اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) یعنی استفاده از فناوری‌های پیشرفته برای اجرای فرایندهای کسب‌وکار با کمترین دخالت انسان. این توصیف با تعریفی که اغلب ما درباره اتوماسیون می‌دانیم کمی متفاوت است. بیشتر مردم تصور می‌کنند که اتوماسیون فقط به یک وظیفه خاص مربوط می‌شود؛ درحالیکه واقعیت متفاوت است.
اگر این مقاله را می‌خوانید، احتمالاً برایتان سؤال پیش آمده اتوماسیون فرایند چیست؟ چه تفاوتی با اتوماسیون وظیفه دارد؟ چطور اجرا می‌شود و چه چالش‌هایی پیش‌روی آن است؟ در ادامه به همه این سؤالات پاسخ می‌دهیم.
فرایند چیست؟
پیش‌از اینکه برویم سر اصل مقاله، ابتدا می‌خواهیم فرایند را تعریف کنیم. با دانستن معنای این واژه دیگر نیازی نیست تفاوت میان اتوماسیون فرایند و اتوماسیون وظیفه را توضیح بدهیم. فرایند در دنیای کسب‌وکار به وظیفه یا مجموعه‌ای از وظایف گفته می‌شود که با هدف خاصی انجام می‌شوند. مثال‌های زیر هرکدام یک فرایند هستند:
- تولید محصول؛
- استخدام نیروی جدید؛
- ارائه خدمات پس‌ازفروش؛
- رسیدگی به شکایات مشتریان؛
- آموزش نیروی تازه‌وارد؛
- جذب مشتریان جدید.
با این توضیحات می‌توان گفت اتوماسیون وظیفه قسمت کوچکی از اتوماسیون فرایند کسب و کار است؛ چون هر فرایند ممکن است از چند وظیفه جداگانه و مربوط به هم تشکیل شده باشد.
اتوماسیون فرایند کسب و کار چیست؟
حال‌که می‌دانید فرایند چیست، درک اتوماسیون فرایند کسب و کار دشوار نخواهد بود. همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، اتوماسیون فرایند (Business Process Automation) یعنی استفاده از تکنولوژی‌ها و ابزار مدرن برای انجام خودکار فرایندهای کسب‌وکار، طوری که نیروی انسانی کمترین دخالت ممکن را داشته باشد.
اجازه بدهید این مقاله را با یک مثال توضیح بدهیم. فرض کنید شرکت بزرگی دارید که از دپارتمان‌های مختلف – مثل بازاریابی، نیروی انسانی و حسابداری – تشکیل شده است. می‌خواهید نیروی جدید استخدام کنید. این وظیفه را به دپارتمان نیروی انسانی واگذار می‌کنید و می‌خواهید آن را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام بدهد. اینجاست که محدودیت زمان مدیران نیروی انسانی را به‌سمت اتوماسیون سوق می‌دهد.
ساده‌ترین نوع اتوماسیون این است که لااقل مراحل استخدام به‌شکل خودکار پیش بروند؛ مثلاً اگر رزومه شخصی مورد قبول واقع شد، آنگاه سیستم به‌صورت خودکار اطلاعات او را در اختیار بخش مصاحبه قرار بدهد. این مراحل همین‌طور ادامه پیدا می‌کند تا افراد استخدام‌شده به دپارتمان‌های خود معرفی شوند.
حال اگر بخواهید کمی ماهرانه‌تر پیش بروید، می‌توانید انجام مراحل را نیز خودکار کنید. برای مثال می‌توانید با استفاده از هوش مصنوعی رزومه‌ها را بررسی و افراد دارای صلاحیت را بدون دخالت نیروی انسانی انتخاب کنید.
چه شرکت‌هایی به اتوماسیون فرایند کسب و کار نیاز دارند؟
خودکار‌کردن فرایندها همیشه خوب نیست. در بخش چالش‌های اتوماسیون متوجه علت این حرف خواهید شد؛ پس علی‌الحساب آن را از ما بپذیرید و اجازه بدهید بگوییم اتوماسیون برای چه فرایندهایی مفید است:
فرایندهای پر حجم و تکرارشونده
در اغلب کسب‌وکارها وظایفی وجود دارند که روزانه و در حجم زیاد تکرار می‌شوند. برای انجام هر باره این وظایف اگر نگوییم کاملاً، حداقل بخش زیادی از مراحل یکسان است. نمونه‌ایی طنز از فرایندهای تکراری در صنعت که واقعاً به اتوماسیون نیاز داشت، سکانس سفت‌کردن مهره‌ها توسط چارلی چاپلین بود.
فرایندهای حساس به زمان
در مثال استخدام نیروی جدید به محدودیت زمان اشاره کردیم. به‌طورکلی اتوماسیون فرایند کسب و کار برای هر وظیفه‌ای که نسبت به زمان حساس است پیشنهاد می‌شود و می‌تواند سرعت انجام فرایند را افزایش بدهد.
