از مزایای سیستم مدیریت فرایند می‌توان به افزایش چشمگیر بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت، و کمک به سازمان‌ها در دستیابی به اهدافشان اشاره کرد. این رویکرد استراتژیک، چابکی و شفافیت را در عملیات روزمره به ارمغان می‌آورد. برای آشنایی کامل با مزایای متعدد و تأثیر آن بر رشد کسب‌وکار، ادامه مقاله از مجله رسا سامانه افق، را مطالعه کنید.
سیستم مدیریت فرایند (BPMS) چیست و چگونه کار می‌کند؟
سیستم مدیریت فرایند یا BPMS (مخفف عبارت انگلیسی Business Process Management System) در واقع یک پلتفرم نرم‌افزاری جامع است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای کسب‌وکار خود را به‌صورت یکپارچه و کارآمد هوشمند کنند. این سیستم‌ها با فراهم آوردن ابزارهایی برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندها، امکان هوشمندسازی و خودکارسازی گردش کارها را فراهم می‌آورند. به زبان ساده، BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیچیدگی‌های ناشی از فرایندهای دستی و پراکنده را از بین ببرند و با ایجاد جریان‌های کاری منظم و شفاف، عملکرد کلی سازمان را بهبود ببخشند.
مزایای کلیدی و بنیادین استفاده از BPMS
استقرار یک سیستم مدیریت فرایند (BPMS) در سازمان، فراتر از یک ارتقاء نرم‌افزاری ساده، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک است که می‌تواند تحولات عمیقی در نحوه عملکرد و دستیابی به اهداف سازمانی ایجاد کند. در واقع، سازمان‌ها با استقرار این سیستم‌ها می‌توانند از مزایای سیستم مدیریت فرایند بهره‌مند شوند که شامل ایجاد شفافیت، کارایی و انعطاف‌پذیری در فرایندهای کسب‌وکار است و در نهایت منجر به بهبود عملکرد کلی و افزایش رقابت‌پذیری آن‌ها می‌شود.
از مهمترین مزایای BPMS کاهش نیاز به کدنویسی حرفه ای و سرعت در مهیاکردن خروجی‌های هوشمند شامل اپلیکیشن های متنوع در عین حفظ کارایی و امنیت است.
کارکرد اصلی این سیستم‌ها حول محور تبدیل فرایندهای موجود به سامانه های هوشمند می‌چرخد. این مدل‌ها با استفاده از ابزارهای گرافیکی و کاربرپسند طراحی و سپس در محیط سیستم پیاده‌سازی می‌شوند. پس‌از پیاده‌سازی، BPMS امکانات زیر را فراهم می‌کند:
- ردیابی وضعیت هر فرایند؛
- تخصیص وظایف به افراد یا سیستم‌های مختلف؛
- جمع‌آوری داده‌ها؛
- تولید گزارش‌های تحلیلی.
این قابلیت‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا گلوگاه‌ها و نقاط ضعف فرایندهای خود را به‌صورت رصد گرافیکی شناسایی کنند و به‌طور مداوم آن‌ها را بهبود ببخشند.
اگر سازمان شما نیز با چالش‌هایی نظیر کندی فرایندها و منابع مالی، ناهماهنگی بین بخش‌ها و وابستگی زیاد به روش‌های سنتی دست‌وپنجه نرم می‌کند و می‌خواهید از مزایای سیستم مدیریت فرایند بهره‌مند شوید، سیستم فرایندساز هوشمند شرکت دانش بنیان رسا سامانه افق می‌تواند راهکار مؤثری برای رفع این مشکلات باشد.
این سیستم‌ساز (BPMS) با عرضۀ ابزارهای قدرتمند طراحی گرافیکی فرایند، فرم‌ساز پویا و گزارش‌ساز هوشمند، به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی طراحی شده است تا بتوانند فرایندهای پیچیده خود را بدون نیاز به دانش فنی عمیق و بدون کدنویسی به‌صورت دیجیتالی و یکپارچه مدیریت کنند.
تجربه موفق این شرکت در پیاده‌سازی فرایندهای متنوع سازمانی و عرضۀ میز خدمت استاندارد و مجهز به هوش مصنوعی، آن را به انتخابی متمایز تبدیل کرده است. با استفاده از این محصول، سازمان شما می‌تواند شاهد کاهش چشمگیر زمان و هزینه اجرای فرایندها، افزایش بهره‌وری از طریق یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و کاهش وابستگی به تیم فنی و درنتیجه افزایش چابکی سازمانی باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره تخصصی در خصوص پیاده‌سازی BPMS در سازمان خود، می‌توانید به صفحه محصول BPMS شرکت دانش بنیان رسا سامانه افق مراجعه کنید.
