ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار چه چیزهایی هستند و چطور می‌توان با کمک آن‌ها عملکرد بیزینس را بهتر کرد؟ در پاسخی کوتاه می‌توانیم بگوییم که این ابزار مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و سکوها هستند که فرایندهای سازمان را استاندارد، خودکار و قابل‌اندازه‌گیری می‌کنند تا نیروی انسانی بتواند به‌جای کارهای تکراری بر روی تصمیمات مهم‌تر تمرکز کند. حال اگر می‌خواهید بدانید ابزارهای سیستم سازی دقیقاً چیستند، نقش آن‌ها چیست و چطور باید ابزار مناسب را انتخاب کرد؟ در ادامه این مقاله همراه ما باشید.
دسته‌بندی ابزارهای سیستم سازی کسب و کار
اجازه بدهید همین ابتدا برویم سر اصل مقاله و با دسته‌بندی ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار آشنایتان کنیم. تلاش می‌کنیم برای هر دسته‌بندی نرم‌افزاری مناسب و کاربردی معرفی کنیم. پیش‌از آغاز می‌توانید مختصری از دسته‌بندی‌های مختلف را در جدول زیر مشاهده کنید:
| دسته‌بندی ابزار | وظایف |
|---|---|
| اتوماسیون و مدیریت فرایند کسب‌وکار | مدل‌سازی، اجرا و نظارت بر فرایندهای سازمان |
| اتوماسیون وظایف تکراری | خودکارسازی کارهای دستی و تکراری |
| سیستم‌های هوشمند CRM | تحلیل رفتار مشتری، اتوماسیون فروش و یکپارچه‌سازی با بازاریابی |
| مدیریت پروژه و همکاری تیمی | سازماندهی وظایف، مهلت‌ها و روند اجرای پروژه‌ها به‌صورت استاندارد |
| مدیریت دانش و مستندسازی | ذخیره و دسترس‌پذیری آسان آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و دانش سازمانی |
| تحلیل داده و داشبوردهای هوشمند | جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای تصمیم‌گیری سریع و دقیق |
| هوش مصنوعی برای تعامل و خدمات | پاسخ‌دهی خودکار به مشتریان و تسریع فرایند پشتیبانی |
اتوماسیون و مدیریت فرایند کسب‌وکار
نرم‌افزارهای سیستم سازی کسب و کار در دسته‌بندی اتوماسیون فرایند به شما اجازه می‌دهند فرایندهای تکراری سازمان را مدل‌سازی، اجرا و بر آن‌ها نظارت کنید. این سیستم‌ها معمولاً دارای طراحی گرافیکی فرایند، اتصال به پایگاه‌های داده و گزارش‌دهی عملکرد هستند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار یا همان BPMS باعث کاهش خطاهای انسانی، شفافیت در زمان انجام کار و آسان‌تر شدن تغییرات فرایندها می‌شود. سازمان‌هایی که فرایندهای پیچیده یا چندمرحله‌ای دارند، بیشترین بهره را از این ابزار می‌برند.
نمونه نرم افزار سیستم سازی کسب و کار در این حوزه BPMS رسا است. کار با این نرم‌افزار بومی بسیار آسان است و نیازی به دانش تخصصی در حوزه کدنویسی ندارد. با استفاده از طراحی گرافیکی می‌توانید به‌سرعت فرایند کسب‌وکارتان را طراحی و مدیریت کنید و در این مسیر از دستیار هوش‌مصنوعی هم بهره‌مند شوید.
اتوماسیون وظایف تکراری با ربات‌های نرم‌افزاری
ربات‌های نرم‌افزاری برای خودکار کردن وظایف تکراری طراحی شده‌اند. کارهایی مانند ورود اطلاعات، استخراج گزارش‌ها یا همگام‌سازی بین سیستم‌ها توسط این ربات‌ها انجام می‌شوند. RPA یا اتوماسیون رباتیک فرایندها به‌سرعت قابل‌پیاده‌سازی است و برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند بدون تغییر ساختار اصلی، حجم بالایی از کارهای دستی را کاهش بدهند، مناسب است. در مقایسه با BPMS، اتوماسیون رباتیک مناسب کارهای سطحی و مقطعی است که در ترکیب با دیگر ابزارها ارزش بیشتری خلق می‌کند.
سیستم‌های هوشمند مدیریت ارتباط با مشتری
ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار در حوزه CRM دیگر مانند نمونه‌های قدیمی فقط اطلاعات تماس مشتریان را ثبت نمی‌کنند. این ابزار با تحلیل رفتار مشتری، اتوماسیون فروش و یکپارچه‌سازی با ابزارهای بازاریابی، مسیر مشتری را رهگیری و علایق او را شناسایی می‌کنند. به‌این‌ترتیب به کسب‌وکار کمک می‌کنند تا فرایند جذب، نگهداری و بازاریابی مشتریان را ساختاربندی و از داده‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده کند.
