سیستم سازی مدیریت فرایندی است که طی آن با ایجاد و اجرای سیستم‌ها و فرایندها، عملیات سازمان ساده‌تر، کارایی بهبود یافته و رشد پایدار محقق می‌شود. به عبارت دیگر، سیستم‌سازی به‌‌معنای سازماندهی هدفمند و منطقی هر چیز است. در بستر یک سازمان، این مفهوم به سازماندهی عملیات تجاری از برنامه‌ریزی بلندمدت تا امور روزمره، به‌شکلی کارآمد، عملیاتی و مولد اشاره دارد.
در این مقاله دربارۀ سیستم سازی در مدیریت، اهمیت، مراحل، مزایا و ابزارهای آن صحبت خواهیم کرد. اگر به مباحث مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مندید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
سیستم سازی مدیریت چیست و چرا اهمیت دارد؟
همه مدیران باید بدانند که سیستم سازی مدیریت چیست و چرا اهمیت دارد. سیستم‌سازی فرایند ایجاد رویه‌های استاندارد و مستند برای هر عملکرد اصلی در سازمان‌هاست. این فرایند به‌‌معنی تبدیل دانش موجود در ذهن کارکنان به فرایندهای قابل‌دسترس و تکرارپذیری است که هر کسی می‌تواند از آن پیروی کند.
تعریف و سیستم‌سازی فرایندهای کسبوکار بسیار مهم است؛ زیرا گام‌های سازگار و تکرارپذیری ایجاد می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در زمان و تقویت رشد می‌شود. ممکن است به‌عنوان یک مدیر یا مالک یک کسبوکار کنجکاو باشید بدانید که چرا باید در سازمان سیستم‌سازی انجام داد. در پاسخ به این پرسش می‌توان به‌دلایل زیر اشاره کرد:
- جلوگیری از واکنش‌گرایی: بدون فرایندهای مناسب، کسب‌وکارها به‌جای پیشگیری از مشکلات، دائماً در حالت واکنشی قرار گرفته و زمان و انرژی خود را صرف حل آن‌ها می‌کنند.
- تجربه مشتری یکپارچه: با پیروی تیم از گردش‌کارهای منسجم و ساختارمند، مشتریان در هر نقطه تماس، تجربه‌ای یکپارچه دریافت می‌کنند. فرایندهای سیستمی تضمین می‌کنند که هر تعامل با مشتری، صرف‌نظر از اینکه کدام یک از اعضای تیم آن را مدیریت می‌کند، مطابق با استانداردهای کیفیت سازمان باشد.
- تمرکز بر رشد: ایجاد سیستم‌ها تنها به کارایی محدود نمی‌شود، بلکه زمان را برای انجام کارهای با ارزشی که باعث رشد می‌شوند، آزاد می‌کند. وقتی عملیات روتین بدون نیاز به توجه مداوم شما به‌راحتی انجام می‌شود، می‌توانید روی ابتکارات استراتژیک، گسترش بازار و نوآوری تمرکز کنید.
بیشتر بخوانید: تفکر سیستمی در سازمان | اصول، مزایا و پیاده سازی در سازمان
مراحل سیستم سازی مدیریت
مراحل سیستم سازی مدیریت در سازمان به‌شرح زیر است:
مرحله اول: فرایندهای اصلی کسبوکار را شناسایی کنید
در مرحله اول سیستم‌سازی لازم است تمام فرایندهای (فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی مشتری و غیره) را فهرست کنید. روی وظایفی تمرکز کنید که تکراری هستند و بر کارایی تأثیر می‌گذارند.
مرحله دوم: فرایندهای خود را مستند کنید
مستندسازی فرایند، عمل ثبت هر یک از مراحل یک فرایند کسبوکار است. به‌عنوان‌مثال، مستندسازی ممکن است توضیح بدهد که چگونه و چه زمانی یک تیکت خدمات مشتری را ارجاع بدهید یا چگونه محتوا بررسی، تأیید و منتشر می‌شود.
مستندسازی و نگهداری مداوم فرایند، مدیران را قادر می‌سازد تا کارمندان را آموزش بدهند و به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به عملیات سازگار، کارآمد و تکرارپذیر دست یابند. از رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) و چک لیست‌ها برای ترسیم دستورالعمل‌های گام‌به‌گام استفاده کنید.