BPMS به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا با دیدی جامع به فرایندهای خود نگاه کنند، نقاط ضعف را شناسایی و برای رفع آن‌ها اقدام کنند و درنتیجه، ارزش بیشتری برای مشتریان و ذینفعان خود خلق کنند. برخی از کلیدی‌ترین و بنیادین‌ترین مزایای استفاده از BPMS عبارت‌اند از:
افزایش کارایی و بهره‌وری
تصور کنید یک سازمان برای پردازش هر درخواست مشتری، نیازمند طی‌کردن چندین مرحله دستی، ارسال ایمیل‌های متعدد و انتظار برای تأییدات مختلف از سوی افراد گوناگون باشد. این فرایند نه‌تنها زمان‌بر است، بلکه احتمال خطا و تأخیر را نیز افزایش می‌دهد. BPMS با خودکارسازی این مراحل، به‌عنوان‌مثال، ارسال خودکار درخواست‌ها به افراد مسئول، یادآوری وظایف و ثبت پیشرفت کار، زمان انجام فرایند را به‌شدت کاهش می‌دهد. همچنین با حذف فعالیت‌های تکراری که نیازی به دخالت انسانی ندارند، کارکنان می‌توانند انرژی و زمان خود را صرف وظایف پیچیده‌تر و استراتژیک‌تر کنند که ارزش افزوده بیشتری برای سازمان ایجاد می‌کند. این امر در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری کلی سازمان و استفاده بهینه‌تر از منابع موجود می‌شود.
بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری در سازمان
کاهش هزینه‌ها
یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت فرایند کاهش هزینه‌ها است. هزینه‌های سازمانی می‌توانند از جنبه‌های مختلفی ناشی شوند از جمله نیروی انسانی، مواد اولیه، زمان ازدست‌رفته به‌دلیل ناکارآمدی فرایندها و هزینه‌های ناشی از خطاها و دوباره‌کاری‌ها. وجود دپارتمان تحلیل فرایند پیش‌از پیاده‌سازی فرایند بصورت نرم‌افزاری با بهینه‌سازی فرایندها و حذف گلوگاه‌ها به سازمان کمک می‌کند تا در همۀ این زمینه‌ها صرفه‌جویی کند. خودکارسازی وظایف تکراری می‌تواند نیاز به نیروی انسانی برای انجام آن‌ها را کاهش بدهد. کاهش خطاها و دوباره‌کاری‌ها نیز به‌‌معنای صرفه‌جویی در زمان و منابعی است که پیش‌از این صرف اصلاح اشتباهات می‌شد. علاوه‌براین با بهبود کارایی فرایندها، سازمان می‌تواند با سرعت بیشتری به اهداف خود دست بیاید؛ درنتیجه، هزینه‌های سربار را نیز کاهش بدهد.
بهبود شفافیت و قابلیت مشاهده فرایندها
یکی از چالش‌های بزرگ در سازمان‌های با فرایندهای پیچیده، درک ضعیف از نحوه انجام کارها و وضعیت فعلی هر فرایند است. BPMS با نمایش یک دیدگاه جامع و بصری از همۀ فرایندهای سازمان، این مشکل را حل می‌کند. مدیران و کارکنان می‌توانند به‌راحتی مراحل مختلف یک فرایند، مسئولین هر مرحله، زمان‌بندی‌ها و وضعیت فعلی هر گردش کار را مشاهده کنند. داشبوردهای تحلیلی و گزارش‌های جامع فراهم‌شده توسط BPMS، اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد فرایندها، شناسایی گلوگاه‌ها، نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود در اختیار سازمان قرار می‌دهد. این شفافیت به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری براساس داده‌های واقعی اتخاذ کنند و عملکرد سازمان را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند.
افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری
از جمله مزایای سیستم مدیریت فرایند، افزایش چابکی و انعطاف‌پذیری است. در دنیای کسب‌وکار امروز، تغییرات به‌سرعت رخ می‌دهند و سازمان‌ها باید قادر باشند به‌سرعت خود را با این تغییرات سازگار کنند. BPMS با فراهم آوردن ابزارهایی برای طراحی، مدل‌سازی و تغییر آسان فرایندها، چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. به‌جای فرایندهای ثابت و دشوار برای تغییر، سازمان‌ها می‌توانند به‌سرعت فرایندهای جدید را طراحی و پیاده‌سازی کنند یا فرایندهای موجود را براساس نیازهای جدید بازار، تغییرات قانونی یا بازخوردهای مشتریان اصلاح کنند. این توانایی واکنش سریع به تغییرات، یک مزیت رقابتی مهم برای سازمان‌ها به شمار می‌رود.
