افزایش بهره وری در سازمان چیزی فراتر از اضافه‌کردن ساعات کاری یا نصب یک نرم‌افزار جدید است. بلکه باید با راهکارهایی چون خودکارسازی کارهای تکراری، ارزیابی محیط کار، توسعه فرهنگ یادگیری، تعیین انتظارات، داشتن برنامه کاری انعطاف پذیر و استفاده از فناوری های نوین برای بهره وری بیشتر تلاش نمایید. در این مقاله، ابتدا مفهوم بهره‌وری سازمانی را باز می‌کنیم، سپس راهکارهای اثبات‌شده و فناوری‌هایی را که می‌توانند شما را به سطح جدیدی از بهره‌وری برسانند، معرفی می‌کنیم. همچنین در پایان درباره چالش‌هایی که سر راه بهره‌وری قرار دارند، صحبت خواهیم کرد. تا انتها با ما همراه باشید.
تعریف بهره‌وری سازمانی و ابعاد آن
آیا احساس می‌کنید با اینکه نیروهای خوبی دارید و کار را پیش می‌برید، باز هم بازدهی سازمانتان پایین‌تر از حد انتظار است؟ شاید جلسات زیادی برگزار می‌شود؛ اما تصمیمات کلیدی یا دیر گرفته می‌شوند یا به خطا می‌روند. اگر چنین دغدغه‌هایی دارید، شما تنها نیستید.
بهره‌وری سازمانی مفهومی چندوجهی است که به کارآمدی و اثربخشی سازمان در تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌ها اشاره دارد. بهره‌وری تنها بهمعنای میزان کاری که انجام می‌شود، نیست، بلکه ارزیابی نحوه استفاده مؤثر از منابع انسانی، مالی یا مادی برای دستیابی به اهداف مطلوب است.
یک سازمان بهره‌ور نه‌تنها به اهداف خود می‌رسد، بلکه این کار را طوری انجام می‌دهد که بیشترین بهره را از منابع ببرد و درعین‌حال کمترین اتلاف را داشته باشد. فرض کنید دو شرکت فعال در حوزه خدمات پشتیبانی نرم‌افزار هستند. هر دو، ۱۰ کارمند دارند، خدمات مشابهی ارائه می‌دهند و حتی تعداد مشتریانشان هم تقریباً برابر است؛ اما در شرکت اول، کارمندان روزانه ساعت‌ها صرف بررسی دستی تیکت‌ها، گزارش‌گیری از اکسل و هماهنگی با تیم فنی می‌کنند. بارها یک درخواست مشتری چند بار منتقل می‌شود یا بین تیم‌ها گم می‌شود. نتیجۀ این فرایند، حجم زیاد کار، رضایت پایین مشتری و خستگی نیروها است.
در شرکت دوم، همان ۱۰ نفر با استفاده از یک سیستم هوش تجاری، همه اطلاعات مشتری، سوابق درخواست‌ها و وضعیت پاسخ‌دهی را در یک داشبورد واحد می‌بینند. اولویت‌بندی‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود و هشدارهای تأخیر یا خطا در لحظه ارسال می‌شوند؛ درنتیجه، مشتری سریع‌تر پاسخ می‌گیرد، نیروی انسانی زمان آزاد بیشتری برای حل مسائل واقعی دارد و مدیریت سازمان هم دقیق‌تر می‌داند چه کاری، توسط چه کسی و با چه کیفیتی انجام شده است.
در اصل، بهره‌وری سازمانی بهمعنای خلق ارزش است. این ارزش می‌تواند به‌شکل افزایش درآمد، رضایت بیشتر مشتری یا بهبود روحیه کارکنان نمود پیدا کند.
اهمیت بهره وری در سازمان‌ها در ارتباط بین عناصر هم نمود پیدا می‌کند؛ برای مثال، نیروی کاری بهره‌ور معمولاً به ارائه خدمات بهتر منجر می‌شود و این خود می‌تواند وفاداری مشتری را افزایش بدهد و فروش را بالا ببرد.