مرحله سوم: در صورت امکان خودکارسازی کنید
اتوماسیون به‌‌معنای استفاده از ماشین‌آلات یا فناوری برای انجام وظایف با حداقل دخالت انسانی است. هدف این رویکرد، ساده‌سازی فرایندها، افزایش کارایی و کاهش خطاهای انسانی است. برای تحقق این امر، می‌توان کارهای دستی را با استفاده از ابزارهای اتوماسیون مانند نرم‌افزارهای حسابداری و CRM به حداقل رساند.
مرحله چهارم: نقش‌ها و مسئولیت‌های واضح را تعیین کنید
برای اطمینان از پاسخگویی در تمام نقش‌ها از چارچوب RACI (مسئول، پاسخگو، مشاور، آگاه) استفاده کنید. ماتریس یا نمودار RACI، نقش افراد یا گروه‌ها را در موفقیت پروژه مشخص می‌کند. ماتریس‌های دقیق RACI به تضمین موفقیت پروژه پیش‌از شروع کمک می‌کنند.
- مسئول (Responsible): اعضای تیمی هستند که مستقیماً در انجام پروژه مشارکت دارند.
- پاسخگو (Accountable): مسئولیت رعایت مهلت‌ها و در نهایت، تکمیل پروژه را برعهده دارند. این گروه معمولاً در دسته افراد آگاه نیز قرار می‌گیرند.
- مشاور (Consulted): نظراتشان بسیار مهم است و بازخورد آن‌ها باید در هر مرحله از کار لحاظ شود. این افراد راهنمایی‌هایی می‌دهند که اغلب پیش‌نیاز سایر وظایف پروژه است (مانند طرح راهنمایی‌های حقوقی).
- آگاه (Informed): کسانی هستند که باید در طول پروژه از تمام به‌روزرسانی‌ها مطلع باشند؛ اما نیازی به مشورت با آن‌ها یا مشارکتشان در تصمیم‌گیری نیست.
مرحله پنجم: تیم خود را آموزش بدهید
از طریق آموزش‌های ویدیویی و کتابچه‌های راهنما به کارکنان آموزش بدهید.
مرحله ششم: نظارت، بهینه‌سازی و بهبود مداوم
سیستم‌سازی یک راه‌حل یک‌باره نیست، بلکه نیاز به اصلاح مداوم دارد. بازخوردها را جمع‌آوری کنید، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را پیگیری کنید و فرایندها را در صورت نیاز به‌روزرسانی کنید.
مرحله هفتم: از یک سیستم متمرکز استفاده کنید
برای دسترسی آسان و ادغام یکپارچه، تمام فرایندها، اسناد و ابزارها را در یک منبع واحد نگهداری کنید.
مزایای سیستم سازی مدیریت
ممکن است دربارۀ مزایای سیستم سازی مدیریت کنجکاو باشید. مهم‌ترین مزایای سیستم‌سازی در مدیریت عبارت‌اند از:
- افزایش کارایی: با مستندسازی رویه‌ها، گام‌های غیرضروری شناسایی و حذف می‌شوند. این کار به بهبود فرایند، کاهش هزینه‌ها و آزادسازی زمان برای رشد کسبوکار منجر می‌شود. فرایندهای سیستماتیک باعث انجام سریع‌تر و کارآمدتر وظایف و درنتیجه افزایش بهره‌وری تیم‌ها (مانند فروش و بازاریابی) می‌شوند.
- بهبود تصمیم‌گیری: دسترسی به داده‌های بلادرنگ و تجزیه‌وتحلیل دقیق، تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد استراتژی‌های سازمان را تسهیل می‌کند.
- بهبود تجربه مشتری: اتوماسیون و بهینه‌سازی فرایند، خدمات سریع‌تر و مؤثرتری را به مشتریان ارائه می‌دهد که به افزایش رضایت و وفاداری آن‌ها منجر می‌شود.
