آیا مشکلات سازمانی کارایی و تعامل در محل کار شما را مختل کرده است؟ شما تنها نیستید. بسیاری از کسب‌وکارها با نادیده گرفتن مشکلات تا زمانی که جدی و آشکار شوند، خود را در معرض شکست قرار می‌دهند. بسیاری از سازمان‌ها فکر می‌کنند که مهمترین کاری که باید هنگام مواجهه با یک مشکل انجام بدهند، حل آن در اسرع وقت است؛ اما آن‌ها کاملاً در اشتباهند. آبراهام لینکلن جمله معروفی دارد: «اگر شش ساعت به من فرصت بدهید تا یک درخت را قطع کنم، چهار ساعت اول را صرف تیز‌کردن تبر خواهم کرد.»
این توصیه می‌تواند در مورد حل مشکلات تجاری نیز صدق کند. یکی از مهمترین مراحل در فرایند حل مسئله و تصمیم گیری، شناسایی و تعریف مشکل کسبوکار در ابتدای امر است. در این مقاله، ضمن بررسی اهمیت شناسایی مشکلات سازمانی به مراحل تشریح این فرایند می‌پردازیم. اگر به مباحث سازمانی و مدیریتی علاقه دارید تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
اهمیت شناسایی مشکلات سازمان
یک مشکل را می‌توان به‌عنوان یک اختلاف غیرقابل‌قبول بین عملکرد مورد انتظار سازمان و عملکرد مشاهده شدۀ آن تعریف کرد؛ بنابراین، هدف از تشخیص و تجزیه‌و‌تحلیل مشکل، محدود‌کردن این اختلاف با شناسایی آن به‌صورت مشخص است.
شناسایی مشکل زمانی آغاز می‌شود که احتمال وجود یک مشکل توسط یک مدیر، یکی از کارکنان یا حتی یکی از مشتریان مطرح می‌شود. در این مرحله، ممکن است جزئیات کمی در مورد وسعت مشکل یا دلیل وجود آن وجود داشته باشد. به‌عنوان اولین گام در تحلیل مسئله، شناسایی مسئله – اگر به‌خوبی انجام شود – پایه و اساس یک راه‌حل مناسب را فراهم می‌کند.
دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید مشکل را از همان ابتدا به‌درستی شناسایی کرد. بدون شناسایی و درک واضح مشکل موجود، نمی‌توان علت اصلی آن را پیدا کرد. مهمترین دلایل اهمیت شناسایی مشکلات سازمان عبارت‌اند از:
تعیین صحیح اهداف، محدوده و الزامات
اگر مشکلی در یک پروژه به‌درستی تعریف نشده باشد، تعیین اهداف، محدوده و الزامات دقیق آن دشوار خواهد بود؛ درنتیجه، راه‌حل نهایی اغلب نمی‌تواند نیازهای کسبوکار و کاربر را برآورده کند؛ زیرا اگر ندانید دقیقاً چه نیازی وجود دارد، چگونه می‌توانید آن را برطرف کنید؟ صرف زمان کافی برای شناسایی مشکل از همان ابتدا به راه‌حلی بهتر و کارآمدتر منجر می‌شود تا اینکه بخواهیم به‌سرعت اولین راه‌حل به ذهن رسیده را اجرا کنیم.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه
آلبرت انیشتین زمانی گفت: اگر یک ساعت برای نجات سیاره به من فرصت داده شود، ۵۹ دقیقه را صرف تعریف مشکل و یک دقیقه را صرف حل آن می‌کنم. اگرچه این جمله ممکن است کمی اغراق‌آمیز به نظر برسد؛ اما به وضوح نشان می‌دهد که تعریف صحیح مشکل یک ضرورت است. علاوه‌بر‌این، اهمیت تسلط بر توانایی شناسایی و تعریف چالش‌ها را به ما گوشزد می‌کند. اگر پیش‌از اقدام، برای شناسایی و تعریف مشکل وقت بگذارید، اغلب می‌توانید راه‌حلی مطرح کنید که نیازهای منحصربه‌فرد سازمان را برآورده کند. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا نقاط ضعف را به‌طور مؤثرتری تقویت و در زمان، پول و منابع خود و مشتریانتان صرفه‌جویی کنید.
مراحل فرایند شناسایی مشکلات سازمان
شناسایی مشکل روشی چندمرحله‌ای است که به کمک آن می‌توان معضلات دشوار سازمان را مشخص و حل کرد. با این کار، شما می‌توانید علت اصلی یک مشکل را پیدا و صورت مسئله‌ای دقیق تهیه کنید و راه‌حلی ایدئال را به اجرا بگذارید. فرایند شناسایی مشکل به شما اجازه می‌دهد تا عمیقاً به مسائل موجود بپردازید و راه‌حلی مطرح کنید که مستقیماً ریشه مشکل را هدف قرار بدهد. چه سازمان شما اخیراً با مشکلی مواجه شده باشد که راه‌حلی برای آن نمی‌یابید یا اینکه در حال آماده‌سازی برای موانع احتمالی آینده هستید، استفاده از فرایند شناسایی مشکلات می‌تواند به شما کمک کند.
