برنامه ریزی استراتژیک سازمانی فرایندی است که از‌طریق آن رهبران سازمان، چشم‌انداز خود را برای رشد سازمانشان و چگونگی رسیدن به آن ترسیم می‌کنند. این فرایند به‌منظور اولویت‌بندی تلاش‌ها، تخصیص مؤثر منابع، همسو‌کردن سهامداران و کارکنان با اهداف سازمان و تضمین پشتیبانی این اهداف با داده‌ها و استدلال‌های صحیح به کار می‌رود.
در این مقاله، دربارۀ اهمیت برنامه ریزی استراتژیک در سازمان، فرایند، مراحل و مزایای آن صحبت خواهیم کرد. اگر به مباحث مرتبط با سازمان و مدیریت علاقه‌مند هستید از شما دعوت می‌کنیم تا در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
اهمیت برنامه ریزی استراتژیک سازمانی
برنامه ریزی استراتژیک سنگ بنای هر کسبوکار موفقی است. این فرایندی است که جهت حرکت سازمان را مشخص می‌کند، اهداف قابل‌اندازه‌گیری ترسیم می‌کند و می‌تواند عامل مهمی در موفقیت بلندمدت یک سازمان باشد.
برنامه ریزی استراتژیک یک فرایند سیستماتیک است که به سازمان کمک می‌کند تا اولویت‌ها را تعیین کند، انرژی و منابع را متمرکز کند، اطمینان حاصل کند که کارمندان و سایر ذینفعان در جهت اهداف مشترک تلاش می‌کنند و جهت سازمان را در پاسخ به یک محیط در حال تغییر ارزیابی و تنظیم کند.
دلایل اهمیت برنامه ریزی استراتژیک سازمانی را می‌توان در قالب موارد زیر خلاصه کرد:
- جهت: برنامه ریزی استراتژیک، حس جهت را فراهم و اهداف قابل‌اندازه‌گیری را ترسیم می‌کند. این ابزاری است که برای هدایت تصمیمات روزمره و همچنین برای ارزیابی پیشرفت و تغییر رویکردها هنگام حرکت به جلو مفید است.
- تمرکز بر آینده: برنامه ریزی استراتژیک به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تغییرات در محیط کسبوکار را پیش‌بینی کنند و به آن‌ها پاسخ بدهند. همچنین به پیش‌بینی فرصت‌ها و تهدیدهای بالقوه کمک می‌کند که برای بقا در دنیای پویای کسبوکار امروز بسیار مهم است.
- کارایی عملیاتی: برنامه ریزی استراتژیک مبنایی برای همه تصمیمات مدیریتی فراهم می‌کند و احتمال هدر رفتن منابع، اشتباهات و ناکارآمدی‌ها را کاهش می‌دهد.
- مزیت رقابتی: یک برنامه استراتژیک به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا آینده خود را پیش‌بینی کنند و بر‌اساس آن آماده شوند.
فرایند برنامه ریزی استراتژیک
فرایند برنامه ریزی استراتژیک سازمانی را می‌توان شامل 7 مرحله کلی زیر دانست:
- مشخص‌کردن چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان؛
- انجام بررسی محیطی؛
- مشخص‌کردن اولویت‌های استراتژیک سازمان؛
- تدوین اهداف و معیارها؛
- استخراج یک برنامه استراتژیک؛
- تدوین برنامه استراتژیک خود و ابلاغ آن؛
- اجرا، نظارت و اصلاح برنامه استراتژیک.
مراحل برنامه ریزی استراتژیک در سازمان
مراحل برنامه ریزی استراتژیک در سازمان به‌شرح زیر است:
شفاف‌سازی چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان
اولین گام در فرایند برنامه ریزی استراتژیک، درک عناصر اصلی یک سازمان است: چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌ها. شفاف‌سازی این موارد، برنامه استراتژیک سازمان را با تعریف آن از موفقیت همسو می‌کند. این موارد پایه و اساس بقیه فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک خواهند بود.
