack یا Google Workspace را دارد.
ویژگی‌های برجسته:
- راه‌اندازی سریع و بدون نیاز به زیرساخت سنگین؛
- هزینه مناسب برای پروژه‌های کوچک و متوسط؛
- بسیار کاربردی برای خودکارسازی سریع فرایندهای دسته‌ای و روزمره.
چگونگی انتخاب بهترین نرم افزار BPMS برای کسب‌وکار شما
همان‌طور که در ابتدا نیز اشاره کردیم، انتخاب نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار تا حدی به نیاز و بودجه شما بستگی دارد؛ ولی عوامل دیگری هم هستند که باید موردتوجه قرار داد. در ادامه به چند معیار مهم برای انتخاب BPMS مناسب اشاره می‌کنیم:
شناخت نیازها و فرایندهای سازمان
پیش‌از هر انتخاب باید یک نقشه واضح از فرایندهای فعلی خود تهیه و مشکلات موجود و اهداف آینده را مشخص کنید. این کار باعث می‌شود نرم‌افزاری انتخاب کنید که واقعاً جواب‌گوی نیاز شما باشد، نه اینکه بهترین گزینه را با صرف بودجه زیادی بخرید، درحالیکه بسیاری از امکانات آن به کارتان نمی‌آید.
بررسی مقیاس‌پذیری نرم‌افزار
کسب‌وکارها رشد می‌کنند. نرم‌افزاری که امروز جواب‌گوی شماست، باید بتواند در آینده هم با افزایش تعداد کاربران، داده‌ها و فرایندها، بدون افت سرعت یا عملکرد کار کند. نرم‌افزارهای مقیاس‌پذیر قابلیت ارتقاء سخت‌افزاری و افزودن ماژول‌های جدید را دارند و تا عمری برای شما کار می‌کنند.
ارزیابی قابلیت یکپارچه‌سازی
بیشتر سازمان‌ها چندین سیستم موازی – مثل سیستم مالی یا CRM – دارند. BPMS باید بتواند با این سیستم‌ها تبادل داده کند تا نیاز به واردکردن دستی اطلاعات نباشد و خطای انسانی کاهش بیاید؛ بنابراین هنگام انتخاب باید به‌دنبال نرم‌افزاری باشید که به‌طور خاص با سیستم‌های موازی کسب‌وکارتان قابل‌ادغام باشد.
بررسی رابط کاربری و سهولت استفاده
اگر نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار پیچیده و گیج‌کننده باشد، کارکنان مقاومت می‌کنند یا نیاز به آموزش طولانی دارند. رابط کاربری باید ساده، شهودی و با طراحی گرافیکی فرایندها (قابلیت Drag & Drop) همراه باشد تا حتی افراد غیرفنی هم بتوانند از آن استفاده کنند.
قابلیت شخصی‌سازی
هر سازمان ویژگی‌ها و شرایط خاص خود را دارد. BPMS باید اجازه بدهد فرم‌ها، گردش کار، قوانین تصمیم‌گیری و گزارش‌ها را بدون نیاز به کدنویسی پیچیده یا وابستگی شدید به تیم پشتیبانی تغییر بدهید.
قیمت و مدل پرداخت
هزینه‌های خرید سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار فقط محدود دریافت لایسنس نیست. باید به هزینه‌های پنهانی مثل آموزش، نگهداری، ماژول‌های اضافی و ارتقاء سیستم هم توجه کنید. مدل‌های پرداخت می‌توانند اشتراکی یا خرید دائمی باشند. پیشنهاد می‌کنیم پیش‌از انتخاب دائمی یک BPMS برای اشتراک آن را تهیه و نقاط قوت و ضعف را به‌صورت عملی بررسی کنید.
پشتیبانی فنی و آموزش
حتی بهترین نرم‌افزارها هم بدون پشتیبانی، قوی ممکن است ناکارآمد شوند. وجود تیم پشتیبانی پاسخگو، مستندات آموزشی کامل و برگزاری دوره‌های آشنایی برای کارکنان ضروری است.
امنیت داده‌ها و کنترل دسترسی
اطلاعات فرایندهای سازمانی حساس هستند. نرم‌افزار خوب باید سطوح دسترسی دقیقی برای کاربران تعریف کند از رمزنگاری داده‌ها استفاده کند و سیاست‌های امنیتی مطابق استانداردهای بین‌المللی داشته باشد.
گزارش‌گیری و تحلیل پیشرفته
BPMS خوب فقط فرایندها را اجرا نمی‌کند، بلکه با نمایش گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی، نقاط ضعف و قوت را نشان می‌دهد. این قابلیت به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های بهبود فرایند را براساس داده و آمار واقعی بگیرند.
سخن پایانی
مهم نیست سازمانی کوچک هستید یا شرکتی بزرگ، اگر می‌خواهید در دنیای رقابتی امروز حرفی برای گفتن داشته باشید به سیستم و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار نیاز دارید. نباید نگران پیاده‌سازی این سیستم‌ها باشید. خیلی از کسب‌وکارها تصور می‌کنند که اجرای BPMS کاری دشوار است، درحالیکه در دنیای واقعی نمونه‌های زیادی وجود دارد که به‌سرعت و بدون هیچ دانش فنی اجرا شده‌اند و موفق بوده‌اند. شما هم می‌توانید یکی از همین نمونه‌های موفق باشید.
