دانش با ارزش‌ترین دارایی هر سازمان است که مدیریت آن می‌تواند بسیار دشوار باشد. مدیریت دانش، به‌عنوان مدلی شامل مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارهاست که به فرایندهای مدیریتی و زیرساخت‌های فیزیکی و دیجیتال می‌پردازد و فرایندهای انسانی مرتبط با ایجاد، اشتراک‌گذاری و انتشار دانش فردی و جمعی را تسهیل و حمایت می‌کند. امروزه، اهمیت مدیریت دانش برای سازمان‌ها به‌خوبی درک شده است. برای هدایت کسب‌وکار در مسیر نوآوری و دستیابی به مزیت‌های رقابتی، لازم است مدیریت دانش در استراتژی کلی سازمان گنجانده شود.
در این مقاله ضمن تعریف مفهوم مدیریت دانش، دربارۀ تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی، رابطه بین مدیریت دانش و بهبود عملکرد سازمانی و چالش‌های آن صحبت خواهیم کرد. اگر دربارۀ مباحث مرتبط با سازمان و مدیریت کنجکاو هستید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
مدیریت دانش چیست؟
پیش‌از آنکه دربارۀ تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی صحبت کنیم، لازم است به این پرسش پاسخ بدهیم که مدیریت دانش چیست؟ مدیریت دانش (KM) فرایند شناسایی، سازماندهی، ذخیره و انتشار اطلاعات در یک سازمان است. اگر دانش به‌راحتی در دسترس نباشد، می‌تواند برای یک کسب‌وکار هزینه‌های زیادی به‌همراه داشته باشد؛ زیرا به‌جای انجام وظایف نتیجه‌محور، زمان زیادی صرف جست‌وجوی اطلاعات مرتبط می‌شود.
یک سیستم مدیریت دانش (KMS)، دانش جمعی سازمان را مهار می‌کند و به بهبود کارایی عملیاتی منجر می‌شود. این سیستم‌ها معمولاً با استفاده از یک پایگاه دانش پشتیبانی می‌شوند و برای مدیریت دانش موفق حیاتی هستند؛ زیرا مکانی متمرکز برای ذخیره اطلاعات و دسترسی آسان به آن‌ها فراهم می‌کنند.
شرکت‌هایی که استراتژی مدیریت دانش را به کار می‌گیرند، سریع‌تر به نتایج تجاری مطلوب دست می‌یابند. این استراتژی با افزایش یادگیری سازمانی و تقویت همکاری بین اعضای تیم، تصمیم‌گیری سریع‌تر را در سراسر کسب‌وکار تسهیل می‌کند. همچنین، فرایندهای سازمانی مانند آموزش و جذب کارکنان را ساده‌تر می‌کند و به افزایش رضایت و حفظ کارکنان می‌انجامد.
تأثیرات مدیریت دانش بر عملکرد سازمان
احتمالاً دربارۀ تأثیرات مدیریت دانش بر عملکرد سازمان کنجکاو هستید.
مدیریت دانش به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم، جنبه‌های مختلف عملکرد سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. به‌طورکلی، شیوه‌های مدیریت دانش از طریق افزایش آگاهی کارکنان، بهبود تصمیم‌گیری‌ها، ارتقاء کیفیت خدمات مشتری، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش رقابت‌پذیری سازمان بر عملکرد کلی آن تأثیرگذار هستند. این امر عمدتاً به‌این‌دلیل است که با مدیریت دانش، اطلاعات حیاتی برای دستیابی به مأموریت سازمان به‌شکلی آگاهانه‌تر در دسترس قرار می‌گیرد.
