مشکل کمبود بهره‌وری، معضلی رایج در سازمانها در سراسر جهان و یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران است و این مشکل به‌ویژه در بخش دولتی نمایان می‌شود. در این سازمانها، پیچیدگی، تضاد منافع و ساختارهای سلسله‌مراتبی، موانع بی‌شماری را بر سر راهکارایی و بهره‌وری ایجاد می‌کنند. این مسئله بیشتر اوقات به‌دلیل صلاحیت پایین‌تر کارکنان بخش دولتی نیست، بلکه به خاطر ویژگی‌های خاص این بخش است که چالش‌های اصلی را برای بهره‌وری به وجود می‌آورد.
بهره‌وری از عوامل کلیدی در ارزیابی عملکرد کارکنان است. با‌این‌حال، عدم‌دستیابی یک کارمند به اهداف مشخص شده همیشه نشانه‌ای از تنبلی یا بی‌کفایتی او نیست. کارکنان ممکن است با موانع سازمانی خارج از کنترل خود مواجه شوند؛ موانعی مانند بوروکراسی پیچیده، نبود رقابت و سیستم پاداش نامناسب، کمبود انگیزه، عوامل حواس‌پرتی یا مشکلات تجهیزات. اگر به‌دنبال درک عمیق‌تر موانع بهره وری در سازمان های دولتی و راهکارهای غلبه بر این موانع هستید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
مهم ترین موانع بهره‌وری در سازمان های دولتی
مهم ترین موانع بهره‌وری در سازمان های دولتی را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
بوروکراسی و ساختار سازمانی ناکارآمد
یکی از مهم‌ترین عوامل کاهش بهره وری در سازمان، وجود بوروکراسی اداری بیش‌از‌حد و ساختار سازمانی ناکارآمد است. حجم بالای مقررات، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های پیچیده در سازمانهای دولتی باعث کندی فرایندهای سازمانی شده و این کندی موجب از‌بین‌رفتن فرصت پیشرفت و کاهش چشمگیر بهره‌وری می‌شود. سلسله‌مراتب طولانی در سازمانهای دولتی نیز باعث می‌شود تا برای تصمیم‌گیری به تأیید و کاغذبازی چندلایه در سازمان نیاز باشد که این هم به‌نوبه خود بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
نبود رقابت و فشار بازار
بر‌خلاف سازمانهای فعال در بخش خصوصی، سازمانهای دولتی اغلب از نوعی انحصار در تولید یا ارائه خدمات برخوردارند که بقای آن‌ها را تضمین می‌کند و انگیزه لازم برای افزایش بهره‌وری را کاهش می‌دهد.
فقدان سیستم پاداش‌دهی مؤثر
در سازمانهای دولتی حقوق و مزایای کارکنان بر‌اساس صلاحیت و تلاش آن‌ها نیست، بلکه از مکانیزم‌های ثابت و اغلب ناعادلانه پیروی می‌کند. این موضوع مانع از به‌کار‌گیری حداکثر پتانسیل کارکنان برای رسیدن به اهداف سازمانی می‌شود.
فرهنگ سازمانی نامناسب
در بیشتر سازمانهای دولتی یک فرهنگ سازمانی مبتنی‌بر ریسک‌گریزی و ترس از اشتباه حاکم است که مانع از تلاش برای بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری می‌گردد.
راهکارهای بهبود بهره‌وری در سازمانهای دولتی
حال که از موانع بهره وری در سازمان های دولتی آگاه هستید، وقت آن است که دربارۀ راهکارهای غلبه بر این موانع صحبت کنیم.
بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری در سازمان
مهم‌ترین راهکارهای بهبود بهره‌وری در سازمانهای دولتی را می‌توان شامل موارد زیر دانست:
تعیین اهداف و داشتن انتظارات روشن
یکی از ساده‌ترین و در‌عین‌حال مؤثر‌ترین راهکارهای افزایش بهره‌وری در سازمانها تعیین اهداف و داشتن انتظارات روشن از کارکنان است. مدیریت باید اهداف و انتظارات روشنی را برای کارمندان خود تعیین کند و همچنین به‌صورت مکرر به آن‌ها بازخورد ارائه بدهد. این امر به حفظ انگیزه کارمندان در تلاش برای دستیابی به اهداف کمک می‌کند.
تشویق ارتباطات باز
گفت‌وگوی شفاف و آزادانه بین مدیریت و کارکنان برای به حداکثر رساندن بهره‌وری در سازمانهای دولتی ضروری است. برگزاری جلسات منظم، جلسات بازخورد و تمرین‌های طوفان فکری می‌تواند به اطمینان از این امر کمک کند که همه در‌مورد وظایف یا پروژه‌های در دست اقدام با هم هماهنگ هستند.
پرورش فرهنگ یادگیری
افزایش بهره‌وری در یک سازمان مستلزم بهبود مستمر و استفاده از روش‌ها و تکنیک‌های جدید برای انجام وظایف است. سرمایه‌گذاری در برنامه‌های آموزشی کارمندان مانند کارگاه‌ها و سمینارها می‌تواند به حفظ انگیزه و مشارکت کارکنان کمک کند و در‌عین‌حال به آن‌ها در توسعه مهارت‌ها و دانش جدید کمک کند که باعث افزایش بهره‌وری کلی سازمان می‌شود.
