یک سازمان فرایند محور، همان‌طور که از نامش پیداست بر فرایندها تمرکز دارد. این رویکرد به سازمان کمک می‌کند تا ضمن حفظ ارزش، فرایندهای خود را بهبود بخشیده و کارآمدتر شود. در.نتیجه، این امر امکان رشد عملیاتی، افزایش بهره‌وری و گسترش دانش سازمانی را فراهم می‌کند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ با درک مزایای بی‌شمار تمرکز بر فرایند از سازمان‌های انسان‌محور به سازمان‌های فرایند محور تغییر یافته‌اند.
در این مقاله ضمن تعریف فرایند محوری در سازمان، درباره نحوه انتخاب صحیح سیستم فرایند محور، مراحل و مزایای فرایند محوری در سازمان صحبت خواهیم کرد. اگر به موضوعات مرتبط با سازمان و مدیریت آن علاقه‌مند هستید در ادامۀ این مقاله با ما همراه باشید.
سازمان فرایند محور چیست؟
در پاسخ به این پرسش که سازمان فرایند محور چیست؛ باید گفت یک سازمان فرایند محور، سازمانی است که عمدتاً بر بهینه‌سازی فرایندها و سیستم‌های کاری خود تمرکز دارد تا افراد بتوانند در کمترین زمان ممکن بر نقش خود مسلط شوند. این رویکرد همچنین به مدیران امکان می‌دهد تا نقاط ضعف سازمان را شناسایی کنند و در‌عین‌حال، آن را بسیار کارآمد سازند. این سیستم نسبت به سایر سیستم‌های سازمانی برتری دارد؛ زیرا کارایی، پایداری و رشد سازمان را افزایش می‌دهد.
سیستم‌های مدیریتی سنتی که بر افراد متکی هستند، وابستگی زیادی به تخصص افراد با‌استعداد دارند. این امر گاهی اوقات می‌تواند بسیار خطرناک باشد، به‌خصوص در صورت دسترسی نداشتن به چنین افرادی.
ازسوی‌دیگر، رویکرد فرایند محور بر ایجاد سیستم‌های کارآمد، رویه‌های استاندارد و توسعه گردش‌های کاری ساده تمرکز دارد.
ساختار سازمان‌های انسان‌محور با سازمان فرایند محور متفاوت است. سازمان‌های انسان‌محور به ورودی افراد (کارآفرینان، مدیران، ذینفعان و غیره) وابسته هستند. این روش عملیاتی اغلب می‌تواند کارایی را محدود کند؛ زیرا پیشرفت به تصمیم‌گیری فردی وابسته است. این موضوع در یک سازمان فرایند محور صادق نیست. فرایند محوری در سازمان به‌گونه‌ای اجرا می‌شود که عملیات بتواند صرف‌نظر از تصمیم‌گیری فردی اجرا شود و این روند تا زمانی که فرایند حفظ شود، ادامه خواهد داشت.
در رویکرد برنامه محوری در سازمان، تمرکز اصلی بر اهداف و برنامه‌های از پیش تعیین‌شده است. این رویکرد ریشه در مفاهیم سنتی مدیریت پروژه دارد که خود از صنعت ساخت‌وساز سرچشمه گرفته است. در صنعت ساخت‌وساز، رویکرد مبتنی بر طرح بسیار مناسب است؛ چراکه نقشه‌ها (که همان الزامات هستند) ثابت می‌مانند و احتمال تغییر آن‌ها در طول ساخت یک ساختمان اندک است. به‌همین‌دلیل، می‌توان مدت‌زمان لازم برای کارهایی مانند ساخت ستون‌های فولادی، بتن‌ریزی و سایر مراحل را به‌خوبی تخمین زد.
در مقابل، یک سازمان فرایندگرا تأکید زیادی بر سیستم‌ها و گردش‌های کاری دارد که عملیات آن را هدایت می‌کنند. این رویکرد، وضوح و کارایی فرایندها را در اولویت قرار می‌دهد و تضمین می‌کند که هر کار با درنظر گرفتن یک چارچوب خاص انجام می‌شود. سازمان‌ها با ترسیم نقشه فرایندهای مختلف، یک نمایش بصری از نحوه جریان کار از یک تیم یا بخش به تیم یا بخش دیگر ایجاد می‌کنند. این روش نه‌تنها شفافیت را افزایش می‌دهد، بلکه پاسخگویی را در بین کارکنان نیز تقویت می‌کند؛ زیرا همه نقش خود را در تصویر بزرگ‌تر درک می‌کنند.