بهبود کیفیت و کاهش خطاها
استانداردسازی فرایندها یکی از ویژگی‌های کلیدی BPMS است. با تعریف دقیق مراحل انجام کار، قوانین و رویه‌های مشخص، BPMS اطمینان حاصل می‌کند که فرایندها به‌صورت یکپارچه و با کیفیت بالا اجرا می‌شوند. اعمال کنترل‌های خودکار در مراحل مختلف فرایند، احتمال بروز خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند. به‌عنوان‌مثال، سیستم می‌تواند به‌طور خودکار داده‌های واردشده را اعتبارسنجی کند یا از انجام مراحل بعدی پیش‌از تکمیل مراحل قبلی جلوگیری کند. این امر منجر به بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه‌شده و کاهش هزینه‌های ناشی از خطاها و دوباره‌کاری‌ها می‌شود.
بهبود تجربه مشتری
بهبود تجربه مشتری نیز یکی دیگر از مزایای سیستم مدیریت فرایند محسوب می‌شود؛ چراکه در نهایت، هدف بسیاری از بهبودهای سازمانی، عرضه یک تجربه بهتر به مشتریان است. BPMS با ایجاد فرایندهای کارآمدتر و پاسخگوتر، نقش مهمی در دستیابی به این هدف ایفا می‌کند. فرایندهای خودکار و بهینه‌شده منجر به پاسخگویی سریع‌تر به درخواست‌های مشتریان، ارائه خدمات دقیق‌تر و کاهش زمان انتظار آن‌ها می‌شود. به‌عنوان‌مثال، یک سیستم BPMS می‌تواند فرایند رسیدگی به شکایات مشتریان را به‌صورت خودکار پیگیری و اطمینان حاصل کند که در کوتاه‌ترین زمان ممکن به آن‌ها پاسخ داده می‌شود. این امر به افزایش رضایت و وفاداری مشتریان کمک می‌کند.
تسهیل انطباق با مقررات و استانداردها
بسیاری از صنایع و سازمان‌ها ملزم به رعایت مقررات و استانداردهای خاصی هستند. BPMS با امکان تعریف و اعمال قوانین و رویه‌های سازمانی در فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثری با این الزامات انطباق داشته باشند. سیستم می‌تواند به‌صورت خودکار اطمینان حاصل کند که همۀ مراحل فرایند مطابق با قوانین و مقررات مربوطه انجام می‌شوند و مستندات لازم به‌طور صحیح ثبت و نگهداری می‌شوند. این امر خطر نداشتن انطباق و جریمه‌های ناشی از آن را کاهش می‌دهد.
بهبود تصمیم‌گیری
ذکر مزایای سیستم مدیریت فرایند را با بهبود تصمیم‌گیری ادامه می‌دهیم. تصمیم‌گیری مؤثر نیازمند دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌موقع است. BPMS با جمع‌آوری داده‌ها در طول اجرای فرایندها و نمایش گزارش‌های تحلیلی جامع، اطلاعات ارزشمندی در مورد عملکرد فرایندها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. این اطلاعات شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)، زمان چرخه فرایند، هزینه‌ها، نرخ خطاها و سایر معیارهای مهم است. با تحلیل این داده‌ها، مدیران می‌توانند درک بهتری از نقاط قوت و ضعف فرایندهای خود پیدا و تصمیمات آگاهانه‌تری برای بهبود عملکرد سازمان اتخاذ کنند.
افزایش همکاری و هماهنگی بین بخش‌ها
در سازمان‌های بزرگ، اغلب بخش‌های مختلف به‌صورت جزیره‌ای عمل می‌کنند و هماهنگی بین آن‌ها می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. BPMS با ایجاد یک پلتفرم مشترک برای مدیریت فرایندها، ارتباط و همکاری بین واحدهای مختلف سازمان را تسهیل می‌کند. اطلاعات مربوط به فرایندها به‌صورت مرکزی در دسترس قرار می‌گیرد و وظایف به‌طور شفاف به افراد و بخش‌های مسئول تخصیص داده می‌شوند. این امر از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری و اطمینان حاصل می‌کند که همۀ بخش‌ها در راستای اهداف مشترک سازمان حرکت می‌کنند.