ایجاد یک محیط جذاب
یک محیط کار کسل‌کننده، انگیزه و اشتیاق کارکنان برای فعالیت را تضعیف می‌کند. تلاش برای اینکه فضای سازمان مکانی جذاب با فرصت‌های فراوان برای معاشرت باشد، می‌تواند به تشویق خلاقیت و همکاری کمک کند و در‌عین‌حال سطح انگیزه را بالا نگه‌دارد. علاوهبراین، فراهم‌کردن یک محیط کاری راحت برای کارمندان به ایجاد نگرش مثبت و بهبود بهره‌وری کمک می‌کند.
ارائه مشوق‌ها
پاداش‌دادن به کارکنان برای دستیابی به اهداف یا نقاط عطف، راهی مؤثر برای تقویت روحیه آن‌هاست؛ زیرا قدردانی از سخت‌کوشی، فداکاری و تلاش آن‌ها را نشان می‌دهد. ارائه مشوق‌هایی مانند ساعات کاری انعطاف‌پذیر، روزهای مرخصی اضافی یا پاداش می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند؛ زیرا کارمندان انگیزه پیدا می‌کنند تا برای دریافت پاداش تلاش بیشتری انجام بدهند.
تشویق به همکاری
همکاری بین بخش‌ها یا تیم‌ها راهی عالی برای بهبود بهره‌وری است و به‌ویژه هنگام انجام پروژه‌های بزرگ که نیاز به مشارکت گروه‌ها و افراد مختلف دارند، مفید است. کار گروهی فرایندهای کارآمدتر، ارتباطات بهبود یافته و ایده‌های بهتر را به وجود می‌آورد که در‌نهایت منجر‌به افزایش کارایی و بهره‌وری در سازمان می‌شود.
نقش فناوری در بهبود بهره وری در سازمانهای دولتی
یکی از موانع بهره وری در سازمان های دولتی استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی قدیمی و تکنولوژی‌های منسوخ در انجام وظایف است. این در‌حالی است که بهره‌گیری از فناوری‌های به‌روز برای هر کسب‌وکار موفقی ضروری است. سرمایه‌گذاری روی ابزارها و نرم‌افزارهای مناسب می‌تواند وظایف خسته‌کننده را خودکار کند و به کارکنان اجازه بدهد تا روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند. یکی‌دیگر از مزایای استفاده از فناوری در سازمانها بهبود تحلیل داده‌هاست. با داده‌های مناسب، تیم‌ها می‌توانند راه‌حل‌های متناسب‌تری ایجاد کنند و از‌طریق نقاط تماس مناسب، تعامل کارآمد با ارباب‌رجوع را تضمین کنند. با ایجاد یک استراتژی داده قوی، سازمانها می‌توانند اطلاعات لازم را جمع‌آوری و ذخیره کنند که به آن‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تر و مبتنی‌بر داده بگیرند و امکان برنامه‌ریزی دقیق کوتاه‌مدت و بلندمدت را فراهم کنند.
بیشتر بخوانید: کاربرد bpms در سازمان های دولتی
نقش فناوری در بهبود بهره وری در سازمانهای دولتی بسیار مهم و چشمگیر است؛ ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل و برنامه‌های چت می‌توانند همکاری و بهره‌وری را در بین کارکنان افزایش بدهند. یکی از فناوری‌هایی که می‌تواند برای افزایش بهره‌وری در سازمانهای دولتی، ارتباطات امن سازمانی و مدیریت کارآمد داده‌ها و خدمات در یک پلتفرم استفاده شود، سوپراپلیکیشن سازمانی رساگرام است. مهم‌ترین مزایای استفاده از این پلتفرم برای سازمانها را می‌توان شامل کاهش پیچیدگی و افزایش یکپارچگی در عملکرد سازمان و افزایش کارایی و سرعت فرایندهای سازمانی دانست.
سخن پایانی
در این مقاله دربارۀ موانع بهره وری در سازمان های دولتی و راهکارهای غلبه بر این موانع صحبت کردیم. همان‌طور‌که گفته شد، بوروکراسی و ساختار سازمانی ناکارآمد، نبود رقابت و فشار بازار، فقدان سیستم پاداش‌دهی مؤثر و فرهنگ سازمانی نامناسب مهم‌ترین این موانع هستند. تعیین اهداف و داشتن انتظارات روشن، تشویق ارتباطات باز و تشویق به همکاری راهکارهایی هستند که می‌توانند غلبه بر مانع بوروکراسی و ساختار سازمانی ناکارآمد را تسهیل کنند. ارائه مشوق‌ها و ایجاد یک محیط جذاب سازمانی نیز می‌تواند مانع فقدان سیستم پاداش‌دهی مؤثر را از‌میان بردارد. برای بهبود فرهنگ سازمانی نیز راهکارهایی همچون تشویق ارتباطات باز و پرورش فرهنگ یادگیری مفید و مؤثر هستند. در‌نهایت استفاده از فناوری‌های به‌روز در سازمانها می‌تواند با خودکار‌کردن وظایف ساده، بهبود تحلیل داده و تسهیل ارتباط میان کارکنان بهره‌وری سازمانهای دولتی را به‌طرز چشمگیری افزایش بدهد.