بیشتر بخوانید: مزایای سیستم سازی در سازمان | 9 مزیت که مدیران باید بدانند
راهکارهای عملی برای افزایش بهره وری در سازمان
بیایید به‌جای کلی‌گویی، سراغ چند راهکار عملی برویم که در پروژه‌های واقعی هم جواب داده‌اند. راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان عبارت‌اند از:
کارهای تکراری را خودکارسازی کنید
یک آمار نگران‌کننده نشان می‌دهد که با وجود پیشرفت‌های فناوری، بیش‌از ۴۰٪ از کارکنان هنوز حداقل یک‌چهارم هفته کاری خود را صرف انجام کارهای تکراری می‌کنند؛ درحالی‌که خودکارسازی این وظایف می‌تواند سطح تولید را به‌شکل چشم‌گیری افزایش بدهد. ابزارهای مدیریت پروژه و اتوماسیون گردش کار نمونه‌هایی از این فناوری‌ها هستند. اگر به‌دنبال افزایش بهره وری در سازمان خود هستید از اینجا شروع کنید. ابزارهایی را انتخاب کنید که بتوانند کارهای روتین را به‌صورت خودکار انجام بدهند تا زمان بیشتری برای کارهای مهم‌تر آزاد شود.
محیط کار خود را ارزیابی کنید
آیا می‌دانستید ۷۳٪ از کارکنان معتقدند فرهنگ سازمانی بر کیفیت کارشان تأثیر دارد؟ بنابراین ایجاد محیط کاری مناسب می‌تواند به‌طور مؤثری بهره‌وری را افزایش بدهد. برای تیم‌های دورکار، تأمین تجهیزات و فناوری مناسب اهمیت دارد. برای کارکنان حضوری یا ترکیبی، ایجاد برنامه‌های کاری منعطف که با سبک کاری آن‌ها هماهنگ باشد، مفید است. بهترین محیط کاری برای هر سازمان متفاوت است؛ پس‌از تیم‌های خود بپرسید چه چیزی آن‌ها را بیشتر پشتیبانی می‌کند.
برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر داشته باشید
اگر هنوز در مورد کار منعطف تردید دارید، این را درنظر بگیرید که بیش‌از ۶۰٪ از کارکنان می‌گویند داشتن انعطاف در زمان و نحوه کار، حس توانمندی بیشتری به آن‌ها می‌دهد. لازم نیست به دورکاری یا مدل‌های ترکیبی محدود شوید. هفته کاری چهارروزه، ساعات کاری شناور یا مدل کار بر پایه نتیجه هم گزینه‌های مؤثری هستند.
فرهنگ یادگیری و توسعه ایجاد کنید
توسعه حرفه‌ای کارکنان را دست‌کم نگیرید. ۹۴٪ از کارکنان اعلام کرده‌اند که اگر سازمانشان روی یادگیری سرمایه‌گذاری کند، مدت‌زمان بیشتری در آنجا می‌مانند. علاوه‌بر حفظ نیروها، آموزش و ارتقاء مهارت کارکنان باعث می‌شود افراد آماده پذیرش مسئولیت‌های بیشتر شوند و ایده‌های نوآورانه‌ای برای کسب‌وکار پیشنهاد بدهند. جایگزینی یک نیروی کار تا دو برابر حقوق سالانه‌اش هزینه دارد؛ پس بهتر است روی آموزش فعلی‌ها تمرکز کنید.
انتظارات مشخص تعیین کنید
برای افزایش بهره وری در سازمان، تعیین انتظارات شفاف ضروری است. بدون اهداف واضح، تیم‌ها فقط حدس می‌زنند سازمان چه می‌خواهد. همچنین انگیزه‌ای برای رعایت زمان‌بندی یا دستیابی به مهلت‌ها نخواهند داشت. اهداف بهره‌وری خود را واضح و مکرر بیان کنید؛ مثلاً اگر می‌خواهید زمان جلسات کاهش بیاید، مشخص کنید حداکثر چند ساعت جلسه در هفته قابل‌قبول است. هرچه دقیق‌تر، بهتر.
فناوری‌های مورد استفاده را ارزیابی کنید
چند نرم‌افزار در سازمان شما فعال است؟ در بسیاری از سازمان‌ها، این عدد به ۳۰۰ اپلیکیشن می‌رسد؛ اما نرم‌افزار بیشتر همیشه بهمعنای بهره‌وری بیشتر نیست و گاهی اوقات، باعث پیچیدگی بیشتر می‌شود؛ مثلاً ۷۷٪ از کارکنان گفته‌اند برخی ابزارهای هوش مصنوعی نه‌تنها مفید نبوده‌اند، بلکه بار کاری‌شان را هم افزایش داده‌اند. فقط برای ابزارهایی هزینه کنید که واقعاً مفید هستند. بهترین راه‌حل این است که یک برنامه مدیریت هزینه SaaS داشته باشید تا مطمئن شوید هر ابزار ارزش سرمایه‌گذاری دارد.
