اگر به‌دنبال تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد هستید، احتمال زیادی وجود دارد که در موقعیت تصمیم‌گیری مهمی قرار گرفته‌اید. شاید مدیر منابع انسانی هستید و می‌خواهید ساختار ارزیابی پرسنل را بهبود بدهید یا صاحب یک کسب‌وکار که به‌دنبال رشد پایدار از طریق توسعه کارکنان است. در پاسخ باید گفت که مدیریت عملکرد، یک فرایند پویاست که توسعه، تعامل و بهبود مستمر کارکنان را دنبال می‌کند؛ اما ارزیابی عملکرد، بیشتر یک عکس لحظه‌ای از عملکرد فرد در بازه‌ای مشخص است. اگر می‌خواهید دقیق‌تر بدانید که فرق ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد در چیست، هرکدام چه مزایا و چالش‌هایی دارند و نقش ابزارهای هوشمند و فناوری در هرکدام چیست تا انتها با ما همراه باشید.
تفاوت‌های اصلی ارزیابی عملکرد با مدیریت عملکرد
در بسیاری از سازمان‌ها، اصطلاحات «مدیریت عملکرد» و «ارزیابی عملکرد» به‌جای یکدیگر به کار می‌روند. هرچند هر دو زیرمجموعه‌ای از یک سیستم مدیریت عملکرد قدرتمند محسوب می‌شوند و به عملکرد کارکنان مربوط‌اند، این دو مفهوم با یکدیگر تفاوت دارند. در ادامه به بررسی تفاوت بین ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد از جنبه‌های مختلف می‌پردازیم:
تمرکز (Focus)
مدیریت عملکرد یک فرایند آینده‌نگر است که تمرکز اصلی آن بر بهبود مستمر و توسعه کارکنان قرار دارد. این رویکرد به تعیین اهداف شفاف، ارائه بازخورد منظم و ایجاد فرهنگ یادگیری و رشد در سازمان کمک می‌کند.
در مقابل، ارزیابی عملکرد بیشتر به گذشته می‌نگرد. در این فرایند، عملکرد یک کارمند در یک بازه زمانی مشخص و براساس معیارهای ازپیش‌تعیین‌شده مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. هدف آن، فراهم‌کردن تصویری از عملکرد گذشته برای تصمیم‌گیری در مورد ارتقاء، پاداش، آموزش یا اقدامات اصلاحی است.
برای اینکه دید واضحی داشته باشید با یک مثال توضیح می‌دهیم. فرض کنید در یک شرکت فناوری، سمانه کارشناس دیجیتال مارکتینگ است. در رویکرد مدیریت عملکرد، مدیر او در ابتدای فصل با سمانه جلسه‌ای برگزار می‌کند و با هم اهداف سه‌ماهه مانند افزایش نرخ کلیک ایمیل‌های تبلیغاتی تا ۱۵٪ را تعیین می‌کنند. در طول فصل، جلسات بازخورد ماهانه برگزار می‌شود، سمانه برای یادگیری بهتر در یک دوره تخصصی شرکت می‌کند و عملکرد او از طریق داشبورد آنلاین به‌صورت مداوم رصد می‌شود. در پایان فصل، نه‌تنها عملکرد سمانه بررسی، بلکه مسیر رشد بعدی هم برایش مشخص می‌شود.
در رویکرد ارزیابی عملکرد در پایان سال، مدیر سمانه یک فرم ارزیابی را پر می‌کند که براساس معیارهایی مانند «میزان تحقق اهداف سالانه»، «تعهد کاری» و «توانایی همکاری تیمی» امتیازاتی به او اختصاص می‌دهد. نتیجه این ارزیابی در تصمیم‌گیری برای پاداش سالانه و احتمال ارتقاء او مؤثر خواهد بود؛ اما معمولاً اطلاعات آن به اقدام توسعه‌ای مشخصی منجر نمی‌شود.