مراحل فرایند شناسایی مشکلات سازمان را می‌توان به‌شرح زیر دانست:
مرحله ۱: جلب حمایت گسترده رهبری ارشد برای شناسایی مشکلات
رفع موفقیت‌آمیز مشکلات سازمانی بدون حمایت رهبری ارشد بعید است. مشارکت‌دادن مدیران ارشد از بخش‌های مختلف از جمله فناوری اطلاعات (مانند مدیر ارشد اطلاعات) و عملیات (مانند مدیر ارشد عملیات) بسیار مهم است. تکیه صرف بر حمایت مدیران عملیاتی می‌تواند به چالش‌های پذیرش در سطوح پایین‌تر منجر شود.
مرحله ۲: توسعه فرایند گزارش مشکل
یک فرم آنلاین کوتاه و ۲-۳ صفحه‌ای، بدون اصطلاحات تخصصی، برای همه در سراسر سازمان ایجاد کنید. در این فرم، سؤالاتی را برای توصیف مشکل و شناسایی فرصت‌های بالقوه برای بهبود بپرسید. اغلب خرد زیادی در میان کارکنان وجود دارد و آن‌ها اغلب می‌دانند چگونه مشکلات خود را حل کنند. در حالت ایدئال، شما باید در مراحل اولیه شکل‌گیری مشکل، مشارکت آن‌ها را جلب کنید.
مرحله ۳: بودجه‌ای برای شناسایی مشکلات تعیین کنید
بودجه به نشان‌دادن تعهد سازمان به رسیدگی به مشکلات شناسایی‌شده توسط کارکنان خط مقدم کمک می‌کند. اطمینان حاصل کنید که بودجه به‌طور گسترده در سراسر سازمان قابل‌استفاده است، نه اینکه به واحدهای تجاری خاص یا موارد استفاده اندکی محدود شود. این امر امکان مشارکت بیشتر کارکنان خط مقدم و تأثیر بالقوه گسترده‌تر را فراهم می‌کند. از تخصیص بودجه کافی برای توسعه و آزمایش اولیه اطمینان حاصل کنید. محدوده بودجه براساس سازمان، مشخصات ریسک و مورد استفاده متفاوت است.
مرحله ۴: از کانال‌های ارتباطی گسترده و محدود استفاده کنید
ارتباطات را برای دسترسی به کارکنان در تمام سطوح سازمان از جمله کارکنان خط مقدم تولید، برنامه‌ریزی کنید. درخواست‌های مربوط به مشکلات را از طریق کانال‌های تحت هدایت مدیران در سراسر سازمان منتشر کنید. این کانال‌ها می‌تواند شامل ایمیل، خبرنامه‌های داخلی، جلسات عمومی و سایر کانال‌های ارتباطی باشد.
مرحله 5: تسهیل ارسال درخواست‌ها
یک پورتال آنلاین با دسترسی آسان برای کارمندان در سراسر سازمان ایجاد کنید تا مشکلات خود را ارسال کنند. در این پورتال، اطلاعات دقیقی در مورد جدول زمانی بررسی و زمانی که متقاضیان می‌توانند انتظار شنیدن مراحل بعدی را داشته باشند، فراهم کنید. همچنین، اطلاعات تماس یکی از اعضای تیم را که متعهد به پشتیبانی از افرادی است که مشکلات خود را در فرم درخواست مشکل ارسال می‌کنند، درج کنید. برای بحث در مورد ایده‌ها، بررسی فرم‌های مشکلات و دادن بازخورد در مورد مشکلات احتمالی با کارمندان در سراسر سازمان ملاقات کنید.
سخن پایانی
هدف از شناسایی مشکلات سازمان، تشخیص و توصیف موانعی است که مانع دستیابی به اهداف و مقاصد آن می‌شوند. اهمیت این شناسایی در تعیین دقیق اهداف، محدوده و الزامات و همچنین صرفه‌جویی در زمان و هزینه است. اگرچه مسائل روزمره سازمان نیازی به مهارت‌های حل مسئله در سطح متخصصان ندارند؛ اما مواقعی پیش می‌آید که برای عبور از موانع به یک فرایند محکم نیاز پیدا می‌کنید.
فرایند شناسایی مشکلات در سازمان شامل مراحلی مانند جلب حمایت گسترده رهبری ارشد، توسعه فرایند گزارش‌دهی مشکلات، تخصیص بودجه، استفاده از کانال‌های ارتباطی با کارکنان و تسهیل ارسال درخواست‌های بررسی مشکلات است. وقتی برای شناسایی سازماندهی بهتر مسئله وقت می‌گذارید، می‌توانید مشکلات پیچیده را با راه‌حل‌های عملی حل کنید. توسعه مهارت تشخیص مشکلات نیازمند مشاهده دقیق، تفکر انتقادی و تمایل به چالش کشیدن وضع موجود است. غلبه بر عادت و کنجکاوی مداوم می‌تواند فرصت‌های پنهان برای نوآوری را کشف کند. در نهایت، سازمان‌هایی که در شناسایی مشکل سرآمد هستند به مزیت رقابتی دست می‌یابند و در ایجاد تغییرات معنادار و نوآوری پیشرو خواهند بود.