بیشتر بخوانید: افزایش کارایی در سازمان
نقش فناوری در بهبود بهره‌وری سازمانی
در یک سازمان متوسط با ۵۰ تا ۱۰۰ نیرو از ورود و خروج کارکنان و فاکتورها گرفته تا عملکرد فروش، رضایت مشتری و غیره، روزانه هزاران نقطه داده تولید می‌شود. اگر این داده‌ها فقط روی سرور بمانند یا به‌صورت دستی استخراج شوند، نه‌تنها فایده‌ای ندارند، بلکه وقت ارزشمند مدیران را هم تلف می‌کنند.
فناوری یکی از مهم‌ترین عوامل در افزایش بهره‌وری سازمانی است. ابزارهای هوش تجاری (BI) می‌توانند داده‌های پیچیده را به بینش‌های ساده و قابل‌فهم تبدیل کنند. در این میان، محصول آگاه از شرکت رسا، یک داشبورد هوش تجاری مبتنی بر هوش مصنوعی است که به‌طور خاص برای سازمان‌های ایرانی طراحی شده است.
تصور کنید مدیری هستید که هر روز با انبوهی از گزارش‌های پراکنده مواجه است. چند ساعت طول می‌کشد تا یک تصمیم ساده بگیرید؟ آگاه این مشکل را حل می‌کند. این محصول با ویژگی‌های زیر بهره‌وری سازمان شما را متحول می‌کند:
- دستیار هوش مصنوعی: با زبان طبیعی از داده‌هایتان سؤال کنید و پاسخ‌های دقیق دریافت کنید؛
- یکپارچگی با سامانه‌های سازمانی: آگاه داده‌ها را از منابع مختلف (مانند ERP، CRM و پایگاه‌های داده) تجمیع می‌کند و داشبوردهای بصری در اختیارتان قرار می‌دهد؛
- سادگی برای همه: حتی مدیران بدون دانش فنی می‌توانند با چند کلیک تحلیل‌های چندبعدی انجام بدهند؛
- بومی‌سازی و پشتیبانی: آگاه با نیازهای سازمان‌های ایرانی سازگار است و خدمات پشتیبانی 24/7 ارائه می‌دهد.
در جدول زیر می‌‌توانید دلایل این را که چرا «آگاه» برای افزایش بهره‌وری یک انتخاب هوشمند است در یک نگاه مشاهده کنید:
| ویژگی | مزیت بهره‌وری |
|---|---|
| تجمیع داده‌ها از منابع مختلف | صرفه‌جویی در زمان جمع‌آوری |
| تحلیل با زبان طبیعی | کاهش نیاز به دانش فنی |
| پیش‌بینی روندها و ناهنجاری‌ها | پیشگیری از خطا و هزینه‌های آتی |
| خلاصه‌سازی گزارش‌ها برای مدیران | تصمیم‌گیری سریع‌تر و بهتر |
| استفاده در موبایل و محیط‌های مختلف | دسترسی آنی و چابک |
چالش‌ها و موانع بهره‌وری در سازمان‌ها
حتی بهترین ابزارها هم وقتی در بستر مناسب استفاده نشوند، نتیجه نمی‌دهند. تجربه ما نشان داده است که موانع اصلی افزایش بهره‌وری این‌ها هستند:
- مقاومت در برابر تغییر: کارمندان و حتی مدیران می‌گویند: «الان که وضع بد نیست، چرا تغییر؟»؛ اما واقعیت این است که ایستادن، عقب‌رفتن است؛
- یکپارچه‌نبودن اطلاعات: وقتی داده‌ها در سیستم‌های مختلف پخش‌اند (از HR تا مالی)، تصمیم‌ها ناقص یا متناقض می‌شوند. اینجاست که اهمیت ابزارهایی مثل آگاه که با همه سیستم‌های شما یکپارچه می‌شوند، چند برابر می‌شود؛
- نگاه اشتباه به ابزارهای BI: بعضی مدیران هنوز فکر می‌کنند BI فقط نمودارهای رنگی است؛ درحالی‌که اگر BI درست طراحی شده باشد، منجر به‌صرفه‌جویی مستقیم، بهبود تصمیم و حذف خطا می‌شود.
سخن پایانی
افزایش بهره وری در سازمان یعنی هوشمند کارکردن؛ نه سخت‌تر کارکردن. این مسیر از اصلاح فرایندها و آموزش تا بهره‌برداری از فناوری‌های نوینی مثل هوش تجاری می‌گذرد. اگر آماده‌اید تا یک گام جدی برای آینده سازمانتان بردارید، همین امروز با ما در رسا تماس بگیرید. یک جلسه مشاوره رایگان می‌تواند آغاز جهشی در بهره‌وری شما باشد.