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری دیدار پلتفرمی بومی است که در این حوزه فعالیت می‌کند و تاکنون عملکرد موفقی داشته است.
پلتفرم‌های مدیریت پروژه و همکاری تیمی
ابزارهای مدیریت پروژه طوری طراحی شده‌اند که فرایندهای کاری، وظایف و مهلت‌ها را مشخص و قابل‌رصد کنند. این سکوها امکان تعریف قالب‌های کاری استاندارد، تکرارپذیری پروژه‌ها و انتقال دانش بین اعضای تیم را فراهم کرده‌اند. کسب‌وکارهایی که می‌خواهند روند پیگیری پروژه‌های خود را به‌سرعت و آسان انجام بدهند می‌توانند از چنین ابزاری استفاده کنند. نمونه داخلی آن نیز پلتفرم میزیتو است که تقریباً هر آنچه برای مدیریت تیم و انجام پروژه‌های کاری نیاز دارید در اختیارتان می‌گذارد.
سیستم مدیریت دانش و مستندسازی
سیستم‌های مدیریت دانش محیطی فراهم می‌کنند که اطلاعات فرایندی، آیین‌نامه‌ها و راهنمای اجرایی به‌صورت منظم ذخیره و قابل‌دسترس شوند. این ابزارها از هدررفت دانش در صورت تغییر نیروی کار جلوگیری می‌کنند. کمااینکه دسترسی به اطلاعات توسط اعضای سازمان بسیار آسان‌تر خواهد بود.
ابزارهای تحلیل داده و داشبوردهای هوشمند
یکی از ارکان سیستم سازی، ارزیابی عملکرد و تحلیل نتایج است. ابزارهای تحلیل و داشبوردهایی هوشمند اطلاعات عملیاتی را جمع‌آوری، پردازش و به نمودارهای قابل‌فهمی تبدیل می‌کنند تا عملکرد فرایندها و شاخص‌های کلیدی کسب‌وکار قابل‌ردیابی باشند. این ابزارها به مدیران کمک می‌کنند تا در لحظه از تغییرات سازمان مطلع شوند و با سرعت بیشتری به تغییرات محیط داخلی یا خارجی آن واکنش نشان بدهند.
سامانه هوش تجاری رسا ابزاری است که دقیقاً به همین منظور طراحی شده است. در داشبوردهای اصلی این سامانه می‌توانید طیف وسیعی از اطلاعات را با توجه به‌سمت سازمانی خود مشاهده کنید و به‌جای تصمیمات شهودی با تکیه بر داده‌های واقعی تصمیم بگیرید.
هوش مصنوعی برای تعامل و خدمات
چت‌بات‌های هوشمند و مدل‌های زبانی به‌عنوان بخشی از ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار به‌سرعت و بدون محدودیت به مشتریان شما پاسخ می‌دهند، درخواست‌ها را ثبت و فرایند پشتیبانی را آغاز می‌کنند. باعث می‌شوند که بخشی از خدمات سازمانی با سرعت بیشتر و هزینه بسیار کمتر انجام شود.
دستیار هوشمند رسا نمونه‌ای از همین ابزار است. این دستیار سؤالات مشتریان را به‌صورت خودکار پاسخ می‌دهد و نیاز به تعاملات انسانی و زمانبر میان تیم پشتیبانی و مشتریان را کاهش می‌دهد. همچنین باعث افزایش سرعت و دقت پاسخ‌ها می‌شود.
چگونه ابزار مناسب را انتخاب کنیم؟
حال‌که با دسته‌بندی ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار آشنا شدید، احتمالاً می‌خواهید ابزار مناسب را برای سازمان خود انتخاب کنید و به‌دنبال معیارهایی برای آن هستید؛ بنابراین ما نیز در این بخش به چگونگی انتخاب ابزار مناسب می‌پردازیم.
اصولاً در انتخاب هر ابزاری برای کسب‌وکار باید به سه چیز توجه کرد:
- نیازهای فعلی و چشم‌انداز رشد؛
- سازگاری با زیرساخت‌های موجود؛
- میزان بازگشت سرمایه (ROI).
در قدم اول باید فرایندهای کلیدی کسب‌وکار را شناسایی و مشخص کنید کدام کارها تکراری، زمانبر یا خطاپذیر هستند. در قدم دوم ارزیابی کنید که آیا ابزار جدید می‌تواند به‌سادگی با سیستم‌های فعلی شما یکپارچه شود یا نیاز به بازطراحی دارد. در قدم آخر هم معیارهای مالی و زمانی را بسنجید: یعنی هزینه راه‌اندازی، آموزش و نگهداری را با صرفه‌جویی در نیروی انسانی و افزایش درآمد مقایسه کنید.