انجام یک بررسی محیطی
هنگامی که همه مدیران ارشد در‌مورد چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان به توافق رسیدند، زمان آن رسیده است که محیط داخلی و خارجی سازمان مورد بررسی قرار بگیرد. این بررسی شامل یک تحلیل SWOT بلندمدت است که نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای سازمان را ارزیابی می‌کند.
تعریف اولویت‌های استراتژیک
ماموریت، چشم‌انداز، ارزش‌ها و بررسی محیطی سازمان به‌عنوان دریچه‌ای برای شناسایی اولویت‌های برتر عمل می‌کند. محدود‌کردن اولویت‌ها تضمین می‌کند که سازمان منابع را به‌طور آگاهانه تخصیص می‌دهد.
تدوین اهداف و معیارها
در مرحله بعد، لازم است اهداف و معیارهایی برای انعکاس اولویت‌های استراتژیک سازمان تعیین شود. اهداف برنامه ریزی استراتژیک باید هدفمند، بلندمدت و قابل‌دستیابی باشند و اهداف سطح پایین‌تر به اهداف سطح بالاتر کمک کنند.
تدوین یک برنامه استراتژیک
مرحله بعدی فرایند برنامه ریزی استراتژیک به جزئیات «چگونگی» آن می‌پردازد – تدوین یک برنامه استراتژیک روشن و عملی برای پر‌کردن شکاف بین حال و آینده. برای انجام این کار، باید در مورد رویکردهای کوتاه‌مدت و بلندمدت برای دستیابی به اهدافی که برای سازمان تعیین شده‌اند، طوفان فکری برگزار کرد و در این مسیر به چند سؤال کلیدی پاسخ داد:
- امکان‌سنجی: چقدر واقع‌بینانه و قابل‌دستیابی است؟
- تأثیر: چقدر برای دستیابی به هدف مفید است؟
- هزینه: آیا می‌توانیم این رویکرد را تأمین مالی کنیم و آیا ارزش سرمایه‌گذاری دارد؟
- همسویی: آیا از مأموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان پشتیبانی می‌کند؟
از رویکردهای منتخب، می‌توان یک برنامه عملیاتی دقیق تدوین کرد که مواردی مانند موارد زیر را پوشش دهد:
- جدول زمانی: هر گام را چه زمانی برمی‌داریم؟
- مراحل مهم: چه دستاوردهای کلیدی پیشرفت مداوم را تضمین می‌کنند؟
- منابع موردنیاز: برای دستیابی به هر گام چه چیزی لازم است؟
تدوین طرح استراتژیک و ابلاغ آن
نوشتن و ابلاغ طرح استراتژیک همه افراد سازمان را درگیر می‌کند و تضمین می‌کند که هر تیم در یک مسیر قرار بگیرد. مهم‌ترین اجزاء این طرح عبارت‌اند از:
- خلاصه اجرایی: نکات برجسته و اولویت‌ها در نمای کلی استراتژیک؛
- مقدمه: پیشینه طرح استراتژیک؛
- ارتباط: چگونه طرح استراتژیک با ماموریت، چشم‌انداز و ارزش‌های سازمان همسو می‌شود؛
- بررسی محیطی: مروری بر یافته‌های تحلیل SWOT؛
- اولویت‌ها و اهداف استراتژیک: اهداف سازمانی کوتاه‌مدت و بلندمدت آگاهانه؛
- رویکرد استراتژیک: مروری بر طرح تاکتیکی؛
- نیازهای منابع: چگونه فناوری، بودجه و کارکنان به کار گرفته می‌شود؛
- ریسک و چالش‌ها: چگونه در صورت بروز چالش‌ها با آن‌ها برخورد خواهد شد.
اجرا، نظارت و اصلاح عملکرد
در نهایت نوبت به اجرای طرح استراتژیک سازمان می‌رسد. در اجرای این برنامه لازم است به جدول زمانی، نقاط عطف و اهداف عملکردی اینکه آیا این موارد با محیط داخلی و خارجی سازمان همسو هستند یا خیر، توجه دقیقی داشت.
