کاهش هزینهها در سازمان، به‌‌معنای حذف مخارج غیرضروری برای افزایش سود خالص سازمان است. کاهش مؤثر هزینهها یک اقدام مقطعی نیست، بلکه یک فرایند پویا و مداوم است که باید با تأمل و در‌نظر‌گرفتن شرایط سازمان انجام شود؛ چرا‌که سازمان‌ها پویا هستند و کاهش هزینهها نیز باید همگام با تغییرات سازمان‌ها انجام شود؛ اما این کار آن‌قدرها هم که در نگاه اول به‌نظر می‌رسد ساده نیست. کاهش جدی هزینهها نیازمند تفکر جدی و رویکردی سازمان‌یافته است تا بتوانید بدون تأثیر بر کیفیت خدمات و محصولات سازمان، هزینه‌های غیرضروری را کاهش بدهید. در این مقاله به بررسی بهترین شیوه‌های کاهش هزینه در سازمان می‌پردازیم و چالش‌های روند کاهش هزینه در سازمان را نیز بررسی خواهیم کرد.
روش‌های نوین کاهش هزینهها در سازمان‌ها
روش‌های نوین کاهش هزینهها در سازمان‌ها را می‌توان به‌شرح زیر دانست:
هزینه‌های تأمین را کاهش بدهید
برای خرید مواد اولیه، لوازم مصرفی یا تجهیزات مورد استفادۀ خود قیمت تأمین‌کنندگان مختلف را با هم مقایسه کنید تا بتوانید بهای تمام شدۀ محصولات یا خدمات خود را کاهش بدهید.
هزینه‌های مالی را کاهش بدهید
به بیمه‌نامه‌ها و حساب‌های مالی خود نگاهی بیندازید تا ببینید از کجا می‌توانید شروع به کاهش هزینهها کنید. با مقایسه ارائه‌دهندگان بیمه برای رقابتی‌ترین نرخ در هزینه‌های بیمه صرفه‌جویی کنید. بیمه‌نامه‌ها را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که پوشش بیمه‌ای تکراری ندارید.
از محصولات فناوری محور استفاده کنید
یکی‌دیگر از راه‌های کاهش هزینهها در شرکت‌های مختلف، استفاده از محصولات فناوری محور است. اگر‌چه خرید این محصولات ممکن است در نگاه اول پر‌هزینه به‌نظر برسد، این محصولات در بلندمدت برای صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان‌ها بسیار مفید و مؤثر واقع می‌شوند. یکی از بهترین محصولات فناوری محور برای کاهش چشمگیر هزینه‌های سازمان‌ها، سیستم جامع برنامه‌ریزی منابع یا EBS رساست. این سیستم با یکچارچه‌سازی ساده و سریع سیستم‌ها دربلند‌مدت به کاهش هزینهها کمک می‌کند.
به روش‌های مدرن بازاریابی تکیه کنید
روش‌های نوین بازاریابی عمدتاً مؤثر‌تر و ارزان‌تر از روش‌های قدیمی هستند؛ بنابراین، توصیه می‌شود برای کاهش هزینه‌های بازاریابی، روش‌های قدیمی و گران‌قیمت را با شبکه‌سازی و تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی جایگزین کنید.
مدیریت زمان را در‌نظر بگیرید
با مشخص‌کردن دقیق شرح وظایف کارکنان می‌توانید دوباره کاری‌ها را حذف کرده و در زمان کارکنان خود صرفه‌جویی کنید. همچنین می‌توانید با داشتن یک دستور جلسه برای برجسته‌کردن آنچه شرکت‌کنندگان باید در مورد آن بحث کنند از برگزاری جلسات طولانی و غیرضروری خودداری کنید.
نیاز به مکان را در‌نظر بگیرید
اگر برای کسبوکار خود به مکان فیزیکی نیاز ندارید، آن را نخرید یا اجاره نکنید. کار‌کردن از خانه یا استفاده از محل کارهای اشتراکی را جایگزین کنید. این یک راه‌حل عالی برای کاهش هزینه‌های کسبوکار است. اجرای سیاست‌های کار از راه دور را در‌نظر‌بگیرید. کار از راه دور نیاز به فضاهای اداری بزرگ و هزینه‌های مرتبط مانند آب و برق و نگهداری را کاهش می‌دهد. با اتخاذ یک سیاست انعطاف‌پذیر کار از خانه، کسب‌وکارها می‌توانند در هزینه‌های اداری صرفه‌جویی کنند و درعین‌حال تعادل بهتری بین کار و زندگی برای کارمندان فراهم کنند.
کمتر سفر کنید
سفرهای غیرضروری فقط وقت شما را تلف می‌کنند و باعث افزایش هزینه‌های سازمان می‌شوند. با استفاده از برنامه‌های آنلاین که خدمات ویدیویی با کیفیتی ارائه می‌دهند، مانند اسکایپ یا زوم، می‌توانید هزینهها را کاهش بدهید.
وظایف تکراری را اتوماسیون کنید
خودکارسازی برای ساده‌سازی عملیات و کاهش حجم کار دستی حیاتی است. روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کنید که بتواند وظایف اداری مانند صدور فاکتور، حقوق و دستمزد و بازاریابی ایمیلی را خودکار کند تا هزینه‌های نیروی کار کاهش و بهره‌وری افزایش بیاید.
