حاکمیت داده در سازمان های دولتی: نقشه راه پیاده‌سازی و چالش‌ها

حاکمیت داده در سازمان‌ های دولتی، شامل چارچوب‌های فنی، سیاستی و نظارتی است که برای مدیریت داده‌ها از زمان ایجاد تا حذف آن‌ها در حوزه‌هایی مانند بهداشت، تحقیقات، مدیریت عمومی و امور مالی به کار می‌رود. دولت‌ها این موضوع را به‌عنوان یک اولویت اصلی می‌دانند تا ضمن بهره‌برداری حداکثری از مزایای داده‌ها به چالش‌هایی نظیر حریم خصوصی، مالکیت معنوی، رقابت و توانمندسازی نیز بپردازند. در این مقاله، علاوه‌بر تشریح مفهوم حاکمیت داده در سازمان های دولتی و نقشه راه پیاده‌سازی آن به چالش‌های خاص این حوزه در بخش دولتی و همچنین ارکان و مؤلفه‌های کلیدی یک چارچوب موفق حاکمیت داده خواهیم پرداخت. اگر به مباحث مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مندید با ما همراه باشید.

حاکمیت داده در سازمان دولتی به چه معناست؟

شاید این سؤال برای شما پیش آمده باشد که حاکمیت داده در سازمان دولتی به چه معناست؟ حاکمیت داده در سازمان‌ های دولتی، شامل مجموعه‌ای از فرایندها، سیاست‌ها و شیوه‌هایی است که با ارزیابی کیفیت، امنیت و دسترسی‌پذیری داده‌های ساختاریافته یک سازمان، تضمین می‌کند که این داده‌ها در طول چرخه حیات خود مطابق با مقررات باشند.

مسئولیت‌های حاکمیت داده شامل ایجاد زیرساخت و فناوری؛ مدیریت فرایندها و سیاست‌ها و شناسایی افراد دارای اختیار و مسئولیت در سیستم برای مدیریت و حفاظت از انواع خاص داده‌ها می‌شود. مدیریت داده‌ها برای سازمان‌های دولتی بسیار مهم است، نه‌تنها به‌این‌دلیل که ما در جهانی زندگی می‌کنیم که بیش‌از هر زمان دیگری داده‌محور است، بلکه به‌این‌دلیل که حجم زیادی از اطلاعات محرمانه از طریق سیستم‌های عملیاتی این نهادها جریان دارد.

با توجه به ارزش بالای داده‌های دولتی، دولت به کنترل‌های قوی نیاز دارد. مدیریت داده‌ها کلید حفظ یکپارچگی داده‌ها است. از طریق یک سیاست مدیریت داده‌های تثبیت‌شده، داده‌های سازمان‌های دولتی قابل‌استفاده‌تر و محافظت‌شده‌تر می‌شوند که به آن‌ها امکان می‌دهد تصمیمات هوشمندانه‌تری برای پیشبرد مأموریت خود بگیرند. حاکمیت داده‌ها همچنین به امنیت و مدیریت اطلاعات حساس از جمله داده‌های شخصی و مالی شهروندان می‌پردازد و از تلاش‌های دولت برای رعایت قوانین پشتیبانی می‌کند و به بهبود ارائه خدمات کمک می‌کند.

نقشه راه پیاده‌سازی حاکمیت داده در یک سازمان دولتی

نقشه راه پیاده‌سازی حاکمیت داده در یک سازمان دولتی به‌شرح زیر است:

تعیین اهداف

شروع پروژه حاکمیت داده در سازمان های دولتی معمولاً از یک یا چند هدف مشترک زیر پشتیبانی می‌کند:

• بهبود کارایی فرایندهای حیاتی که به‌دلیل داده‌های بی‌کیفیت با مشکل مواجه شده‌اند.
• تدوین یک یا چند دستور‌العمل یا تطبیق رویه‌های داده‌ای موجود برای رعایت کارآمدتر و قابل‌اعتمادتر.
• استفاده از داده‌های دقیق و قابل‌اعتماد برای اطلاع‌رسانی در هر تصمیمی در داخل یا بین واحدها یا فرایندهای کسب‌وکار.
• بهبود امنیت داده‌ها و کاهش ریسک با درک بیشتر از محل نگهداری داده‌های حساس، نحوه جابه‌جایی آن.ها و اینکه چه کسی به آن‌ها دسترسی دارد.
• بهره‌گیری از تجزیه‌و‌تحلیل برای ثبت، تأیید و تصدیق داده‌های پراکنده در سراسر کسب‌و‌کار و اطمینان از قابل‌اعتماد و در دسترس بودن آن‌ها برای بینش‌های تحلیلی بهبود یافته. 

همه این‌ها دلایل معتبری برای راه‌اندازی یک برنامه حاکمیت داده هستند.

