چگونه می‌توان افزایش کارایی در سازمان را به‌صورت ملموس و پایدار رقم زد؟ این سؤالی است که مدیران، تصمیم‌گیران و حتی کارکنان دلسوز در هر سازمانی با آن مواجه‌اند. پاسخ روشن است؛ کارایی فقط با حرف و جلسات زیاد به دست نمی‌آید؛ باید آن را با ابزار، فرایند و بینش درست بسازید.
در این مقاله ابتدا عوامل مؤثر بر کارایی سازمانی را به‌صورت خلاصه مرور و سپس، راهکارهای واقعی و قابل‌اجرا را برای افزایش کارایی در یک سازمان بررسی می‌کنیم. همچنین به نقش کلیدی فناوری، به‌ویژه ابزارهایی مثل BI و BPMS در این مسیر خواهیم پرداخت و در پایان از مزایای روشن این تحول سازمانی می‌گوییم. اگر به‌دنبال تصمیم‌گیری سریع، علمی و مؤثر برای رشد سازمانتان هستید، خواندن این مقاله یک ضرورت است.
عوامل مؤثر بر کارایی سازمانی
عوامل زیر بر کارایی یک سازمان تأثیر بسیار زیادی دارند:
- شفافیت اطلاعاتی و تصمیم‌گیری؛
- فرایندهای سازمانی منسجم و قابل‌پایش؛
- فرهنگ کاری مبتنی بر اعتماد و مسئولیت‌پذیری؛
- مدیریت داده‌ها و تحلیل هوشمند؛
- استفاده از فناوری‌های مناسب مثل BI و BPMS؛
- آموزش و به‌روزرسانی مستمر نیروی انسانی؛
- هماهنگی بین تیم‌ها و کاهش دوباره‌کاری‌ها.
راه های افزایش کارایی در سازمان
در این بخش با 5 روش برتر آشنا می‌شوید که متخصصان منابع انسانی می‌توانند از طریق آن‌ها بهره‌وری محیط کار را افزایش و سطح عملکرد را در بلندمدت بهبود بدهند.
اولویت‌دادن به مدیریت ریسک
مدیریت ریسک تأثیر قابل‌توجهی بر کارایی سازمان دارد. این کار به شما کمک می‌کند تا از اختلالات جلوگیری کنید، ثبات و هماهنگی سازمانی را بهبود بدهید و رضایت مشتری را تضمین کنید. برای هر بخش از فعالیت‌های روزمره‌تان ارزیابی‌های ریسک، مانند تحلیل نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها (SWOT) انجام بدهید و بخش‌هایی را که به منابع بیشتری نیاز دارند، شناسایی کنید. این ارزیابی‌ها به شما در بهبود تصمیم‌گیری و بهینه‌سازی جریان کاری کمک می‌کنند.
نقش فناوری در افزایش کارایی در سازمان
در عصر دیجیتال نمی‌توان با ابزارهای دستی و اکسل‌های نامنظم به‌دنبال افزایش کارایی بود. استفاده از فناوری مناسب به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرایندها را ساده‌تر کنند، منابع کمتری مصرف کنند و درعین‌حال با نظارت بر خروجی، کارایی را افزایش بدهند.
ابزارهای فناوری متنوعی در دسترس شما هستند که می‌توانند جریان کاری‌تان را بهبود بدهند. نمونه‌هایی از این ابزارها شامل ابزارهای همکاری ابری، نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، پلتفرم‌های مبتنی بر هوش مصنوعی، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و نرم‌افزارهای پرداخت هستند.
در مسیر افزایش کارایی در سازمان، یکی از مؤثرترین ابزارها، سیستم‌ساز هوشمند (BPMS) از شرکت رسا است؛ راهکاری که بسیاری از سازمان‌های بزرگ دولتی و خصوصی از آن برای دیجیتالی‌سازی و خودکارسازی فرایندهای خود بهره می‌برند. این پلتفرم با طراحی گرافیکی، فرم‌ساز پیشرفته و اتصال آسان به سایر سامانه‌های سازمان، اجرای فرایندها را سریع‌تر، دقیق‌تر و یکپارچه‌تر می‌کند.