- بهبود عملکرد: کسب‌وکارهایی که رویه‌های مشخصی ندارند، اغلب شاهد انجام وظایف به روش‌های مختلف توسط کارکنان هستند که منجر به ناکارآمدی می‌شود. ثبت بهترین روش انجام کار، کارایی کارکنان را بهبود می‌بخشد و عملکرد کلی را ارتقا می‌دهد.
- کاهش خطاها: استانداردسازی فرایند، احتمال خطای انسانی را کاهش و کیفیت اطلاعات و کارایی عملیات را افزایش می‌دهد.
- بهبود ارتباطات: نبود رویه‌های مستند می‌تواند به سوءتفاهم‌های داخلی و خارجی منجر شود. وجود رویه‌های مکتوب و واضح، ابهامات را کاهش می‌دهد و ارتباطات را بهبود می‌بخشد.
- افزایش سودآوری: سیستماتیک‌سازی با کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش فروش به سودآوری بیشتر کسبوکار کمک می‌کند.
- رعایت ضرب‌الاجل‌ها: داشتن یک برنامه منظم و مستند از انباشته‌شدن وظایف و ایجاد تنگنا جلوگیری می‌کند. این امر تضمین می‌کند که وظایف روزانه به‌موقع انجام شوند و سایر کارهای ضروری متوقف نشوند.
بیشتر بخوانید: مزایای سیستم سازی در سازمان | 9 مزیت که مدیران باید بدانند
ابزارهای سیستم سازی مدیریت
امروزه تکنولوژی برای ادارۀ کارآمد سازمان به کمک مدیران آمده است و سیستم‌سازی را برای آن‌ها تسهیل می‌کند. در این بخش از مقاله به معرفی ابزارهای سیستم سازی مدیریت می‌پردازیم. برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به مقاله مرتبط با این موضوع در وبلاگ رسا مراجعه کنید.
- ابزارهای نظارتی: برای مدیریت سیستم ضروری هستند؛ زیرا امکان مشاهده وضعیت، عملکرد و سلامت سیستم‌های فناوری اطلاعات را در لحظه فراهم می‌کنند.
- ابزارهای اتوماسیون: این ابزارها برای مدیریت سیستم اهمیت دارند؛ زیرا وظایف تکراری، روتین یا پیچیده مانند تهیه، پیکربندی، استقرار، پشتیبان‌گیری، بازیابی و مقیاس‌بندی را خودکار می‌کنند.
- ابزارهای عیب‌یابی: ابزارهای عیب‌یابی برای مدیریت سیستم لازمند؛ زیرا در تشخیص و حل مشکلات، خطاها یا خرابی‌ها در سیستم‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کنند.
- ابزارهای امنیتی: ابزارهای امنیتی برای مدیریت سیستم بسیار مهم هستند؛ زیرا به محافظت از سیستم‌های فناوری اطلاعات در برابر حملات مخرب، دسترسی غیرمجاز، نقض داده‌ها و سایر تهدیدات کمک می‌کنند.
- ابزارهای همکاری: ابزارهای همکاری نیز برای مدیریت سیستم مفید هستند؛ زیرا به برقراری ارتباط، هماهنگی و همکاری با سایر مدیران سیستم، توسعه‌دهندگان و ذینفعان کمک می‌کنند.
سخن پایانی
منظور از سیستم سازی مدیریت، تدوین فرایندهای کارآمد در سازمان برای انجام وظایف گوناگون در بخش‌های مختلف سازمان است. سیستم‌سازی در سازمان‌ها مزایای گوناگونی دارد؛ از‌جمله افزایش کارایی، بهبود عملکرد، افزایش سودآوری و بهبود ارتباطات.
فرایند سیستم‌سازی در سازمان را می‌توان در قالب هفت مرحله شناسایی فرایندهای اصلی کسبوکار، مستندسازی فرایندها، خودکارسازی فرایندها، تعیین واضح نقش‌ها و مسئولیت‌ها، آموزش کارکنان و تیم‌ها، نظارت، بهینه‌سازی و بهبود مداوم و استفاده از یک سیستم متمرکز خلاصه کرد. امروزه و به مدد پیشرفت تکنولوژی، ابزارهای گوناگونی وجود دارند که می‌توان برای سیستم‌سازی در سازمان از آن‌ها کمک گرفت.