رابطه بین مدیریت دانش و بهبود عملکرد سازمانی
رابطه بین مدیریت دانش و بهبود عملکرد سازمانی بسیار قوی و مستقیم است. مدیریت دانش به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اطلاعات حیاتی موجود در اختیار افراد یا تیم‌ها را در همۀ بخش‌های کسب‌وکار گسترش بدهند. این امر نه‌تنها سطح تخصص را افزایش می‌دهد، بلکه منجر به بهبود چشمگیر کارایی در کل سازمان می‌شود. در واقع در هر سازمانی، اشتراک‌گذاری غنی، عمیق و آزادانه اطلاعات از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است و دقیقاً همین انتقال گسترده اطلاعات به همۀ کارکنانِ دانش‌ور، وظیفه‌ای است که مدیریت دانش برعهده دارد. ممکن است این پرسش در ذهن شما ایجاد شده باشد که تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی به چه شکل است؟
حجم عظیمی از داده‌ها از سیستم‌های مدیریتی، تجهیزات، کارکنان، محصولات، ارتباطات سازمانی و سایر منابع تولید و بازیابی می‌شود. ازآنجاکه این داده‌ها یک دارایی با ارزش فزاینده محسوب می‌شوند، داشتن فرایندها و ابزارهایی برای استخراج، پردازش و تحلیل آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است.
زمانی که تعداد زیادی از افراد در تبادل اطلاعات همکاری می‌کنند، یک گروه به‌طورکلی به نتایج بهتری دست پیدا می‌کند. این امر به‌این‌دلیل است که مدیریت دانش، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیمات کارآمدتری بگیرند، فرهنگ سازمانی مبتنی بر یادگیری را ترویج می‌دهد و بهبود مستمر در یکپارچگی داده‌ها و کیفیت محصول را هدایت و تسهیل می‌کند که در نهایت به افزایش رضایت مشتریان منجر می‌شود.
چالش‌های تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی
اگر‌چه مدیریت دانش در سازمان‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ اجرای آن در سازمان‌ها با چالش‌های گوناگونی روبه‌رو می‌شود. مهم‌ترین چالش‌های تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی عبارت‌اند از:
فناوری قدیمی
احتمالاً کارمندان شما سیستم‌ها و روش‌های خاص خود را برای یافتن دانش در سازمان دارند. متأسفانه، این راه‌حل‌ها می‌توانند برای یک سیستم مدیریت دانش مدرن بسیار قدیمی و نامناسب باشند. وقتی کارمندان با سیستم‌های قدیمی دست‌وپنجه نرم می‌کنند، این امر اشتراک‌گذاری موفق دانش را تقریباً غیرممکن می‌کند. این فناوری برای یک سازمان چابک و مدرن که برای حفظ رقابت نیاز به دسترسی سریع به دانش دارد، مناسب نیست.
کمبود کارمند
گاهی اوقات یک سازمان از کمبود مشارکت کارکنان در تلاش‌های اشتراک‌گذاری دانش خود رنج می‌برد. اگر کارمندان برای مستندسازی دانش خود وقت نگذارند، هرگونه ابتکار مدیریت دانش با شکست مواجه خواهد شد. وقتی کارمندان درگیر وظایف دیگری هستند، اهمیت سرمایه‌گذاری در دانش برای آینده را درک نمی‌کنند. بسیاری از تیم‌ها با کارمندانی مواجه هستند که اشتراک‌گذاری دانش را در اولویت قرار نمی‌دهند؛ زیرا این کار در فرهنگ سازمانی نهادینه نشده یا با پاداش تشویق نشده است. سیستمی برای رسمی‌سازی ایجاد و توزیع دانش وجود ندارد؛ بنابراین کارمندان همه چیز را در ذهن خود نگه می‌دارند و وقتی از آن‌ها سؤال می‌شود، وحشت می‌کنند.
کمبود وقت
طبیعتاً، راه‌اندازی یک سیستم مدیریت دانش مستلزم این است که کارکنان شما زمان خود را از کارهای پرمشغله‌شان به ذخیره‌سازی دانش برای استفاده‌های بعدی اختصاص بدهند؛ اما وقتی مهلت تحویل یک پروژه نزدیک است، هیچ کارمندی وقت خود را صرف مستندسازی دانش نمی‌کند؛ زیرا به‌سادگی زمان کافی ندارد. در چنین شرایطی، وظایف دیگر مهم‌تر تلقی می‌شوند و درنتیجه، سیستم مدیریت دانش (KMS) به‌دلیل استفاده‌نکردن از کار می‌افتد.