با استفاده از چنین راهکارهایی، سازمان‌ها می‌توانند وابستگی به تیم‌های فنی را کاهش بدهند، زمان اجرای فرایندها را به حداقل برسانند و نهایتاً به کارایی چشم‌گیری برسند. همچنین این ابزارها باعث می‌شوند کارمندان بتوانند صرف‌نظر از مکان کاری خود، به‌راحتی با یکدیگر ارتباط بگیرند و همکاری کنند. بسیاری از این ابزارها بر پایه اتوماسیون کار می‌کنند که این موضوع می‌تواند دقت شما را افزایش و اشتباهات را کاهش بدهد.
بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری در سازمان
ساده‌سازی فرایندهای ارتباطی
برای انجام کارها به‌صورت کارآمد، همه اعضای تیم باید درک مشترکی از اهداف و وظایف داشته باشند. زمانی که ارتباطات دچار اختلال یا بی‌نظمی شود، ممکن است با مشکلاتی مانند ازدست‌رفتن مهلت‌ها، وجودنداشتن هماهنگی در انتظارات و کاهش همکاری مواجه شوید؛ بنابراین، ساده‌سازی فرایندهای ارتباطی برای بهینه‌سازی جریان کاری و افزایش بهره‌وری ضروری است:
- استفاده از ابزارهای ارتباطی مؤثر: با بهره‌گیری از ابزارهایی مانند Wrike، Slack، Microsoft Teams یا Zoom می‌توانید ارتباطات را در زمان واقعی برقرار کنید، کیفیت ارتباط را بالا ببرید و وابستگی به ایمیل‌های کند و وقت‌گیر را کاهش بدهید؛
- تشویق به ارتباطات باز و شفاف: ایجاد فضایی که کارکنان در آن بتوانند آزادانه و صادقانه صحبت کنند، فرهنگ اعتماد را تقویت می‌کند. این موضوع موجب بهبود کار تیمی و کاهش تعارضات می‌شود؛
- تعیین پروتکل‌های ارتباطی مشخص: مشخص‌کردن اینکه هر کارمند برای چه نوع کاری از چه کانالی باید استفاده کند از بروز سوء‌تفاهم جلوگیری می‌کند و باعث ارتقای دقت و کیفیت ارتباطات می‌شود.
بهینه‌سازی مدیریت زمان
مدیریت زمان برای اطمینان از استفاده حداکثری از وقت و تلاش کارمندان برای افزایش کارایی در سازمان بسیار حیاتی است. در دنیای پرشتاب امروز، زمان یکی از مهم‌ترین منابع رقابتی است و باید به‌درستی مدیریت شود:
- اولویت‌بندی وظایف و تعیین مهلت‌های مشخص: کارمندان باید تشویق شوند تا وظایف خود را اولویت‌بندی و برای آن‌ها مهلت‌های مشخص و واقع‌بینانه تعیین کنند. اولویت‌بندی باعث تمرکز بر مهم‌ترین کارها می‌شود و از اتلاف وقت برای امور کم‌اهمیت جلوگیری می‌کند؛
- استفاده از ابزارهای پیگیری زمان: ابزارهایی مانند Trello یا Harvest می‌توانند در پایش بهره‌وری کارکنان و شناسایی نقاط قابل‌بهبود بسیار مفید باشند. این ابزارها به کارکنان کمک می‌کنند زمان خود را بهتر مدیریت کنند و بازدهی بالاتری داشته باشند. همچنین با تحلیل داده‌های زمانی، کارفرما می‌تواند فرایندها را بهینه‌سازی و وظایف زمان‌بر را برای اتوماسیون یا برون‌سپاری شناسایی کند؛
- تشویق به استراحت‌های منظم و تعادل کار و زندگی: تشویق کارکنان به داشتن استراحت‌های کوتاه و منظم در طول روز می‌تواند از فرسودگی شغلی جلوگیری کند و تمرکز آن‌ها را افزایش بدهد. همچنین بسیار مهم است که به آن‌ها اجازه داده شود در فواصل منظم، مرخصی بگیرند و تجدید قوا کنند.
ابتکاراتی مانند ساعات کاری انعطاف‌پذیر یا امکان دورکاری هم می‌تواند سلامت روان و رضایت شغلی را افزایش بدهد. با فراهم‌کردن این شرایط، کارکنان می‌توانند میان زندگی شخصی و کاری خود تعادل برقرار کنند و درنتیجه، کارایی و رضایت خود را افزایش بدهند.