مصرف انرژی را کاهش بدهید
کاهش مصرف انرژی میتواند به‌طور قابل‌توجهی بر هزینه‌های کسبوکار شما تأثیر بگذارد. تغییرات ساده‌ای مانند استفاده از لامپ‌های کم‌مصرف، بهینه‌سازی سیستم‌های گرمایش و سرمایش و خاموش‌کردن تجهیزات در‌صورت استفاده‌نکردن میتواند به‌مرورزمان منجر‌به‌صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینهها شود.
موجودی‌ها را بهینه‌های کنید
با پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت موجودی کارآمد، کسب‌وکارها می‌توانند هزینه‌های مرتبط با موجودی اضافی، ذخیره‌سازی و ضایعات را کاهش بدهند. مدیریت موجودی به هنگام یکی از رویکردهای محبوب برای بهینه‌سازی سطح موجودی است.
بیشتر بخوانید: بهینه سازی کسب و کار | در 10 گام با 5 ابزار مدیریتی
چالش‌های کاهش هزینه در سازمان
اگر‌چه کاهش هزینهها در سازمان یک موضوع حیاتی برای بقا و رشد سازمان‌ها تلقی می‌شود؛ اما این موضوع اغلب با مقاومت‌ها و چالش‌هایی روبروست که مدیران باید بر آن‌ها غلبه کنند. مهم‌ترین چالش‌های کاهش هزینه در سازمان را می‌توانید در جدول زیر مشاهده کنید:
| چالش | تعریف |
| مقاومت کارکنان و مدیران میانی سازمان | از‌آن‌جایی‌که مدیران میانی و کارکنان به روال سابق سازمان عادت داشته‌اند، طبیعی است که در‌برابر تغییرات مقاومت کنند. تلاش برای کاهش هزینهها میتواند باعث ترس کارکنان از اخراج یا کاهش حقوق و مزایای خود شود. برای غلبه بر این چالش لازم است گفت‌وگوهای سازنده با مدیران میانی و کارکنان را در دستور‌کار خود قرار بدهید. |
| تأثیر بر کیفیت محصولات و خدمات | ممکن است در تلاش برای کاهش هزینه‌های تولید کالا یا ارائه خدمات با نوساناتی در کیفیت مواجه شوید. مهم است که مدیریت کاهش هزینه را به‌گونه‌ای انجام بدهید که بر کیفیت کالا و خدمات شما کمترین تأثیر منفی را داشته باشد. |
| نوآوری کمتر | در بسیاری از سازمان‌ها، یکی از اولین هزینه‌هایی که برای حذف‌شدن در‌نظر گرفته می‌شود، هزینۀ تحقیق و توسعه است. حذف این هزینه از بودجه سازمان باعث کاهش نوآوری در سازمان می‌شود که ممکن است باعث عقب ماندن از بازار و از‌دست‌دادن مشتریان در بلندمدت شود. |
| مشکل در شناسایی دقیق مناطق هدررفت | در سازمان‌هایی بزرگ که ساختاری پیچیده دارند، شناسایی اتلاف میتواند دشوار باشد. همچنین درصورتیکه سیستم‌های حسابداری و مالی دقیق و یکپارچه نباشند، شناسایی هزینه‌های زائد و غیرضروری امکان‌پذیر نیست. از‌سوی‌دیگر، برخی هزینه‌های پنهان نیز در سازمان‌ها وجود دارند که شناسایی آن‌ها کار راحتی نیست. |
| سرمایه‌گذاری اولیه در فناوری‌های جدید | اگر‌چه استفاده از فناوری‌های جدید میتواند برای کاهش هزینه‌های بلندمدت در سازمان‌ها مفید واقع شود در کوتاه‌مدت مستلزم سرمایه‌گذاری و صرف مبالغی برای خرید این سیستم‌هاست. علاوه‌بر‌این، ممکن است کارکنان به‌دلیل عادت داشتن به سیستم‌های قدیمی، در‌برابر استقرار فناوری‌های جدید از خود مقاومت نشان بدهند. |
| پیگیری نکردن و انجام ندادن ارزیابی | همان‌طور که گفتیم، کاهش هزینه یک عملیات مقطعی نیست، بلکه یک فرایند مداوم است که باید با دقت پیگیری و ارزیابی شود. عدم پیگیری و ارزیابی استراتژی‌های کاهش هزینه میتواند به شکست آن‌ها بینجامد. |
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی راهکارهای کاهش هزینهها در سازمان و چالش‌های اجرای این راهکارها پرداختیم. اگر‌چه مدیریت هزینه اقدامی نیست که به‌سادگی انجام شود، پرداختن به آن و تلاش برای اجرای صحیح و کارآمد روش‌های مدیریت هزینه یک ضرورت است. کاهش هزینه‌های غیرضروری با روش‌هایی همچون استفاده از فناوری‌های جدید و اتکا به روش‌های بازاریابی مدرن، میتواند باعث پیشرفت چشمگیر کسبوکار شما در بلندمدت شود. بالعکس، درصورتیکه نتوانید هزینه‌های سازمان را به‌درستی مدیریت کنید، باقی ماندن در فضای رقابتی امروز کسب‌وکارها برای شما دشوار خواهد شد. انتخاب هوشمندانه استراتژی‌های کاهش هزینه متناسب با وضعیت سازمان میتواند به شما کمک کند تا چالش‌های کمتری را بر سر راه اجرای آن‌ها تجربه کنید.