در داخل، شاخص‌هایی مانند تکمیل، مشکلات و تأخیرها، دیدی از روند اجرای برنامه ریزی استراتژیک نمایش می‌دهند. در صورت بروز هرگونه تنگنا، ناکارآمدی یا همسو نشدن، فوراً باید اقدامات اصلاحی انجام شود. در خارج از سازمان، باید تغییراتی مانند ترجیحات مشتری، فشارهای رقابتی، تغییرات اقتصادی و تغییرات نظارتی را زیر نظر داشت.
این موارد بر موفقیت طرح اقدام استراتژیک سازمان تأثیر می‌گذارند و ممکن است در طول مسیر نیاز به اصلاحات داشته باشند. به یاد داشته باشید، اجرای یک طرح استراتژیک یک کار یک‌باره نیست – ارزیابی‌های استراتژیک مداوم برای موفقیت، رشد و بقای سازمان ضروری است.
مزایای برنامه ریزی استراتژیک
مهم‌ترین مزایای برنامه ریزی استراتژیک سازمانی عبارت‌اند از:
بهبود تصمیم‌گیری
برنامه ریزی استراتژیک به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیماتی بگیرند که با ماموریت، چشم‌انداز و اهداف استراتژیک آن‌ها همسو باشد. این امر تضمین می‌کند که همه اقدامات و ابتکارات، سازمان را به‌سمت اهداف تعریف‌شده‌اش، سوق بدهند.
مدیریت بهتر منابع
از طریقبرنامه ریزی استراتژیک، سازمان‌ها می‌توانند منابع خود را بهتر تخصیص بدهند و تلاش‌های خود را اولویت‌بندی کنند و بر فعالیت‌هایی تمرکز کنند که بیشترین تأثیر را در دستیابی به اهداف استراتژیک آن‌ها دارند.
افزایش بهره‌وری عملیاتی
برنامه ریزی استراتژیک با طرح نقشه راه برای همه فعالیت‌ها، بهره‌وری عملیاتی را بهبود می‌بخشد. این امر ابهام را کاهش می‌دهد، همسویی را ارتقا می‌دهد و تضمین می‌کند که همه تلاش‌ها هماهنگ و در یک جهت هدایت شوند.
افزایش پاسخگویی به بازار
برنامه ریزی استراتژیک به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به‌جای واکنشی بودن، پیشگیرانه عمل کنند. با برنامه ریزی استراتژیک سازمان‌ها می‌توانند تغییرات بازار را پیش‌بینی کنند، به‌سرعت خود را با آن‌ها وفق بدهند و از فرصت‌هایی که پیش می‌آیند، نهایت استفاده را ببرند.
سخن پایانی
برنامه ریزی استراتژیک سازمانی فرایندی است که توسط رهبران سازمان برای تدوین چشم‌انداز، اهداف و مقاصد آینده استفاده می‌شود. برنامه‌ریزی استراتژیک، مسیر سازمان‌ها را به‌سمت موفقیت ترسیم می‌کند.
فرایند برنامه ریزی استراتژیک یک فرایند یک‌باره نیست، بلکه یک فرایند مداوم 7 مرحله‌ای است که در تمام طول حیات یک سازمان ادامه دارد. این مراحل عبارت‌اند از: مشخص‌کردن چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان، انجام بررسی محیطی، مشخص‌کردن اولویت‌های استراتژیک سازمان، تدوین اهداف و معیارها، استخراج یک برنامه استراتژیک، تدوین برنامه استراتژیک خود و ابلاغ آن و اجرا، نظارت و اصلاح برنامه استراتژیک.
مهم‌ترین مزایای برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان را می‌توان شامل بهبود تصمیم‌گیری، مدیریت بهتر منابع، افزایش بهره‌وری عملیاتی و افزایش پاسخگویی به بازار دانست.