زمان‌بندی (Timeline)
مدیریت عملکرد یک فرایند مداوم و همیشگی است که در طول سال جریان دارد. این فرایند شامل بررسی‌های منظم، بازخوردهای پی‌درپی و اصلاح مسیرهای کاری است تا اطمینان حاصل شود که کارکنان در مسیر درست حرکت می‌کنند و از حمایت لازم برخوردارند.
اما ارزیابی عملکرد معمولاً به‌صورت دوره‌ای و در زمان‌های مشخص (مانند سالی یک‌بار یا هر شش ماه) انجام می‌شود. این فرایند به‌صورت رسمی و محدود به بازه‌ای خاص از عملکرد کارمند است.
نوع بازخورد (Nature of Feedback)
در مدیریت عملکرد، بازخوردها به‌صورت مداوم و سازنده داده می‌شوند. این رویکرد باعث ایجاد گفت‌وگوی باز و دوطرفه بین مدیران و کارکنان می‌شود و فرصتی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف و پیشنهاد راهکارهای بهبود به‌شکل مستمر فراهم می‌کند.
اما در ارزیابی عملکرد، بازخوردها معمولاً به‌صورت خلاصه، رسمی و نهایی هستند. این بازخوردها عملکرد گذشته را مرور می‌کنند و اغلب در قالب گزارش کتبی یا یک جلسه رسمی مطرح می‌شوند؛ بدون اینکه فضای کافی برای گفت‌وگوی آزاد یا ادامه‌دار وجود داشته باشد.
هدف (Purpose)
مدیریت عملکرد با هدف رشد و توسعه کارکنان طراحی شده است. این فرایند سعی می‌کند تا توانمندی‌های کارکنان را شکوفا و آن‌ها را در راستای اهداف کلان سازمان هدایت کند.
ارزیابی عملکرد با هدف برآورد عملکرد گذشته انجام می‌شود. این ارزیابی‌ها پایه‌ای برای تصمیم‌گیری درباره ارتقاء، پرداخت پاداش، تعیین نیازهای آموزشی یا حتی اعمال اقدامات انضباطی هستند.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت عملکرد در سازمانهای ایرانی | و 5 مرحله پیاده‌سازی
دامنه (Scope)
مدیریت عملکرد با نگاهی جامع و کل‌نگر به عملکرد کارکنان می‌نگرد. این رویکرد فراتر از وظایف شغلی، شامل مهارت‌ها، رفتارها، میزان مشارکت در تیم و میزان هم‌سویی با ارزش‌ها و اهداف سازمان است.
درحالی‌که ارزیابی عملکرد بیشتر به‌صورت محدود و مشخص انجام می‌شود. تمرکز آن معمولاً بر مجموعه‌ای از معیارهای ازپیش‌تعیین‌شده و وظایف مشخص شغلی است و دیدگاه گسترده‌تری نسبت به عملکرد کارکنان ندارد.
مشارکت کارمند (Employee Involvement)
در مدیریت عملکرد، ارتباط بین مدیر و کارمند به‌صورت مستمر و تعاملی است. کارکنان در تعیین اهداف، ارزیابی خود و تبادل بازخورد مشارکت فعالی دارند؛ اما در ارزیابی عملکرد، معمولاً بازخورد از سوی مدیر به کارمند داده می‌شود و مشارکت کارمند محدود به ایجاد ارزیابی فردی یا پاسخ به نتایج ارزیابی است.
منابع بازخورد (Feedback Sources)
مدیریت عملکرد از منابع مختلف بازخورد بهره می‌گیرد که شامل نظر همکاران، مدیران و خودارزیابی کارمند است که در مجموع، تصویری جامع‌تر و چند‌بعدی از عملکرد فرد فراهم می‌کند.
در مقابل، ارزیابی عملکرد معمولاً به بازخورد مدیر مستقیم محدود می‌شود. اگرچه ممکن است خودارزیابی هم وجود داشته باشد؛ اما معمولاً در ارزیابی نهایی وزن و تأثیر کمتری دارد.