نحوه انتخاب صحیح سیستم فرایند محور
انتخاب یک سیستم فرایند محور مناسب برای سازمان شما گامی حیاتی است. ارزیابی فرایندهای کسب‌وکار کنونی به شما کمک می‌کند تا ناکارآمدی‌ها و شکاف‌های موجود را شناسایی و الزامات و انتظارات خود را از یک سیستم جدید مشخص کنید. با‌این‌حال، یافتن بهترین سیستم کار فرایند محوری در سازمان کار ساده‌ای نیست و باید عوامل متعددی از جمله عملکرد، هزینه، سازگاری، مقیاس‌پذیری و تجربه کاربری را برای انتخاب آن درنظر گرفت. برای اطمینان از انتخاب موفقیت‌آمیز، لازم است از بهترین شیوه‌ها و دستورالعمل‌ها پیروی کنید تا بتوانید گزینه‌های مختلف را به‌درستی ارزیابی کنید و تصمیمی آگاهانه بگیرید.
پس‌از ترسیم فرایندها، تحلیل آن‌ها برای یافتن ناکارآمدی‌ها و گلوگاه‌ها ضروری است. این تحلیل باید شامل جمع‌آوری داده‌ها در مورد معیارهای عملکرد فرایند، مانند زمان چرخه، نرخ خطا و بازخورد مشتری باشد. با بررسی این داده‌ها، سازمان‌ها می‌توانند حوزه‌های خاصی را که نیاز به بهبود دارند، شناسایی کنند. مشارکت دادن کارکنان در این تحلیل، بینش‌های ارزشمندی در مورد چالش‌های پیش‌رو و راه‌حل‌های عملی فراهم می‌کند. این رویکرد مشارکتی تضمین می‌کند که تحلیل جامع و مبتنی‌بر تجربیات واقعی باشد.
مراحل فرایند محوری کردن سازمان
ممکن است این پرسش برای شما مطرح شده باشد که مراحل فرایند محوری کردن سازمان چیست؟
مراحل اجرای فرایند محوری در سازمان به‌شرح زیر است:
- اهداف و چشم‌انداز سازمان خود را مشخص کنید: یک طرح کلی دقیق از نتایج مطلوب، مانند افزایش بهره‌وری، بهبود رضایت مشتری یا کاهش خطاها ایجاد کنید.
- فرایندهای کلیدی را شناسایی کنید: فرایندهای حیاتی درون سازمان خود را تعیین کنید. این شامل فرایندهای فروش، بازاریابی، تولید و موارد دیگر می‌شود.
- فرایندهای خود را مستند کنید: هر فرایند را با دستورالعمل‌های گام‌به‌گام، جزئیات شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و مسئولیت‌ها مستند کنید.
- فرایندهای خود را استاندارد کنید: از یکنواختی و ثبات در بین تیم‌ها و بخش‌ها اطمینان حاصل کنید. فرایندهای استاندارد به سنجش مؤثرتر عملکرد کمک و از تلاش‌های مداوم برای بهبود پشتیبانی می‌کنند.
- آموزش و ارتباطات مناسب فراهم کنید: کارکنان را در مورد اهمیت رویکرد فرایند محور آموزش بدهید و آن‌ها را به مهارت‌ها و دانش لازم مجهز کنید. آموزش مؤثر تضمین می‌کند که همه نقش‌های خود را درک و می‌توانند فرایندهای استاندارد را دنبال کنند.
- نظارت و بهبود منظم مستمر: برای مستندسازی، بهینه‌سازی و نظارت بر فرایندها از سیستم‌ها و تکنولوژی بهره‌برداری کنید.