نداشتن تعهد مدیریت
برای اجرایی‌شدن یک طرح مدیریت دانش، حمایت مدیریت ارشد ضروری است. متأسفانه، اغلب اوقات مدیریت در پذیرش فناوری‌های جدید کند عمل می‌کند و کارکنان نیز با مشاهده نبود الگوبرداری صحیح از همین رویه پیروی می‌کنند. اگر مدیران دانش را به اشتراک نگذارند، کارکنان نیز دانش خود را محرمانه نگه می‌دارند و تصور می‌کنند این کار درست است. رهبری ارشد مسئول نهادینه‌کردن فرهنگ اشتراک دانش است؛ اما ممکن است بر این باور باشند که دانش به نقش یا بخش خاص آن‌ها مربوط نمی‌شود.
مقاومت در برابر تغییر سازمانی
همان‌طور‌که پیش‌تر اشاره شد، کارکنان ممکن است از قبل تکنیک‌ها و سیستم‌های اشتراک دانش خاص خود را داشته باشند، هرچند این‌ها برای مدیریت دانش واقعی مناسب نباشند. متقاعد‌کردن کارکنان برای پذیرش روش‌های جدید می‌تواند دشوار باشد؛ زیرا در برابر تغییرات سازمانی مقاومت نشان می‌دهند و ممکن است پیش‌تر شاهد شکست طرح‌های مشابه بوده‌اند. اغلب به نظر می‌رسد که تلاش برای تغییر به شیوه‌ای جدید برای انجام کارها، دشوارتر از پایبندی به الگوهای رفتاری موجود است، هرچند که آن الگوها هم چالش‌برانگیز باشند. اگر کارکنان بر این باور باشند که روش فعلی‌شان کارآمد است در مورد ارزش سیستم مدیریت دانش جدید شما تردید خواهند کرد.
منبع اطلاعات غیرقابل‌اعتماد
شاید شما درحال‌حاضر یک سیستم مدیریت دانش داشته باشید؛ اما کارکنان آن را منبعی غیرقابل‌اعتماد برای اطلاعات بدانند. ممکن است این دانش نادرست یا قدیمی باشد که اغلب هنگام تصمیم‌گیری‌های حیاتی کسب‌وکار توسط کارکنان، بیشتر از اینکه مفید باشد، ضرر می‌رساند. اگر اطلاعات کاربردی نباشد، منجر به نپذیرفتن کامل سیستم مدیریت دانش خواهد شد. کارکنان به ساده‌ترین و مطمئن‌ترین مسیر برای کسب دانش روی می‌آورند که در این مورد، همان ذهن همکارانشان است. یک سیستم مدیریت دانش غیرقابل‌اعتماد، بدتر از نداشتن آن است.
اطلاعات غیرقابل‌دسترس
ممکن است اطلاعات موجود باشد؛ اما کارکنان در دسترسی به آن با مشکل مواجه شوند. این مشکل می‌تواند ناشی از ساختار نامناسب اطلاعات یا ضعف در عملکرد جست‌وجو باشد. واضح است که وقتی کارکنان نتوانند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، استفاده از سیستم مدیریت دانش شما را متوقف و به‌جای آن به همکاران خود مراجعه می‌کنند. این می‌تواند به‌ویژه هنگام استفاده از ابزارهایی مانند Google Drive مشکل‌ساز باشد؛ زیرا هرچه اسناد بیشتری داشته باشید، جست‌وجو و فیلتر‌کردن نتایج دشوارتر می‌شود. وقتی سیستمی با قابلیت جست‌وجوی هوشمند ندارید، دانش شما غیرقابل‌دسترس خواهد شد.
سخن پایانی
تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی موضوعی بسیار مهم است که نباید مورد غفلت قرار بگیرد. مدیریت دانش شامل جمع‌آوری، سازماندهی، اشتراک‌گذاری و تحلیل سیستماتیک دانش یک سازمان به‌منظور افزایش عملکرد و نوآوری است. این اقدامات می‌تواند به افزایش آگاهی کارکنان، بهبود تصمیم‌گیری‌ها، ارتقاء کیفیت خدمات مشتری، کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش رقابت‌پذیری سازمان‌ها کمک کند. رایج‌ترین چالش‌های بهره‌گیری از مزایای مدیریت دانش در سازمان‌ها عبارت‌اند از: فناوری‌های قدیمی، مقاومت در برابر تغییرات سازمانی و اطلاعات غیرقابل‌دسترس.