تعیین اهداف (Goal Setting)
در مدیریت عملکرد، تعیین اهداف یک فرایند پویا و در حال تحول است. اهداف در طول سال و با توجه به نیازهای توسعه‌ای فرد و تغییرات سازمانی بازنگری و اصلاح می‌شوند؛ اما در ارزیابی عملکرد، اهداف معمولاً در ابتدای دوره تعیین می‌شوند و در پایان دوره مورد بررسی قرار می‌گیرند. این فرایند انعطاف‌پذیری کمتری دارد و بیشتر ایستا است.
تصمیم‌گیری (Decision-Making)
مدیریت عملکرد با تمرکز بر رشد مداوم طراحی شده است. اطلاعات عملکرد بیشتر به‌منظور شناسایی زمینه‌های بهبود و فراهم‌کردن پشتیبانی برای کارمند استفاده می‌شوند؛ نه‌فقط برای تصمیمات فوری.
درحالی‌که ارزیابی عملکرد اغلب نقش مهمی در تصمیم‌گیری‌های کلیدی سازمانی مانند ارتقاء، افزایش حقوق یا تعیین مسیر شغلی دارد. این فرایند معمولاً تأثیر مستقیم و فوری بر آینده شغلی فرد دارد.
ارتباطات (Communication)
در مدیریت عملکرد، ارتباطات به‌صورت مستمر، باز و دوسویه انجام می‌شود. جلسات منظم، گفت‌وگو درباره پیشرفت اهداف و بازخوردهای میان‌دوره‌ای بخش اصلی این فرایند را تشکیل می‌دهند؛ اما در ارزیابی عملکرد، ارتباط معمولاً رسمی و محدود به زمان ارزیابی است.
جدول مقایسه تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد
برای درک بهتر تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد در جدول زیر نگاهی دقیق‌تر به برخی از نتایج مختلف این دو فرایند می‌اندازیم تا این تفاوت‌ها را به‌روشنی بشناسید.
| موضوع مقایسه | مدیریت عملکرد | ارزیابی عملکرد |
|---|---|---|
| رویکرد کلی | استراتژیک و بلندمدت؛ منجر به بهبود عملکرد کلی سازمان | اغلب سخت و تنش‌زا برای کارمند و منابع انسانی |
| ارتباطات سازمانی | ایجاد ارتباط مستمر بین مدیر، کارکنان و سازمان؛ تقویت همکاری | نداشتن هم‌راستایی دیدگاه کارکنان و منابع انسانی؛ رفع‌نشدن شکاف‌های ادراکی |
| شفافیت اهداف | قوانین و اهداف به‌صورت شفاف تعریف و مطرح می‌شوند | نبود شفافیت در اهداف؛ انتقال نادرست مقاصد سازمان به کارکنان |
| میزان اضطراب و تداوم فرایند | فرایند مداوم و بدون وقفه؛ کاهش اضطراب از طریق بازخوردهای مستمر | فرایند دوره‌ای و گسسته؛ ایجاد نگرانی و دید منفی در کارکنان |
| دقت در ارزیابی | شامل بازخورد مداوم و دقیق‌تر در طول زمان؛ بخشی از مدیریت عملکرد | گاهی فاقد گفت‌وگوی سازنده و تمرکز بر گذشته بدون ایجاد مسیر رشد |
| مستندسازی و آموزش | سیستم خودکار و مستندسازی کامل؛ فراهم‌کردن آموزش‌های موردنیاز | مستندسازی و فرم‌های بازخورد وجود دارد؛ اما تمرکز کمتر بر آموزش و توسعه |
| توسعه فردی کارکنان | تمرکز بالا بر رشد شخصی کارکنان و ارتقاء مهارت‌ها | کمبود برنامه‌های توسعه فردی؛ فقط بررسی عملکرد گذشته |
| احساس تعلق کارکنان | ایجاد حس تعلق و مشارکت بیشتر کارکنان با سازمان | نبود مسیر رشد شفاف؛ احتمال دلسردی و ترک سازمان توسط کارکنان |
بیشتر بخوانید: بهترین سیستم مدیریت عملکرد فردی و سازمانی
نقش فناوری و ابزارهای هوشمند در مدیریت و ارزیابی عملکرد
در دنیای امروز، استفاده از فناوری و ابزارهای هوشمند به بخش جدایی‌ناپذیر از فرایندهای منابع انسانی تبدیل شده است. مدیریت و ارزیابی عملکرد هم از این قاعده مستثنی نیستند و فناوری توانسته است تحولی چشمگیر در این حوزه‌ها ایجاد کند.