بیشتر بخوانید: بهینه سازی کسب و کار | در 10 گام با 5 ابزار مدیریتی
تقویت همکاری و کار تیمی
همکاری و کار تیمی به کارکنان کمک می‌کند تا برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر فعالیت کنند. زمانی که همکاری به‌درستی انجام شود، نتایج حاصل از کار گروهی بسیار مؤثرتر از فعالیت انفرادی خواهد بود. برخی اقداماتی که می‌توانید به این منظور انجام بدهید، عبارت‌اند از:
- ایجاد فرهنگ همکاری در سازمان: فرهنگی ایجاد کنید که در آن کار تیمی ارزشمند شمرده شود. کارکنان را تشویق کنید تا با یکدیگر همکاری کنند، دانش و تخصص خود را به اشتراک بگذارند و در موفقیت‌ها شریک باشند. وقتی کارکنان احساس کنند بخشی از یک تیم هستند، تمایل بیشتری به همکاری مؤثر خواهند داشت و در مسیر اهداف مشترک تلاش خواهند کرد. این امر می‌تواند کارایی کلی را افزایش دهد؛
- استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های همکاری: ابزارها و پلتفرم‌های همکاری می‌توانند باعث شوند اعضای تیم، حتی در مناطق جغرافیایی و مناطق زمانی مختلف، به‌راحتی و مؤثر با هم کار کنند؛
- تشویق تیم‌های بین‌بخشی: تشکیل تیم‌هایی از کارکنان بخش‌های مختلف سازمان برای انجام پروژه‌ها یا حل مسائل، باعث تبادل دانش، ارتقای ارتباطات و تقویت کار گروهی می‌شود. تیم‌های بین‌بخشی کمک می‌کنند تا از مهارت‌ها و تجربیات متنوع افراد به‌خوبی بهره‌برداری شود. این روش می‌تواند منجر به راه‌حل‌های نوآورانه‌تری شود و سازمان را نسبت به رقبا پیش بیندازد.
برای درک بهتر افزایش کارایی در سازمان به این نمونه توجه کنید:
در یک سازمان متوسط حوزه بازرگانی، تصمیم‌گیری‌ها همیشه باتأخیر بود. گزارش‌های مالی باتأخیر به مدیرعامل می‌رسید، تیم فروش از وضعیت انبار خبر نداشت و تحلیل بازار ماه‌ها عقب بود. بالاخره، هیئت مدیره تصمیم به استقرار یک سیستم هوش تجاری (BI) و بازمهندسی فرایندها با کمک BPMS گرفت و فقط در عرض سه ماه، متوسط زمان تصمیم‌گیری ۶۰٪ کاهش یافت. مدیرعامل از طریق یک داشبورد ساده، وضعیت فروش، انبار و عملکرد واحدها را هم‌زمان می‌دید و بر همان اساس سیاست‌گذاری می‌کرد.
مزایای افزایش کارایی در سازمان
وقتی کارایی در سازمان افزایش می‌یابد، تأثیر آن در چند حوزه اصلی بلافاصله دیده می‌شود که در جدول زیر می‌توانید آن‌ها را مشاهده کنید:
| حوزه | قبل‌از بهینه‌سازی | بعداز افزایش کارایی |
|---|---|---|
| تصمیم‌گیری | وابسته به گزارش‌های دیرهنگام | هم‌زمان، مبتنی بر داده |
| همکاری بین تیم‌ها | تکرار کار، تضاد اطلاعات | هماهنگی، شفافیت |
| زمان اجرای فرایند | طولانی، پرخطا | سریع، دقیق |
| انگیزه کارکنان | فرسودگی و بی‌اعتمادی | مشارکت فعال و نتیجه‌گرا |
| هزینه‌ها | بالا، نامعلوم | کنترل‌شده، قابل‌پیش‌بینی |
سخن پایانی
این 5 روش برای افزایش کارایی در سازمان، بدون شک به افزایش بهره‌وری، سودآوری و رضایت کارکنان کمک خواهند کرد. با اجرای این اقدامات، سازمان شما می‌تواند فرایندهای خود را بهینه کند و از مزیت رقابتی در بازار برخوردار شود. به یاد داشته باشید که کارایی یک فرایند مستمر است؛ بنابراین، فرایندهای سازمانی را به‌طور منظم بازبینی و به‌روزرسانی کنید تا موفقیت بلندمدت تضمین شود.