توانمندسازی کارکنان
در میان مزایای سیستم مدیریت فرایند، نباید توانمندسازی کارکنان را نادیده گرفت. BPMS با عرضۀ ابزارهای کاربرپسند و دسترسی آسان به اطلاعات مربوط به فرایندها، کارکنان را قادر می‌سازد تا نقش فعال‌تری در بهبود عملکرد سازمان ایفا کنند. آن‌ها می‌توانند به‌راحتی فرایندهای مربوط به خود را مشاهده کنند، وظایف خود را به‌طور مؤثرتری انجام بدهند و در صورت مشاهده هرگونه مشکل یا پیشنهاد برای بهبود، آن را از طریق سیستم گزارش بدهند. این امر حس مالکیت و مسئولیت را در بین کارکنان افزایش می‌دهد و آن‌ها را به مشارکت فعال در بهینه‌سازی فرایندهای سازمان تشویق می‌کند.
بیشتر بخوانید: بهینه سازی فرایندهای سازمانی
چه کسب‌وکارهایی بیشترین سود را از BPMS می‌برند؟
اگرچه مزایای استفاده از سیستم مدیریت فرایند (BPMS) برای طیف گسترده‌ای از کسب‌وکارها قابل‌توجه است؛ اما برخی صنایع و انواع سازمان‌ها به‌دلیل ماهیت عملیات و چالش‌های خاص خود، سود به‌مراتب بیشتری از پیاده‌سازی این سیستم‌ها کسب می‌کنند.
سازمان‌هایی که با حجم بالایی از فرایندهای پیچیده، داده‌های متعدد، نیاز به هماهنگی بین بخش‌های مختلف و الزامات قانونی سختگیرانه روبه‌رو هستند، معمولاً بازگشت سرمایه قابل‌توجهی را از استقرار BPMS تجربه می‌کنند. در واقع، هر کسب‌وکاری که به‌دنبال افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و انطباق با مقررات است، می‌تواند از مزایای سیستم مدیریت فرایند بهره‌مند شود؛ اما میزان این سود بسته به ویژگی‌های خاص هر صنعت و سازمان متفاوت خواهد بود. در ادامه به برخی از کسب‌وکارهایی که بیشترین سود را از BPMS می‌برند اشاره می‌کنیم.
بیشتر بخوانید: bpms چیست؟
سازمان‌های دولتی و بخش عمومی
سازمان‌های دولتی و نهادهای بخش عمومی معمولاً با حجم عظیمی از فرایندهای اداری پیچیده، گردش کار طولانی، نیاز به شفافیت و پاسخگویی بالا و همچنین رعایت مقررات متعدد سروکار دارند. BPMS می‌تواند به این سازمان‌ها در خودکارسازی فرایندهای زمان‌بر مانند صدور مجوزها، رسیدگی به درخواست‌های شهروندان، مدیریت اسناد و مدارک و بهبود هماهنگی بین واحدهای مختلف کمک شایانی کند. افزایش شفافیت، کاهش فساد اداری، بهبود خدمات‌رسانی به شهروندان و افزایش بهره‌وری کارکنان از جمله مزایای کلیدی BPMS برای این بخش محسوب می‌شود.
صنایع مالی و بانکداری
صنایع مالی و بانکداری با فرایندهای پیچیده و حساسی مانند پردازش وام‌ها، مدیریت حساب‌ها، رعایت مقررات ضدپولشویی و احراز هویت مشتریان روبه‌رو هستند. BPMS می‌تواند به این سازمان‌ها در خودکارسازی این فرایندها، کاهش ریسک‌های عملیاتی، بهبود سرعت و دقت خدمات و همچنین اطمینان از انطباق کامل با مقررات سختگیرانه کمک کند. بهبود تجربه مشتری و افزایش کارایی در ارائه خدمات مالی از دیگر مزایای سیستم مدیریت فرایند برای این صنعت است.
صنعت بهداشت و درمان
مؤسسات بهداشتی و درمانی با فرایندهای حیاتی و زمان‌بندی دقیقی مانند پذیرش بیماران، مدیریت پرونده‌های پزشکی، هماهنگی بین بخش‌های مختلف بیمارستان و پردازش بیمه‌ها سروکار دارند. BPMS می‌تواند به این مراکز در بهبود گردش کار بیماران، کاهش خطاهای پزشکی، افزایش سرعت و دقت در ارائه خدمات، مدیریت کارآمدتر منابع و همچنین رعایت مقررات بهداشتی کمک کند. بهبود کیفیت مراقبت از بیماران و افزایش رضایت آن‌ها از اولویت‌های این صنعت است که BPMS می‌تواند در دستیابی به آن نقش مهمی ایفا کند.