یکی از نمونه‌های بومی و موفق این ابزارها، محصول «آگاه» از شرکت رسا است؛ یک داشبورد هوش تجاری مبتنی بر هوش مصنوعی که به‌طور خاص برای مدیران و تصمیم‌گیران سازمانی طراحی شده است.
«آگاه» با تجمیع و تحلیل خودکار داده‌ها از منابع مختلف سازمانی، امکان دریافت بینش‌های دقیق مدیریتی به‌زبان ساده را فراهم می‌کند. این ابزار فراتر از یک گزارش‌ساز سنتی عمل و مانند دستیار هوشمند مدیریتی به تصمیم‌گیری سریع، علمی و هدفمند کمک می‌کند.
از ویژگی‌های کلیدی این ابزار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- بازخورد مستمر و تصویری از عملکرد کارکنان در قالب نمودارهای تحلیلی و شاخص‌های کلیدی (KPI)؛
- قابلیت گفت‌وگو با سیستم به‌زبان طبیعی برای پرسیدن سؤالات مدیریتی (بدون نیاز به تخصص فنی)؛
- شناسایی ناهنجاری‌ها، پیش‌بینی روندها و فراهم‌کردن توصیه‌های مدیریتی؛
- یکپارچه‌سازی کامل با سیستم‌های داخلی سازمان از طریق ESB و ETL؛
- پشتیبانی فارسی و بومی‌سازی‌شده برای محیط‌های سازمانی ایرانی.
این سامانه نه‌تنها فرایند ارزیابی عملکرد را دقیق‌تر، سریع‌تر و شفاف‌تر می‌کند، بلکه به مدیران این امکان را می‌دهد که مدیریت عملکرد را به‌شکلی فعال و آینده‌نگرانه انجام بدهند. به‌عبارت‌دیگر با استفاده از آگاه، ارزیابی‌های سالیانه به بازخوردهای مداوم و اثربخش تبدیل می‌شوند که این امر موجب افزایش مشارکت کارکنان، شناسایی دقیق نقاط قوت و ضعف و برنامه‌ریزی برای توسعه فردی می‌شود.
سخن پایانی
با وجود تفاوت مدیریت عملکرد و ارزیابی عملکرد، ترکیب این دو یعنی سازمان هم از فرایندهای مستمر و آینده‌نگر مدیریت عملکرد استفاده کند؛ مثل تعیین هدف‌های شفاف، بازخورد مداوم و برنامه‌های توسعه‌ای برای کارکنان و هم در فواصل زمانی مشخص، ارزیابی‌های رسمی و ساختارمند از عملکرد گذشته داشته باشد تا با داده‌های دقیق، تصمیم‌گیری درباره ارتقا، پاداش یا نیاز به آموزش انجام بدهد. این ترکیب باعث می‌شود که هم رشد مستمر کارکنان تضمین و هم تصمیمات سازمانی بر پایه اطلاعات دقیق اتخاذ شود و در این میان نباید از نقش فناوری و ابزارهای آن در جهت انجام دقیق‌تر امور غافل شد.