مزایای فرایند محوری در سازمان
پیاده‌سازی رویکرد فرایندگرا می‌تواند مزایای متعددی برای سازمان‌ها به ارمغان آورد و کارایی عملیاتی و عملکرد کلی آن‌ها را به‌طور چشمگیری افزایش بدهد. مهم‌ترین این مزایا عبارت‌اند از:
افزایش بهره‌وری
یکی از مزایای مزایای فرایند محوری در سازمان، افزایش بهره‌وری است. با تعریف و ساده‌سازی شفاف فرایندها، کارکنان می‌توانند بدون ابهام یا سردرگمی بر مسئولیت‌های اصلی خود تمرکز کنند. این وضوح، زمان صرف‌شده برای کارهای غیر‌ضروری را کاهش می‌دهد و به تیم‌ها امکان می‌دهد منابع خود را مؤثرتر تخصیص بدهند که در نهایت به تکمیل سریع‌تر پروژه‌ها و واکنش چابک‌تر به نیازهای مشتری منجر می‌شود.
افزایش رضایت مشتریان
یکی دیگر از مزایای مهم رویکرد فرایند محور در سازمان، افزایش رضایت مشتری است. هنگامی که فرایندها بهینه می‌شوند، سازمان‌ها می‌توانند محصولات و خدمات را با اطمینان و پایداری بیشتری عرضه کنند و ارائه بدهند. مشتریان از عرضۀ به‌موقع و باکیفیت بالا استقبال می‌کنند و یک سازمان فرایندگرا در موقعیت بهتری برای برآورده کردن این انتظارات قرار دارد. با جمع‌آوری و تجزیه‌و‌تحلیل سیستماتیک بازخورد مشتری، سازمان‌ها می‌توانند زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند و فرایندهای خود را براساس آن تطبیق بدهند تا از همسویی با خواسته‌های مشتری و روندهای بازار اطمینان حاصل کنند.
بهبود روحیه کارکنان
علاوه‌بر‌این، فرهنگ فرایندگرا به بهبود روحیه کارکنان نیز کمک می‌کند. هنگامی که کارکنان گردش‌های کاری را درک می‌کنند و مجموعه‌ای از انتظارات روشن دارند، اغلب احساس قدرت و مشارکت بیشتری در کار خود می‌کنند. این حس مالکیت، منجر به افزایش رضایت شغلی کارکنان می‌شود.
سخن پایانی
فرایند محوری در سازمان بر بهینه‌سازی فرایندها و سیستم‌های کاری تمرکز دارند تا کارایی، پایداری و رشد را افزایش بدهند. برخلاف سیستم‌های سنتی انسان‌محور که به تخصص افراد وابسته هستند و می‌توانند محدودیت‌هایی در کارایی ایجاد کنند، رویکرد فرایند محور با ایجاد سیستم‌های کارآمد، رویه‌های استاندارد و گردش کارهای ساده، عملیات را مستقل از تصمیم‌گیری فردی پیش می‌برد. فرایند محوری در سازمان مزایای زیادی از جمله افزایش بهره‌وری، افزایش رضایت مشتری و بهبود روحیه کارکنان برخوردار است.
اصول سازمان فرایند محو چیست؟
اصول سازمان فرایند محور عبارت‌اند از دانش، زمان، کنترل، تکرارپذیری، انطباق‌پذیری و مدیریت پیچیدگی.
چرا رویکرد فرایند محور برای کارایی کسب‌وکار ضروری است؟
رویکرد فرایند محور برای کارایی کسب‌وکار ضروری است؛ زیرا یک شرکت فرایند محور با پیاده‌سازی سیستم‌ها و گردش‌های کاری ساختاریافته، کارایی، ثبات و مقیاس‌پذیری را تضمین می‌کند. این امر باعث می‌شود که عملیات روزانه، صرف‌نظر از تغییرات کارکنان، به‌طور یکپارچه انجام شود. رویکرد فرایند محور از فناوری و اتوماسیون برای ساده‌سازی گردش‌های کاری، کاهش خطاها و بهبود کلی بهره‌وری استفاده می‌کند که به‌ویژه در حوزه‌هایی مانند مدیریت، خدمات مشتری، عملیات انبار و امور مالی بسیار مفید است.