صنایع تولیدی
شرکت‌های تولیدی با فرایندهای پیچیده‌ای در زمینه مدیریت زنجیره تأمین، تولید، کنترل کیفیت، انبارداری و توزیع محصولات روبه‌رو هستند. BPMS می‌تواند به این شرکت‌ها در بهینه‌سازی فرایندهای تولید، کاهش ضایعات، بهبود کیفیت محصولات، مدیریت بهتر موجودی و کاهش زمان تحویل کمک کند. افزایش کارایی عملیاتی و کاهش هزینه‌های تولید از جمله مزایای کلیدی BPMS برای این صنعت به شمار می‌رود.
شرکت‌های خدمات مشتریان و مراکز تماس
یکی دیگر از کسب‌وکارهایی که بیشترین سود را از مزایای سیستم مدیریت فرایند می‌برند، شرکت‌های خدمات مشتریان و مراکز تماس هستند. شرکت‌هایی که حجم بالایی از تعاملات با مشتریان را مدیریت می‌کنند، مانند مراکز تماس و شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات پس‌ازفروش، می‌توانند از BPMS برای بهبود فرایندهای پاسخگویی به مشتریان، مدیریت شکایات، پیگیری درخواست‌ها و ارائه خدمات شخصی‌سازی‌شده، بهره‌مند شوند. BPMS با خودکارسازی برخی از مراحل و نمایش اطلاعات جامع به کارشناسان به بهبود کیفیت خدمات مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها کمک می‌کند.
شرکت‌های بیمه
شرکت‌های بیمه با فرایندهای متعددی از جمله صدور بیمه‌نامه، رسیدگی به خسارت‌ها، مدیریت پرداخت‌ها و ارزیابی ریسک‌ها روبه‌رو هستند. BPMS می‌تواند به این شرکت‌ها در خودکارسازی این فرایندها، کاهش زمان رسیدگی به پرونده‌ها، بهبود دقت در محاسبات و کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک کند. همچنین، BPMS می‌تواند به شرکت‌های بیمه در ارائه خدمات سریع‌تر و کارآمدتر به مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها کمک کند.
سخن پایانی
مزایای سیستم مدیریت فرایند (BPMS) به‌عنوان یک اهرم قدرتمند در جهت تحول دیجیتال و بهبود عملکرد سازمان‌ها در عصر حاضر مطرح می‌شوند. در این مقاله به بررسی ابعاد مختلف این مزایا پرداختیم و نشان دادیم که چگونه استقرار یک BPMS می‌تواند منجر به افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهبود شفافیت، افزایش چابکی، ارتقای کیفیت، بهبود تجربه مشتری، تسهیل انطباق با مقررات، بهبود تصمیم‌گیری، تقویت همکاری بین بخش‌ها و توانمندسازی کارکنان شود. همچنین به این نکته اشاره شد که سازمان‌هایی با فرایندهای پیچیده، حجم کاری بالا و نیاز به هماهنگی و انطباق بیشتر، بیشترین بهره را از پیاده‌سازی این سیستم‌ها خواهند برد.
در نهایت، می‌توان گفت که BPMS نه‌تنها یک ابزار فناوری اطلاعات بلکه یک رویکرد استراتژیک برای مدیریت و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار است که می‌تواند سازمان‌ها را در دستیابی به اهداف بلندمدت خود یاری رساند و آن‌ها را در عرصه رقابت پیشرو نگه دارد.
هزینه پیاده‌سازی یک سیستم BPMS چقدر است؟
هزینه پیاده‌سازی BPMS متغیر است و به عواملی مانند نوع نرم‌افزار (ابری یا محلی)، تعداد کاربران، پیچیدگی فرایندها، نیاز به سفارشی‌سازی و هزینه‌های آموزش و پشتیبانی بستگی دارد. معمولاً سرمایه‌گذاری اولیه با کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری در بلندمدت جبران می‌شود.
آیا برای استفاده از BPMS نیاز به دانش فنی تخصصی است؟
بسیاری از سیستم‌های BPMS مدرن با رابط کاربری گرافیکی و ابزارهای کاربرپسند طراحی شده‌اند که کار با آن‌ها را برای کاربران غیرفنی نیز آسان می‌کند. بااین‌حال، برای طراحی و پیکربندی فرایندهای پیچیده‌تر و یکپارچه‌سازی سیستم با سایر برنامه‌ها، ممکن است به دانش فنی بیشتری نیاز باشد.