فرایند

برای پیاده‌سازی هر برنامه‌ای در سازمان به فرایندهایی نیاز است که به‌وضوح تعریف شوند و قابل‌تکرار باشند و برای واقعیت کار پیش رو طراحی شده باشند. چهار فرایند اصلی وجود دارد که از هر برنامه حاکمیت داده پشتیبانی می‌کنند:

کشف

کشف شامل فرایند شناسایی و درک داده‌های تحت مدیریت است. این فرایند شامل نقشه‌برداری از فرایندهای تجاری مرتبط با داده‌ها، تعیین وضعیت داده‌ها و شناسایی قابلیت‌های سازمانی و فنی مرتبط با آن است. یکی از زمان‌برترین مراحل مدیریت داده‌ها، کشف و پروفایل‌بندی داده‌ها است؛ زیرا اغلب یک فرایند دستی است. متخصصان فنی باید منابع داده بی‌شماری را در جست‌وجوی داده‌ها و فراداده‌های مرتبط جست‌وجو کنند. اگر این وظایف را خودکار کنید به متولیان داده این قدرت را می‌دهید که زمان بیشتری را صرف وظیفه ارزشمند عملیاتی کردن سیاست‌ها و فرایندها کنند و زمان کمتری را صرف بررسی دقیق صفحات گسترده کنند.

تعریف

این فرایند مستندسازی تعاریف داده‌ها، سیاست‌ها، استانداردها و فرایندها است. همچنین زمانی است که معیارهای کلیدی و شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را تعریف می‌کنید. ایجاد تعاریف مهم است؛ اما پیاده‌سازی نیز مهم است. مطمئن شوید که متولیان شما هم به مستندسازی تعاریف، سیاست‌ها و استانداردها مجهز هستند و هم فرایندهایی را ایجاد می‌کنند که این قوانین را عملیاتی می‌کنند. برای تعاریف و قوانین مرتبط‌تر، نرم‌افزاری را درنظر بگیرید که به متخصصان موضوع در سمت کسب‌وکار اجازه می‌دهد مستقیماً در این فرایند مشارکت کنند.

اعمال

این فرایند عملیاتی کردن سیاست‌های حاکمیت داده، قوانین کسب‌و‌کار و نظارت است. عملیاتی کردن یک طرح حاکمیت داده یک تلاش تیمی است. تقریباً هر کسی که با داده‌ها سروکار دارد، نقشی در حاکمیت آن دارد و مسئول پیروی از سیاست‌های توافق شده است. داشتن توانایی انتشار این سیاست‌ها می‌تواند به شما در برقراری ارتباط بین این نقش‌ها و مسئولیت‌ها و پاسخگو نگه داشتن افراد کمک کند. اتوماسیون همچنین نقش مهمی در نحوه عملیاتی کردن سیاست‌های حاکمیت داده، به‌ویژه در مقیاس سازمانی یا کلان داده، ایفا می‌کند. توانایی تعریف و واگذاری مالکیت سیاست‌ها، پاسخگویی را تضمین می‌کند.

اندازه‌گیری و نظارت

این فرایند به اندازه‌گیری ارزش تلاش‌های حاکمیت داده و نظارت بر انطباق با سیاست‌های سازمان می‌پردازد. زمانی که داده‌ها در فرمت‌های مختلف و پراکنده باشند، نظارت و اندازه‌گیری نتایج دشوار خواهد بود. برای مثال، بخشی از داده‌ها ممکن است در فایل اکسل ذخیره شده باشند، درحالی‌که مابقی در برنامه‌های متنوعی پراکنده‌اند. پیش‌از آغاز کار، اطمینان حاصل کنید که داده‌های لازم برای ارزیابی مؤثر تلاش‌هایتان در زمینه مدیریت داده را شناسایی و جمع‌آوری کرده‌اید. اگر شما و بتوانید موفقیت برنامه‌تان – شامل ارزش تجاری و معیارهای نتیجه – را به‌صورت بی‌درنگ رصد کنید، نتایج بهتری خواهید گرفت.

فناوری

ابتکارات مدیریت داده پیوسته در حال تحول هستند. شاید امروز به ۱۰۰ نفر خدمت‌رسانی کنید و یک فرایند واحد را پشتیبانی کنید؛ اما دو ماه دیگر، برنامه‌تان ممکن است هزاران ذینفع را در دوازده سیستم و فرایند اصلی تحت تأثیر قرار بدهد. این نیاز به تغییر و تکامل بدان معناست که سازمان به فناوری مقیاس‌پذیر احتیاج دارد؛ راهکاری که بتواند امروز ارزش‌آفرینی کند؛ اما با تغییر نیازهای سازمان نیز سازگاری و تکامل بیاید. راهکار شما باید مقیاس‌پذیر، ماژولار و سازگار باشد، به‌طوری‌که قادر به پشتیبانی از طیف وسیعی از سیستم‌ها و ابزارهای مدیریت داده باشد.