فرایندهای تیمی
وقتی همه کارها به عهده یک متخصص باشد، معمولاً نیازی به تعریف فرایند و اتوماسیون آن نیست؛ ولی در کار گروهی، برای هماهنگی و همگام‌سازی میان اعضای تیم به فرایندهای اتوماتیک نیاز است.
مراحل پیاده‌سازی اتوماسیون فرایند کسب و کار در سازمان
پس‌از آشنایی با تعریف فرایند و پیش‌از پرداختن به مزایای اتوماسیون بهتر است ابتدا با مراحل این کار آشنا شوید. اگرچه این مراحل ممکن است با توجه به شکل بیزینس متفاوت باشند.
چرا فکر می‌کنید به اتوماسیون نیاز دارید؟
اولین مرحله اجرای اتوماسیون پاسخ به همین سؤال است. اتوماتیک‌کردن وظایف کار آسانی نیست. ممکن است مجبور شوید مدل کسب‌وکارتان را تغییر بدهید. کارکنان باید آموزش ببیند. ذینفعان باید از طرح شما حمایت کنند. نیاز به تأمین مالی دارید و باید ابزارها و زیرساخت‌های مناسب برای اتوماسیون را فراهم کنید. انجام این کارها و همسو‌کردن سایر اعضای شرکت به‌دلایل بزرگ نیاز دارد؛ بنابراین پیش‌از اینکه اتوماسیون فرایند کسب و کار را آغاز کنید، ابتدا باید به‌دنبال چند دلیل خوب و منطقی برای پاسخ به سؤال بالا باشید.
فرایندهای کسب‌وکار را بدانید و کاندیداهای اتوماسیون را انتخاب کنید
شرکت‌های متوسط یا بزرگی که می‌خواهند اتوماسیون فرایند را اجرا کنند از بخش‌های مختلفی تشکیل شده‌اند. به‌عنوان شخصی که وظیفه اجرای اتوماسیون را به عهده دارد، باید با فرایندهای مختلف شرکت آشنا باشید؛ مثلاً بدانید در بخش نیروی انسانی چه می‌گذرد، دپارتمان بازاریابی کمپین‌های تبلیغاتی خود را چگونه اجرا می‌کند یا بخش حسابداری چطور حقوق و پاداش کارکنان را می‌پردازد. سپس باید کاندیداهای اتوماسیون را انتخاب کنید. فراموش نکنید فرایندهایی برای اتوماسیون مناسب هستند که تکرارشونده، حساس به زمان و تیمی باشند.
مقیاس اتوماسیون را براساس بلوغ کسب‌وکارتان مشخص کنید
پس‌از اینکه با دپارتمان‌های شرکت آشنا شدید و متناسب‌ترین فرایندها را کاندید کردید، پیش‌از اجرای اتوماسیون فرایند کسب و کار باید مقیاس آن را انتخاب کنید. در اینجا دو نکته مطرح می‌شود: اول اینکه بیشترین سود اتوماسیون از فرایندهایی حاصل می‌شود که پیچیده و حیاتی هستند. دوم اینکه به‌عنوان یک کسب‌وکار تازه‌کار بهتر است نکته اول را فراموش کنید! ازآنجاکه هنوز به بلوغ خوبی در اجرای اتوماسیون نرسیده‌اید، بهتر است اول به سراغ فرایندهای تکراری و ساده‌ای بروید که مراحل آن‌ها به‌خوبی مشخص است. پس‌از رسیدن به پختگی کافی، نوبت فرایندهای پیچیده هم خواهد رسید.
از متخصصان کمک بگیرید
در بحث اتوماسیون فرایند اصطلاح عجیبی وجود دارد: مسیر گاو را هموار نکنید! وقتی هنوز درک درستی از فرایند کسب‌وکار ندارید و نمی‌دانید چه تکنیک‌هایی می‌تواند آن را بهبود دهد، اتوماتیک‌کردن فرایندها نه‌تنها باعث بهتر‌شدن عملکرد نمی‌شود، بلکه به نقص‌های فرایند پروبال می‌دهند؛ درست مانند گاو سرکشی که راه آن را هموار کرده باشید تا آسان‌تر به مسیر اشتباه خود ادامه بدهد. پیشنهاد می‌کنیم پیش‌از آغاز BPA با متخصصان این حوزه مشورت کنید و از ذینفعان خود درباره راهکارهایی که باعث بهبود فرایند می‌شوند کمک بگیرید.
وارد عمل شوید
دلیل کافی برای اجرای اتوماسیون فرایند کسب و کار دارید؟ فرایندها را می‌شناسید؟ مقیاس را می‌دانید و با متخصصان مشورت کرده‌اید؟ اگر پاسخ شما به همه این سؤالات مثبت است، آنگاه می‌توانید وارد عمل شوید و اتوماسیون را اجرا کنید. فراموش نکنید که در مراحل اولیه پایش و ارزیابی مداوم اهمیت بسیاری دارد. سعی کنید هر نقص و اشتباهی را در نطفه خفه کنید؛ چون همان‌طور که گفتیم نباید به مشکلات اجازه بدهید بزرگ شوند. وقتی اتوماسیون به سطح مناسبی از بلوغ رسید می‌توانید نظارت را کاهش بدهید و به‌دنبال اتوماتیک‌کردن فرایندهای پیچیده‌تر باشید.