علاوه‌براین، پیش‌از خرید هر نرم‌افزار سیستم سازی کسب و کار سه سؤال مهم از خود بپرسید:
- آیا این ابزار قابل‌توسعه است؟
- آیا پشتیبانی و مستندات مناسب دارد؟
- آیا تجربه کاربری آن برای تیم من مناسب است؟
مراحل پیاده‌سازی ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار
همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم در انتهای مقاله می‌خواهیم مراحل پیاده‌سازی ابزارهای سیستم سازی کسب و کار را معرفی کنیم.
- شناسایی و اولویت‌بندی فرایندها: ابتدا فرایندهایی که بیشترین دردسر، هزینه یا تأخیر را دارند شناسایی و اولویت‌بندی کنید. این کار مبنای تصمیم‌گیری و انتخاب ابزار خواهد بود.
- انتخاب ابزار و نمونه‌سازی: براساس اولویت‌ها، چند گزینه مناسب را انتخاب کنید و یک پروژه نمونه‌سازی کوچک اجرا کنید تا مزایا و محدودیت‌ها در مقیاس کوچک و با هزینه کمتر بررسی شوند.
- طراحی فرایند و تطبیق با ابزار: فرایندها باید با قالب‌های ابزار مطابقت داشته باشند یا بالعکس؛ در این مرحله گردش کار دقیق، نقش‌ها و نقاط تصمیم‌گیری را مشخص کنید.
- تنظیمات فنی و یکپارچه‌سازی: اتصال به سیستم‌های موجود، تنظیم پایگاه‌های داده و پیکربندی سطوح دسترسی در این مرحله انجام می‌شوند تا ابزار در محیط عملیاتی قرار بگیرد.
- آموزش کاربران: آموزش هدفمند تیم و پاسخ به مقاومت‌ها و نگرانی‌ها بسیار مهم است؛ پذیرش کاربران کلید موفقیت طولانی‌مدت خواهد بود.
- راه‌اندازی مرحله‌ای و نظارت: پیاده‌سازی بهتر است مرحله‌به‌مرحله انجام شود تا مشکلات اولیه کنترل شوند و بازخورد بگیرید. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را از همان ابتدا تعیین و در هر مرحله به‌دقت ارزیابی کنید.
- بازنگری و بهینه‌سازی: پس‌از راه‌اندازی، بازخوردها و داده‌ها تحلیل و اصلاحات لازم اعمال می‌شوند تا سیستم به جریان کاری ایدئال نزدیک شود.
نکات عملیاتی و مراقبت در انتخاب نرم‌افزار سیستم سازی کسب و کار
فارغ از تعاریفی که تاکنون درباره ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار مطرح کردیم، نکاتی وجود دارد که انتخاب و اجرای این ابزارها را آسان‌تر می‌کند. ازآنجاکه این نکات بیشتر جنبه تجربه و عملی دارند، ترجیح دادیم در بخش جداگانه‌ای – یعنی همین بخش – به معرفی آن‌ها بپردازیم.
اول نکته اینکه در هنگام ارزیابی نرم افزار سیستم سازی کسب و کار توجه کنید که قابلیت سفارشی‌سازی و نگهداری آسان داشته باشد. این قابلیت شاید در روزهای اول زیاد به کارتان نیاید؛ ولی در طولانی‌مدت متوجه خواهید شد که شخصی‌سازی بخش‌های مختلف نرم‌افزار چقدر در عملکرد شما تأثیر دارد.
دوم اینکه پیچیدگی بیش‌ازحد در پیاده‌سازی ممکن است هزینه‌های مخفی ایجاد کند؛ بنابراین قراردادهای پشتیبانی فروش را به‌دقت بررسی کنید و از سازندگان بخواهید نمونه‌هایی از مشتریان مشابه شما را نشان بدهد. همین نکته یکی از مزیت‌های رقابتی نرم‌افزارهای ایرانی است؛ چون بیشتر ارائه‌دهندگان بین‌المللی خدمات خاصی به شرکت‌های ایرانی ارائه نمی‌دهند.
در نهایت مدل قیمت‌گذاری را بررسی کنید. برخی ابزارها هزینه آغازین کمی دارند اما هزینه نگهداری یا توسعه آن‌ها بسیار زیاد است؛ پس به‌عنوان سازمانی که می‌خواهد برای بلندمدت از این ابزار استفاده کند به چیزی فراتر از هزینه‌های آغازین نگاه کنید.
سخن پایانی
دنیای کسب‌وکار هر روز پیچیده‌تر می‌شود و بهینه کردن فرایندها و سیستم‌های کسب‌وکار برای موفقیت در چنین فضایی ضروری است. در این مقاله آموختید که ابزارهای جدید سیستم سازی کسب و کار چطور باعث بهبود فرایندها و افزایش چابکی سازمان شما خواهند شد. امیدواریم توضیحات ما به‌خوبی اهمیت ابزار سیستم سازی را مشخص کرده باشد و شما نیز از امروز حساب ویژه‌ای روی این موضوع باز کنید. در آخر اگر سؤالی دارید یا فکر می‌کنید نکته‌ای از قلم افتاده، خوشحال می‌شویم در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