چالش‌های منحصربه‌فرد حاکمیت داده در بستر دولتی

اگرچه حاکمیت داده در سازمان های دولتی در دنیای امروز یک ضرورت است؛ اغلب با چالش‌هایی روبه‌رو می‌شود. چالش‌های منحصربه‌فرد حاکمیت داده در بستر دولتی را می‌توان به‌شرح زیر دانست:

منابع محدود، بودجه و محدودیت‌های نیروی انسانی

حاکمیت قوی داده‌ها نیازمند پرسنل متعهد، بودجه پایدار و سرمایه‌گذاری استراتژیک است. علاوه‌بر‌این، پروژه‌های حاکمیت داده‌ها اغلب با پروژه‌هایی که نوید بازگشت سرمایه فوری را می‌دهند، رقابت می‌کنند و آن‌ها را با کمبود منابع و آسیب‌پذیری در برابر شکست مواجه می‌کنند.

داده‌های مجزا (سیلوشده) به‌عنوان موانعی برای مدیریت مؤثر

داده‌های مجزا در هر سازمانی وجود دارند و همواره چالش‌هایی را در مدیریت داده‌ها ایجاد می‌کنند. در محیط‌های ابری ترکیبی و چند ابزاری، این داده‌های مجزا منجر‌به ناکارآمدی و ناهماهنگی‌هایی می‌شوند که اثربخشی مدیریت را تضعیف می‌کنند. بدون یک دید یکپارچه، تیم‌ها برای اجرای سیاست‌های مدیریت داده‌های یکپارچه با مشکل مواجه می‌شوند و امنیت داده‌ها به خطر می‌افتد.

فقدان رهبری، استراتژی و سواد داده‌ای

مدیریت مؤثر داده‌ها امری تصادفی نیست، بلکه نیازمند رهبری قوی و هدفمند است. موفق‌ترین رهبران، شکاف میان حوزه‌های فنی و تجاری را از بین می‌برند. آن‌ها نقش مترجم را ایفا و کار تیم‌های داده را با اهداف کلان‌تر سازمان همسو می‌کنند و اطمینان می‌دهند که تلاش‌های مدیریتی تأثیر واقعی بر کسب‌وکار دارند. با‌این‌حال، اغلب سازمان‌ها فاقد قهرمانان داده‌ای متعهد هستند. در غیاب مالکیت، نقش‌ها و اولویت‌های مشترک مشخص، متولیان داده، فناوری اطلاعات و واحدهای تجاری در سیلوهای جداگانه فعالیت می‌کنند. این چندپارگی، چارچوب‌های مدیریتی را تضعیف و اثربخشی آن‌ها را محدود می‌کند.

ارکان و مؤلفه‌های کلیدی چارچوب موفق حاکمیت داده

حاکمیت داده در سازمان های دولتی یک چارچوب اساسی و مجموعه‌ای از شیوه‌ها است که سازمان‌ها برای اطمینان از مدیریت مؤثر، کیفیت، امنیت و انطباق دارایی‌های داده خود اجرا می‌کنند. در هسته خود، حاکمیت داده بر چندین ستون کلیدی استوار است که هرکدام نقش مهمی در مدیریت موفق داده‌ها در یک سازمان ایفا می‌کنند.

ارکان و مؤلفه‌های کلیدی چارچوب موفق حاکمیت داده عبارت‌اند از:

• کیفیت داده‌ها؛
• امنیت و حریم خصوصی داده‌ها؛
• معماری و ادغام داده‌ها؛
• مدیریت فراداده؛
• مدیریت چرخه عمر داده‌ها؛
•  انطباق با مقررات؛
•  نظارت بر داده‌ها؛
•  سواد داده.

سخن پایانی

حاکمیت داده در سازمان های دولتی، چارچوبی جامع شامل جنبه‌های فنی، سیاستی و نظارتی است که به مدیریت داده‌ها از زمان تولید تا حذف آن‌ها می‌پردازد. پیاده‌سازی حاکمیت داده در این سازمان‌ها مستلزم تعیین اهداف روشن، تعریف فرایندهای مشخص و استفاده از فناوری مقیاس‌پذیر و ماژولار است. با‌این‌حال، سازمان‌های دولتی در این مسیر با چالش‌های منحصربه‌فردی نظیر منابع محدود، داده‌های پراکنده و فقدان رهبری و سواد داده‌ای مواجه هستند. ارکان کلیدی یک چارچوب موفق نیز شامل کیفیت، امنیت، معماری، مدیریت فراداده، مدیریت چرخه عمر داده، انطباق با مقررات، نظارت و سواد داده است.

منابع: + + + +