مزایا و چالش‌های اتوماسیون؛ دو روی یک سکه
پیش‌تر به این نکته اشاره کردیم که اتوماسیون فرایند کسب و کار برای هر وظیفه‌ای مناسب نیست و اجرای آن ممکن است با چالش‌هایی همراه باشد. در این بخش می‌خواهیم ضمن آشنایی مختصری با مزایای اتوماسیون به این چالش‌ها نیز بپردازیم. بیایید از نیمه پر لیوان شروع کنیم. اتوماسیون فرایند کسب و کار اگر به‌درستی اجرا شود:
- بهره‌وری شرکت را افزایش می‌دهد؛
- در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند؛
- خطای نیروی انسانی را می‌کاهد؛
- رضایت کارکنان را بالا می‌برد؛
- خدمات مشتریان را بهبود می‌بخشد؛
- باعث کسب بینشی از موفقیت و شکست پروژه می‌شود؛
- حسابرسی و تطابق با قوانین را آسان‌تر می‌کند.
اگر انتخاب اتوماسیون به‌درستی و طبق مراحلی که پیش‌تر توضیح دادیم انجام شود، معایبی ندارد؛ ولی همواره ممکن است با چالش‌هایی روبه‌رو شود. چالش‌هایی مثل:
- مشکل در انتخاب مقیاس اتوماسیون و پرداختن به فرایندهای پیچیده و دشوار؛
- نبود هماهنگی میان بخش‌های مختلف سازمان و آماده‌نبودن نیروی قدیمی برای پذیرش اتوماسیون جدید؛
- توجه نکردن به اختلالات و مشکلات احتمالی اتوماسیون که ممکن است فرایند را به‌کلی متوقف کند؛
- دسترسی نداشتن به اطلاعات شفاف و داده‌های مناسب برای تشخیص درست فرایندهای کسب‌وکار.
بهترین ابزارها برای اتوماسیون فرایند کسب و کار
در تعریف اتوماسیون فرایندها به یک واژه کلیدی اشاره کردیم: تکنولوژی. یکی از انتخاب‌های مهم مدیران برای اجرای اتوماسیون فرایند، انتخاب تکنولوژی و ابزار مناسب است؛ بنابراین بهتر است به‌عنوان حسن‌ختام مقاله این ابزار را هم معرفی کنیم.
اولین مورد، ابزارهای جریان کار هستند که برای کاربرانی با تجربه کدنویسی محدود طراحی شده‌اند. این ابزار به شما اجازه می‌دهند جریان فرایندهای کاری را مشخص و اتوماتیک کنید، بدون اینکه به تخصص کدنویسی نیازی داشته باشید.
دومین مورد، ابزارهای اتوماسیون رباتیک کسب‌وکار یا به اختصار RPA هستند. RPA زیرمجموعه‌ای از BPA است که بر روی اتوماتیک‌کردن استفاده از نرم‌افزارهای موجود در محیط کار تمرکز دارد. ابزارهای این حوزه نیز ربات‌هایی را طراحی می‌کنند که نحوه تعامل انسان با نرم‌افزارهای محیط کار را تقلید می‌کنند و وظایف نیروی انسانی را به‌طور خودکار انجام می‌دهند.
ابزار دیگری که این روزها بسیار محبوب شده، اتوماسیون هوشمند است. این ابزار از الگوریتم‌های یادگیری ماشین و هوش مصنوعی برای آموزش مدل‌های اتوماسیون استفاده می‌کنند. چنین مدل‌هایی می‌توانند در گذر زمان خودشان را بهبود بدهند و عملکرد بهتری داشته باشند.
سخن پایانی
در این مقاله هر آنچه نیاز بود برای آشنایی با اتوماسیون فرایند کسب و کار بدانید، آموختید. این اتوماسیون با استفاده از تکنولوژی نقش انسان را در فرایندها کم می‌کند تا خطای انسانی را بکاهد و سرعت و دقت را افزایش بدهد. تا به اینجا هر آنچه خواندید نظری بود، اگر می‌خواهید کمی وارد عمل شوید و موضوع را بهتر درک کنید به این فکر کنید که چه فرایندهایی در کسب‌وکار شما می‌توانند اتوماتیک شوند؟ چرا؟ نتیجه را در بخش نظرات برای ما و سایر خوانندگان کامنت کنید.
منبع: +
اتوماسیون فرایند کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار یعنی استفاده از ابزارهای پیشرفته برای انجام فرایندهای کسب‌وکار با کمترین دخالت انسان.
BPA چه تفاوتی با BPM دارد؟
BPM یا مدیریت فرایند کسب‌وکار مفهومی کلی‌تر است و به رویکردهایی گفته می‌شود که سازمان برای اصلاح و بهبود فرایندهای خود اتخاذ می‌کند. اتوماسیون فرایند کسب و کار یا BPA هم یکی از زیرمجموعه‌های آن است.
